Facturación: Visión general

TaxDome puede ayudarte a mantener toda tu facturación dentro del portal. Puedes emitir facturas, aceptar pagos online, llevar un registro de los pagos, facturar el tiempo y mucho más. En esta guía encontrarás toda la información inicial sobre cómo configurar y utilizar la facturación en TaxDome.

Haz la configuración inicial

Antes de empezar a facturar a tus clientes, tienes que hacer la configuración básica:

• Conéctate a un proveedor de servicios de pago: esto permite a tus clientes pagar de forma segura dentro del portal.

• Sincroniza tu portal con QuickBooks : te ayuda a enviar sin problemas todas las facturas y pagos que necesitas de TaxDome QuickBooks.

• Añadir los servicios: puedes añadir los servicios que ofreces a tus clientes y utilizarlos como plantillas para la facturación. Si ya tienes algunos en QuickBooks , puedes transferirlos a TaxDome un solo clic.

• Configura una tasa impositiva predeterminada: incluye los impuestos en tus facturas automáticamente.

• Configura el periodo de vencimiento: controla el periodo tras el cual las facturas se consideran vencidas.

• Selecciona el primer número de factura: si utilizas la integración QuickBooks , puedes seleccionar el primer número de factura para que las facturas no se dupliquen al enviarlas a QuickBooks.

• Personalizar facturas: configura el aspecto de PDF para los clientes.

• Configura cuándo se desbloquean los documentos bloqueados: elige si los documentos se desbloquean inmediatamente después de enviar el pago o después de que se liquiden los pagos.

Empieza a facturar a tus clientes

Una vez configurado, puedes empezar a utilizar TaxDome para facturar a tus clientes. Explora las principales funciones de facturación:

• Emite facturas: añade los servicios prestados y envía las facturas a los clientes.

• Crear plantillas de facturas: rellena previamente los datos de las facturas y envíalas con un solo clic.

• Configura recordatorios automáticos: asegúrate de que los clientes no pierdan de vista las facturas y no se olviden de pagarte.

• Añadir descuentos: Aumenta tus ventas incluyendo descuentos en las facturas.

• Procesar pagos fuera de línea: incluso si tus clientes pagan en efectivo o fuera de TaxDome, puedes registrar sus pagos en el portal.

• Habilitar prepagos: si deseas que tus clientes paguen por adelantado, puedes permitirles realizar prepagos.

Enviar propuestas con facturas

Es recomendable comenzar tu relación con el cliente con una propuesta que describa todas las condiciones e incluya una lista de precios fijos o paquetes de servicios por niveles entre los que el cliente pueda elegir. También puedes incluir facturas listas para pagar junto con la firma de la propuesta.

• Revisa el flujo de propuestas: comprueba todos los ajustes y explora lo que ven tus clientes cuando leen y firman las propuestas.

• Crea una plantilla de propuesta: incluye la información esencial sobre tu empresa tus condiciones, de modo que pueda adaptarse fácilmente a cada grupo de clientes.

• Ofrece paquetes por niveles o una lista fija de servicios: presenta los servicios en una única lista fija o crea hasta tres paquetes de servicios para que los clientes puedan compararlos y elegir el que más les convenga.

• Incluye tu lista de precios, solicita un depósito o inicia servicios basados en suscripción: si tus clientes aceptan la propuesta, se generará una factura que se emitirá una vez transcurrido un periodo de tiempo.

• Configura recordatorios automáticos: asegúrate de que tus clientes no se olviden de firmar una propuesta.

Automatiza el proceso de facturación

Lo mejor de trabajar con facturas en TaxDome es que puedes automatizarlo y estar seguro de que no hay errores en tu facturación. Esto es lo que puedes hacer

• Bloquea documentos en facturas: tus clientes no podrán abrir ni descargar un documento a menos que paguen la factura vinculada al mismo.

• Factura por servicios recurrentes: si ofreces servicios por suscripción, como contabilidad mensual, puedes utilizar facturas recurrentes. Se trata de una serie de facturas únicas que se emiten automáticamente según un calendario determinado. 

• Automatiza las facturas en proyectos en proyectos, puedes configurar una automatización que cree facturas cuando trabajos determinadas etapas. Una vez pagada la factura, el trabajo pasar automáticamente a la siguiente etapa, lo que activa las siguientes automatizaciones.

• Automatiza las propuestas: en proyectos, puedes configurar una automatización que enviará propuestas a tus clientes sin tu intervención.

Aprende las mejores prácticas para una facturación eficiente

Además de tus principales flujos de trabajo relacionados con la facturación, puede que tengas otros escenarios que sea importante manejar:

• Realiza cambios en las facturas: mantén tus registros financieros precisos.

• Editar calendario de facturas recurrentes: ajusta el calendario general o los detalles de facturas concretas dentro de una serie recurrente.

• Gestiona las facturas vencidas: recibe notificaciones sobre las no pagada y realiza un seguimiento con recordatorios de pago para resolver cualquier problema de pago.

• Desvincular pagos sin procesar: si un pago está bloqueado, puedes desbloquearlo de la factura para que los clientes puedan volver a pagarlo.

• Realizar reembolsos: independientemente del tipo de pago, puedes procesar un reembolso asegurándote de que tus registros sean precisos.

• Recompensa a los clientes con notas de crédito: puedes añadir créditos a tus clientes fieles, que podrán utilizarlos más adelante para pagar facturas.

Controlar y facturar el tiempo

Las funciones de seguimiento del tiempo de TaxDome te ayudan a facturar a tus clientes en función del tiempo que les hayas dedicado. Con el seguimiento del tiempo integrado, puedes estar seguro de que cada hora trabajada se factura correctamente.

• Tiempo de seguimiento: cada miembro del equipo puede iniciar el contador de tiempo cuando trabaja en un trabajo tarea. Una vez finalizado el trabajo, se creará una entrada de tiempo. También es posible añadir entradas de tiempo manualmente y realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cualquier actividad.

• Facturación: crea una factura a partir de una o varias entradas de tiempo completadas y envíala a tu cliente.

• Limpia el WIP envía cómodamente una factura a tu cliente por todas las entradas de tiempo durante un periodo determinado.

Analizar el tiempo empleado y planificar la capacidad

El control del tiempo va más allá de facturar a tus clientes, ya que te ayuda a crear un entorno de trabajo transparente. Al disponer de todos los datos acumulados, puedes pagar a tus empleados en función del tiempo trabajado, analizar su rendimiento, gestionar la capacidad del equipo y mucho más.

• Trabaja con el panel de control de utilización del tiempo: mide el rendimiento de tu equipo y prepara la nómina de los empleados.

• Planificar y analizar trabajo : comparar el tiempo asignado a un trabajo el tiempo real empleado y analizar la variación temporal.

• Gestiona la capacidad de tu equipo: asegúrate de analizar la capacidad semanal de tu equipo para supervisar la productividad y equilibrar las cargas de trabajo.