Facturación: Visión general

TaxDome puede ayudarte a mantener toda tu facturación dentro del portal. Puedes emitir facturas, aceptar pagos online, llevar un registro de los pagos, facturar el tiempo y mucho más. En esta guía encontrarás toda la información inicial sobre cómo configurar y utilizar la facturación en TaxDome.

Consejo: Descarga esta sencilla lista de comprobación para realizar un seguimiento de tu progreso en el aprendizaje y la implementación de las funciones de facturación TaxDome .

Haz la configuración inicial

Antes de empezar a facturar a tus clientes, tienes que hacer la configuración básica:

• Conéctate a un proveedor de servicios de pago: Esto permite a tus clientes pagar de forma segura dentro del porta, ya sea con StripeCPACharge o ambos.
• Sincroniza tu portal con QuickBooks Online: Te ayuda a enviar sin problemas todas las facturas y pagos que necesites desde TaxDome a QuickBooks.
• Añade los servicios: Puedes añadir los servicios que ofreces a los clientes y utilizarlos como plantillas para la facturación. Si ya tienes algunos en QuickBooks Online, puedes transferirlos a TaxDome con un solo clic.
• Establece un tipo impositivo por defecto: Incluye los impuestos en tus facturas automáticamente.
• Configura el plazo de vencimiento: Controla el plazo a partir del cual las facturas se consideran vencidas.
• Selecciona el primer número de factura: Si utilizas la integración con QuickBooks Online, puedes seleccionar el primer número de factura para que las facturas no se dupliquen cuando se envíen a QuickBooks.
• Personaliza las facturas: Configura el aspecto de las facturas PDF para los clientes.

Empieza a facturar a tus clientes

Una vez configurado, puedes empezar a utilizar TaxDome para facturar a tus clientes. Explora las principales funciones de facturación:

• Emite facturas: Añade los servicios realizados y envía facturas a los clientes.
• Crea plantillas de facturas: Rellena previamente los datos de las facturas y envíalas en un clic.
• Configura recordatorios automáticos: Asegúrate de que a los clientes no se les pasen las facturas y no se olviden de pagarte.
• Añade descuentos: Aumenta tus ventas incluyendo descuentos en las facturas.
• Procesa pagos fuera de línea: Aunque tus clientes paguen en efectivo o fuera de TaxDome, puedes registrar sus pagos en el portal.
• Permitir pagos por adelantado: Si quieres que tus clientes paguen por adelantado, puedes permitirles realizar pagos anticipados.

Enviar propuestas con facturas

Es una buena idea empezar el viaje conjunto con tu cliente con una propuesta en la que se esbocen todos los términos y se incluya una lista de precios de todos los servicios o incluso facturas listas para ser pagadas junto con la firma de la propuesta.

• Revisa el flujo de propuestas: Comprueba todos los ajustes y explora lo que ven tus clientes cuando leen y firman las propuestas.
• Crea una plantilla de propuesta: Incluye la información esencial sobre tu empresa y los términos, de modo que pueda ajustarse fácilmente a cada grupo de clientes.
• Incluye tu lista de precios, pide un depósito o inicia servicios basados en suscripción: Si tus clientes aceptan la propuesta, puede desencadenar una factura que se emitirá una vez transcurrido un periodo de tiempo.
• Configura recordatorios automáticos: Asegúrate de que tus clientes no se olvidan de firmar una propuesta.

Automatiza el proceso de facturación

Lo mejor de trabajar con facturas en TaxDome es que puedes automatizarlo y estar seguro de que no hay errores en tu facturación. Esto es lo que puedes hacer

• Bloquea documentos a facturas: Tus clientes no podrán abrir ni descargar un documento a menos que paguen una factura vinculada a él.
• Factura por servicios recurrentes: Si ofreces servicios por suscripción, como la contabilidad mensual, puedes utilizar facturas periódicas. Se trata de una serie de facturas únicas emitidas automáticamente según un calendario determinado. 
• Automatizar facturas en proyectos: En los proyectos, puedes configurar una automatización que cree facturas cuando trabajos alcancen determinadas etapas. Una vez pagada la factura, el trabajo puede pasar automáticamente a la siguiente fase, activando las automatizaciones posteriores.
• Automatizar propuestas: En proyectos, puedes configurar una automatización que envíe propuestas a tus clientes sin tu intervención.

Aprende las mejores prácticas para una facturación eficiente

Además de tus principales flujos de trabajo relacionados con la facturación, puede que tengas otros escenarios que sea importante manejar:

• Realiza cambios en las facturas: Mantén precisos tus registros financieros.
• Editar la programación de facturas recurrentes: Ajusta la programación general o los detalles de facturas concretas dentro de una serie periódica.
• Gestionar las facturas vencidas: Recibe no pagada sobre las facturas no pagada y haz un seguimiento con recordatorios de pago para resolver cualquier problema de pago.
• Desvincular pagos no procesados: Si un pago está atascado, puedes desbloquearlo de la factura para que los clientes puedan pagarlo de nuevo.
• Realiza devoluciones: Independientemente del tipo de pago, puedes procesar una devolución asegurándote de que tus registros son correctos.
• Recompensa a los clientes con notas de crédito: Puedes añadir notas de crédito a tus clientes fieles, y ellos pueden utilizarlas más tarde para pagar facturas.

Controlar y facturar el tiempo

Las funciones de seguimiento del tiempo de TaxDome te ayudan a facturar a tus clientes en función del tiempo que les hayas dedicado. Con el seguimiento del tiempo integrado, puedes estar seguro de que cada hora trabajada se factura correctamente.

• Seguimiento del tiempo: Cada miembro del equipo puede iniciar el registro de tiempo cuando trabajo en una tarea. También es posible añadir entradas de tiempo manualmente y realizar el seguimiento del tiempo de cualquier actividad.
• Facturar el tiempo: Crea una factura a partir de una o varias entradas de tiempo finalizadas y envíala a tu cliente.
• Elimina WIP: Envía cómodamente una factura a tu cliente por todas las entradas de tiempo durante un periodo de tiempo.

Analizar el tiempo empleado y planificar la capacidad

El control del tiempo va más allá de facturar a tus clientes, ya que te ayuda a crear un entorno de trabajo transparente. Al disponer de todos los datos acumulados, puedes pagar a tus empleados en función del tiempo trabajado, analizar su rendimiento, gestionar la capacidad del equipo y mucho más.

• Trabaja con el Cuadro de mandos de utilización del tiempo: Mide el rendimiento de tu equipo y prepara las nóminas de los empleados.
• Planificar y analizar los presupuestos de trabajo : Compara el tiempo asignado a un trabajo con el tiempo real empleado y analiza las desviaciones de tiempo.
• Gestiona la capacidad de tu equipo: Asegúrate de analizar la capacidad semanal de tu equipo para controlar la productividad y equilibrar las cargas de trabajo.

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