Acciones con facturas recurrentes

Aprenda todo lo que necesita saber sobre la gestión de sus facturas periódicas: cómo gestionar los calendarios, así como editar, duplicar, eliminar y desactivar facturas.

Editar facturas periódicas

A veces, es necesario modificar los detalles de las facturas recurrentes. Por ejemplo, un cliente puede pedirte que añadas un servicio a su suscripción. La factura recurrente se puede editar en cualquier momento: antes de que se haya firmado o en cualquier momento posterior.

Para editar una factura recurrente, ve a Facturación > Facturas recurrentesen la barra de menú de la izquierda, haz clic tres puntos situados a la derecha de la factura recurrente que deseas modificar y selecciona Editar. También puedes hacer clic en el nombre de la factura recurrente.

En la barra lateral que aparece, podrás cambiar:

• La fecha de inicio y la fecha de la primera factura (si aún no se ha emitido la primera factura)
• Número de recidivas
• Intervalo de recurrencia
• Miembro del equipo responsable de la factura
• Nombre de la factura periódica
• Descripción
• Partidas: por ejemplo, puede añadir más servicios a la factura, modificar el importe o añadir un descuento. Esto afectará a todas las facturas programadas posteriormente.
• no pagada que se planifican según el calendario de pagos (se pueden editar después de que el cliente haya aceptado la factura recurrente). Ver detalles a continuación .

Nota

La fecha de inicio, la fecha de la primera factura, el intervalo de recurrencia y el tipo de autorización de pago no se pueden modificar una vez que el cliente ha firmado y aceptado la factura recurrente con pago automático.

Después de cambiar los datos de la factura autorizada, podrás seleccionar si deseas notificar o no a tu cliente los cambios. Para ello, activa la opción Notificar al cliente los cambios en la factura y añade un mensaje describiendo dichos cambios.

Editar una factura de una serie de facturas periódicas

Cuando un cliente te pide que modifiques una factura —por ejemplo, para añadir un servicio más—, puedes editar una factura programada concreta sin que el cambio afecte al resto de facturas de la serie de facturas periódicas. Esto solo se puede hacer si el cliente ya ha aceptado la factura periódica. Además, solo se puede modificar el importe del pago y los servicios en las facturas que aún no se hayan pagado.

Para editar una factura concreta, haz click en tres puntos que hay a la derecha de la factura que quieras modificar en la sección «Calendario de pagos » y, a continuación, selecciona «Editar». Desde ese mismo menú también puedes ver una vista previa, imprimir o descargar la factura.

Allí podrás cambiar:

• El miembro del equipo al que se destinarán los pagos
• La descripción de las facturas
• Partidas (sólo para las facturas de no pagada ). Por ejemplo, puedes añadir más servicios a la factura, cambiar el total o añadir un descuento. Esto sólo afectará a la factura seleccionada y no a las demás facturas programadas.
• Fecha de publicación (solo para las facturas programadas que están por salir). La nueva fecha debe ser posterior a la de hoy. El cambio solo se aplica a la factura seleccionada y no afecta a las facturas que ya se han emitido.

Duplicar facturas periódicas

Crea una copia de la factura recurrente para ahorrar tiempo. Esto es posible para las facturas recurrentes que se encuentran en estadoPendiente o Activo.

Para duplicar una factura recurrente, ve a Facturación > Facturas recurrentes en la barra de menú de la izquierda, haz clic puntos a la derecha de la factura recurrente y selecciona Duplicar.

Esto abrirá una ventanaCrear factura con los campos rellenados previamente. Realiza los cambios necesarios según tus necesidades y haz clic en Crear.

Desactivar y reactivar facturas periódicas

Cuando el cliente solicite pausar la suscripción, podrás desactivar la factura recurrente. Esto es posible para las facturas recurrentes que se encuentren en estadoPendiente o Activo.

Para desactivar una factura, ve aFacturación > Facturas periódicasen la barra de menú de la izquierda, haz clic puntos que hay a la derecha de la factura periódica y selecciona Desactivar.

Cuando desactivas una factura periódica:

• La factura periódica pasa a la pestaña Inactivo.

• Se eliminan todas las facturas programadas por él.

• Los números de factura reservados para las facturas programadas dejan de estar disponibles.

Puedes reactivarlo en cualquier momento haciendo clic en los tres puntos y seleccionando Activar. 

Cuando reactivas una factura periódica, todas las facturas pendientes de emisión recibirán nuevos números y se enviarán según el calendario original; los meses que se hayan saltado no se omitirán. Por ejemplo, si las facturas estaban programadas para el día 1 de cada mes y las reactivas en agosto, la siguiente factura se enviará el 1 de septiembre, no el 1 de agosto.

Consejo

Si necesitas reiniciar la facturación en una fecha diferente, borra esta factura periódica y crea una nueva. Las facturas que ya se hayan enviado al cliente no se verán afectadas por la eliminación.

Eliminar facturas periódicas

Si ya no necesitas una factura periódica, puedes eliminarla. Esto se puede hacer con facturas periódicas en cualquier estado, a menos que una factura única generada por la factura periódica tenga el estado En curso.

Para eliminar una factura periódica, ve a «Facturación > Facturas periódicas»en la barra de menú de la izquierda, haz clic puntos que hay a la derecha de la factura periódica, selecciona«Eliminar»y confirma la eliminación.

Tienes la opción de eliminar tanto las facturas periódicas activas como las inactivas. Eliminar una factura periódica no afectará a las facturas que ya se hayan enviado a tu cliente antes de la eliminación.

Ver el historial de la factura periódica

Siempre podrás ver lo que ha ocurrido con cualquier factura recurrente. El feed de actividad de TaxDome está ordenado cronológicamente por el evento más reciente y te permite saber cuándo...

• .a se envió.a factura.a de forma manual o mediante automatización (dentro de una propuesta) .

• ... un borrador se convirtió en la factura periódica real.

• ... se modificó una factura recurrente.

• ... se desactivó/activó una factura recurrente.

• ... se ha cambiado el estado de una factura recurrente.

• ... se firmó una factura recurrente manualmente o mediante la firma de una propuesta que la incluye.

• ... se ha eliminado una factura periódica.

  Para ver el historial de una factura recurrente:

1. Ve aFacturación > Facturas recurrentes, haz click en icono de tres puntos situado en el extremo derecho del nombre de la factura o dentro de la propia factura, haz clic en Actividad. 

   

2. Esto mostrará los eventos relacionados con esta factura recurrente en particular. Filtra elfeed de actividadpor Tipo = Factura recurrente para ver todos los eventos relacionados con las facturas recurrentes, y/o porTipo = Facturapara ver todos los eventos relacionados con facturas individuales dentro de la recurrente.

   

Comparte

Enlace copiado