Facturas Recurrentes (Básico): Gestionar horarios, Editar, Duplicar, Eliminar, Desactivar
Aprenda todo lo que necesita saber sobre la gestión de sus facturas periódicas: cómo gestionar los calendarios, así como editar, duplicar, eliminar y desactivar facturas.
Cubierto aquí:
- Edición de facturas periódicas
- Duplicar facturas periódicas
- Desactivación y reactivación de facturas periódicas
- Eliminación de facturas periódicas
Gestión de calendarios en facturas periódicas
A veces es necesario cambiar los detalles de las facturas periódicas. Por ejemplo, un cliente puede pedirle que añada un servicio a su suscripción. La factura periódica puede editarse en cualquier momento: antes de que se haya firmado o en cualquier momento posterior.
Para editar una factura periódica, vaya a Facturación > Facturas periódicas en la barra de menú de la izquierda, haz clic los tres puntos a la derecha de la factura periódica que desea cambiar y seleccione Editar. También puedes hacer clic en el nombre de la factura periódica.
En la barra lateral que aparece, podrás cambiar:
- La fecha de inicio y la fecha de la primera factura (si aún no se ha emitido la primera factura)
- Número de recidivas
- Intervalo de recurrencia
- Miembro del equipo responsable de la factura
- Nombre de la factura periódica
- Descripción
- Partidas: por ejemplo, puede añadir más servicios a la factura, modificar el importe o añadir un descuento. Esto afectará a todas las facturas programadas posteriormente.
- no pagada facturas planificadas según el calendario de pagos (pueden editarse después de que el cliente acepte la factura periódica). Véanse los detalles a continuación.
Nota. La fecha de inicio, la fecha de la primera factura, el intervalo de recurrencia y el tipo de autorización de pago no pueden modificarse una vez que el cliente ha firmado y aceptado la factura periódica con pago automático.
Después de cambiar los detalles de la factura autorizada, podrá seleccionar si desea o no notificar los cambios a su cliente. Para ello, activa la opción Notificar al cliente los cambios en la factura y añade un mensaje que describa dichos cambios.
Edición de una factura de una serie de facturas periódicas
Cuando un cliente te pide que hagas un cambio en una factura -por ejemplo, para ajustar la próxima fecha de pago o para añadir un servicio más- puedes editar una factura programada específica sin que el cambio afecte a todas las demás facturas de la serie de facturas periódicas.
Esto sólo puede hacerse si:
- La factura periódica ya ha sido aceptada por el cliente, Y
- No se ha pagado la factura prevista
Para editar una factura concreta, haga clic en los tres puntos situados a la derecha de la factura que desea modificar en la sección Calendario de pagos y, a continuación, seleccione Editar.
Allí podrás cambiar:
- La fecha de envío de la factura (por ejemplo, si desea enviarla más tarde debido a las vacaciones)
- El miembro del equipo al que se destinarán los pagos
- La descripción de las facturas
- Partidas. Por ejemplo, puede añadir más servicios a la factura, cambiar el total o añadir un descuento. Esto sólo afectará a la factura seleccionada y no a las demás facturas programadas.
Duplicar facturas periódicas
Cree una copia de la factura periódica para ahorrar tiempo. Esto es posible para las facturas periódicas que están en estado Pendiente o Activo .
Para duplicar una factura periódica, vaya a Facturación > Facturas periódicas en la barra de menú de la izquierda, haz clic tres puntos a la derecha de la factura periódica y seleccione Duplicar.
Se abrirá la ventana Crear factura con los campos ya rellenados. Realice los cambios necesarios para adaptarla a sus necesidades y haz clic Crear.
Desactivación y reactivación de facturas periódicas
Cuando el cliente solicita pausar la suscripción, puede desactivar la factura periódica. Esto es posible para las facturas periódicas que están en estado Pendiente o Activo .
Para desactivar una factura, vaya a Facturación > Facturas periódicas en la barra de menú de la izquierda, haz clic tres puntos a la derecha de la factura periódica y seleccione Desactivar.
Tras la desactivación, todas las facturas programadas se pondrán en pausa y la factura periódica se moverá a la subpestaña Inactivo. Puede reactivarla en cualquier momento haciendo clic en tres puntos y seleccionando Activar. Una vez que lo haga, todas las facturas que queden sin emitir se enviarán según lo programado.
Eliminación de facturas periódicas
Si ya no necesita una factura periódica, puede eliminarla. Esto se puede hacer para facturas periódicas en cualquier estado excepto En curso.
Para eliminar una factura periódica, vaya a Facturación > Facturas periódicas en la barra de menú de la izquierda, haz clic tres puntos a la derecha de la factura periódica y seleccione Eliminar.
Tiene la opción de eliminar tanto las facturas periódicas activas como las inactivas. La eliminación de una factura periódica no afectará a las facturas que ya se hayan enviado al cliente antes de la eliminación.