Facturas Recurrentes (Básico): Gestionar horarios, Editar, Duplicar, Eliminar, Desactivar
Aprenda todo lo que necesita saber sobre la gestión de sus facturas periódicas: cómo gestionar los calendarios, así como editar, duplicar, eliminar y desactivar facturas.
Editar facturas periódicas
A veces, necesitas cambiar los detalles de las facturas periódicas. Por ejemplo, un cliente puede pedirte que añadas un servicio a su suscripción. La factura periódica puede editarse en cualquier momento: antes de que se haya firmado o en cualquier momento posterior.
Para editar una factura periódica, vaya a Facturación > Facturas periódicas en la barra de menú de la izquierda, haz clic los tres puntos a la derecha de la factura periódica que desea cambiar y seleccione Editar. También puedes hacer clic en el nombre de la factura periódica.
En la barra lateral que aparece, podrás cambiar:
- La fecha de inicio y la fecha de la primera factura (si aún no se ha emitido la primera factura)
- Número de recidivas
- Intervalo de recurrencia
- Miembro del equipo responsable de la factura
- Nombre de la factura periódica
- Descripción
- Partidas: por ejemplo, puede añadir más servicios a la factura, modificar el importe o añadir un descuento. Esto afectará a todas las facturas programadas posteriormente.
- no pagada facturas planificadas según el calendario de pagos (pueden editarse después de que el cliente acepte la factura periódica). Véanse los detalles a continuación.
Nota. La fecha de inicio, la fecha de la primera factura, el intervalo de recurrencia y el tipo de autorización de pago no pueden modificarse una vez que el cliente ha firmado y aceptado la factura periódica con pago automático.
Después de cambiar los detalles de la factura autorizada, podrá seleccionar si desea o no notificar los cambios a su cliente. Para ello, activa la opción Notificar al cliente los cambios en la factura y añade un mensaje que describa dichos cambios.
Editar una factura de una serie de facturas periódicas
Cuando un cliente te pide que hagas un cambio en una factura -por ejemplo, para ajustar la próxima fecha de pago o para añadir un servicio más- puedes editar una factura programada específica sin que el cambio afecte a todas las demás facturas de la serie de facturas periódicas.
Esto sólo puede hacerse si el cliente ya ha aceptado la factura periódica. Además, editar el importe del pago y los servicios sólo puede hacerse para las facturas que aún no se han pagado.
Para editar una factura concreta, haz click en los tres puntos a la derecha de la factura que quieras cambiar en la sección Calendario de pagos y, a continuación, selecciona Editar.
Allí podrás cambiar:
- La fecha de envío de la factura (por ejemplo, si desea enviarla más tarde debido a las vacaciones)
- El miembro del equipo al que se destinarán los pagos
- La descripción de las facturas
- Partidas (sólo para las facturas de no pagada ). Por ejemplo, puedes añadir más servicios a la factura, cambiar el total o añadir un descuento. Esto sólo afectará a la factura seleccionada y no a las demás facturas programadas.
Duplicar facturas periódicas
Cree una copia de la factura periódica para ahorrar tiempo. Esto es posible para las facturas periódicas que están en estado Pendiente o Activo .
Para duplicar una factura periódica, vaya a Facturación > Facturas periódicas en la barra de menú de la izquierda, haz clic tres puntos a la derecha de la factura periódica y seleccione Duplicar.
Se abrirá la ventana Crear factura con los campos ya rellenados. Realice los cambios necesarios para adaptarla a sus necesidades y haz clic Crear.
Desactivar y reactivar facturas periódicas
Cuando el cliente solicita pausar la suscripción, puede desactivar la factura periódica. Esto es posible para las facturas periódicas que están en estado Pendiente o Activo .
Para desactivar una factura, vaya a Facturación > Facturas periódicas en la barra de menú de la izquierda, haz clic tres puntos a la derecha de la factura periódica y seleccione Desactivar.
Cuando desactivas una factura periódica:
- La factura periódica pasa a la pestaña Inactivo.
- Se eliminan todas las facturas programadas por él.
- Los números de factura reservados para las facturas programadas dejan de estar disponibles.
Puedes reactivarlo en cualquier momento haciendo clic en los tres puntos y seleccionando Activar.
Cuando reactives una factura periódica, todas las facturas restantes no emitidas recibirán nuevos números de factura y se enviarán según la programación.
Eliminar facturas periódicas
Si ya no necesitas una factura periódica, puedes eliminarla. Esto puede hacerse para facturas periódicas en cualquier estado, a menos que una factura única generada por la periódica tenga el estado "En curso".
Para eliminar una factura periódica, vaya a Facturación > Facturas periódicas en la barra de menú de la izquierda, haz clic tres puntos a la derecha de la factura periódica y seleccione Eliminar.
Tiene la opción de eliminar tanto las facturas periódicas activas como las inactivas. La eliminación de una factura periódica no afectará a las facturas que ya se hayan enviado al cliente antes de la eliminación.