Facturas periódicas (Básico): Gestionar horarios, editar, duplicar, eliminar, desactivar

Aprenda todo lo que necesita saber sobre la gestión de sus facturas periódicas: cómo gestionar los calendarios, así como editar, duplicar, eliminar y desactivar facturas.

Editar facturas periódicas

A veces, necesitas cambiar los detalles de las facturas periódicas. Por ejemplo, un cliente puede pedirte que añadas un servicio a su suscripción. La factura periódica puede editarse en cualquier momento: antes de que se haya firmado o en cualquier momento posterior.

Para editar una factura periódica, vaya a Facturación > Facturas periódicas en la barra de menú de la izquierda, haz clic los tres puntos a la derecha de la factura periódica que desea cambiar y seleccione Editar. También puedes hacer clic en el nombre de la factura periódica.

En la barra lateral que aparece, podrás cambiar:

• La fecha de inicio y la fecha de la primera factura (si aún no se ha emitido la primera factura)
• Número de recidivas
• Intervalo de recurrencia
• Miembro del equipo responsable de la factura
• Nombre de la factura periódica
• Descripción
• Partidas: por ejemplo, puede añadir más servicios a la factura, modificar el importe o añadir un descuento. Esto afectará a todas las facturas programadas posteriormente.
• no pagada facturas planificadas según el calendario de pagos (pueden editarse después de que el cliente acepte la factura periódica). Véanse los detalles a continuación.

Nota. La fecha de inicio, la fecha de la primera factura, el intervalo de recurrencia y el tipo de autorización de pago no pueden modificarse una vez que el cliente ha firmado y aceptado la factura periódica con pago automático.

Después de cambiar los detalles de la factura autorizada, podrá seleccionar si desea o no notificar los cambios a su cliente. Para ello, activa la opción Notificar al cliente los cambios en la factura y añade un mensaje que describa dichos cambios.

Editar una factura de una serie de facturas periódicas

Cuando un cliente te pide que hagas un cambio en una factura -por ejemplo, para ajustar la próxima fecha de pago o para añadir un servicio más- puedes editar una factura programada específica sin que el cambio afecte a todas las demás facturas de la serie de facturas periódicas.

Esto sólo puede hacerse si el cliente ya ha aceptado la factura periódica. Además, editar el importe del pago y los servicios sólo puede hacerse para las facturas que aún no se han pagado.

Para editar una factura concreta, haz click en los tres puntos a la derecha de la factura que quieras cambiar en la sección Calendario de pagos y, a continuación, selecciona Editar.

Allí podrás cambiar:

• La fecha de envío de la factura (por ejemplo, si desea enviarla más tarde debido a las vacaciones)
• El miembro del equipo al que se destinarán los pagos
• La descripción de las facturas
• Partidas (sólo para las facturas de no pagada ). Por ejemplo, puedes añadir más servicios a la factura, cambiar el total o añadir un descuento. Esto sólo afectará a la factura seleccionada y no a las demás facturas programadas.

Duplicar facturas periódicas

Cree una copia de la factura periódica para ahorrar tiempo. Esto es posible para las facturas periódicas que están en estado Pendiente o Activo .

Para duplicar una factura periódica, vaya a Facturación > Facturas periódicas en la barra de menú de la izquierda, haz clic tres puntos a la derecha de la factura periódica y seleccione Duplicar.

Se abrirá la ventana Crear factura con los campos ya rellenados. Realice los cambios necesarios para adaptarla a sus necesidades y haz clic Crear.

Desactivar y reactivar facturas periódicas

Cuando el cliente solicita pausar la suscripción, puede desactivar la factura periódica. Esto es posible para las facturas periódicas que están en estado Pendiente o Activo .

Para desactivar una factura, vaya a Facturación > Facturas periódicas en la barra de menú de la izquierda, haz clic tres puntos a la derecha de la factura periódica y seleccione Desactivar.

Cuando desactivas una factura periódica:

• La factura periódica pasa a la pestaña Inactivo.
• Se eliminan todas las facturas programadas por él.
• Los números de factura reservados para las facturas programadas dejan de estar disponibles.

Puedes reactivarlo en cualquier momento haciendo clic en los tres puntos y seleccionando Activar. 

Cuando reactives una factura periódica, todas las facturas restantes no emitidas recibirán nuevos números de factura y se enviarán según la programación.

Eliminar facturas periódicas

Si ya no necesitas una factura periódica, puedes eliminarla. Esto puede hacerse para facturas periódicas en cualquier estado, a menos que una factura única generada por la periódica tenga el estado En curso.

Para eliminar una factura periódica, ve a Facturación > Facturas periódicas en la barra de menú de la izquierda, haz clic tres puntos a la derecha de la factura periódica, selecciona Eliminar y confirma la eliminación.

Tiene la opción de eliminar tanto las facturas periódicas activas como las inactivas. La eliminación de una factura periódica no afectará a las facturas que ya se hayan enviado al cliente antes de la eliminación.

Ver el historial de la factura periódica

Siempre podrás ver lo que ha ocurrido con cualquier factura recurrente. El feed de Actividad de TaxDomeestá ordenado cronológicamente por el evento más reciente y te permite saber cuándo...

• ..a factura recurrente se envió manualmente o mediante automatización (dentro de una propuesta).
• ...a rador se convirtió en la factura recurrente real.
• ...a se modificó.a factura periódica.
• ...a se ha desactivado/activado.a factura periódica.
• ...se ha cambiado el estado de una factura periódica.
• ...a factura recurrente se firmó manualmente o firmando una propuesta que la incluía.
• ...a se ha eliminado.a factura periódica.

Para ver el historial de una factura periódica:

1. Ve a Facturación >Facturas recurrentes, haz click en el icono de los tres puntos a la derecha del nombre de la factura o dentro de la propia factura, haz clic Actividad.