Trabajar con la lista de entradas de tiempo

You can view all your time entries in one place. In this article, we’ll explore the various options for accessing your time entries, as well as how to filter, sort, print and export them—and create invoices directly from time entries.

Access time entries

There are three ways to access time entries:

• For all accounts: go to Billing > Time entries from the left menu bar. If a team member has access rights to manage time entries , they will see all time entries. Otherwise, they will see only those time entries that they have created.

• For a single client: go to the Invoices tab of a client account page, then select the Time Entries subtab. This page can be managed by a firm owner, admin and team member with the access rights to manage time entries and access to the client account.

If a team member doesn’t have the right to manage time entries but has account access, they still will be able to manage those time entries that they have created by themselves.

• For all accounts the team member has access to: go to Billing > WIP from the left menu bar. This page will combine all time entries for an account in a single entry that can be easily billed. This page is available for a firm owner and an admin. Learn more about WIP page .

If an employee doesn’t have rights to manage invoices, they still will be able to see the Billing > Time entries page without access to clients’ invoices.

Time entries list

On the top of the time entries list, you will see:

• Duración total: el tiempo total de todas las entradas de tiempo

• Total Unbilled: the total amount that hasn’t yet been billed in invoices

• Total facturado: el importe total que se ha facturado en facturas

Puedes ver columnas para:

• Name: the account unique ID and name connected to the time entry. Click on it to see more details

• Timer status: the current status of the time entry — whether it’s in progress or has finished

• Date: the date and time the project was started. Displayed in the current team member’s time zone

• Tipo: muestra si la entrada de tiempo es facturable o no facturable. haz click en para editarla

• asignado a: el nombre del miembro del equipo que trabaja en trabajo y el seguimiento de su tiempo

• Service: the type of work that’s being tracked

• Duración: el periodo total de tiempo para una entrada de tiempo determinada.

• Tarifa: la tarifa horaria que se cobrará por el servicio

• Amount: the amount that will be billed (shown only for Billable time entries)

• Estado de la factura: muestra si la entrada de tiempo ya se ha incluido en una factura o no.

• Invoice: the invoice number connected to the time entry. Click on it to open the Invoices list for a client

• Descripción: una breve descripción del proyecto (si se ha introducido al crear la entrada de tiempo)

• trabajos: el número de trabajos vinculado a la entrada de tiempo

• etiquetas: el etiquetas aplicado a la entrada de tiempo

The Time entries list is fully customizable.

Personaliza tu lista de entradas de tiempo

You can customize your time entry list in different ways. You can resize, enable, disable and move columns to your liking. You can customize the size of each column. To do so, click and hold the divider between column names and resize it by moving your mouse. To set up the columns you want to be displayed in the time entry list, click the gear icon on the top right of the table.

Here you can select the columns you want to be displayed. You can enable, disable or move any columns you want, except for the Name column. After clicking Apply, the table will be rebuilt with new columns.

Si haces clic en Restablecer, se mostrarán todas las columnas.

Filtrar entradas de tiempo

El filtrado le permite encontrar rápidamente las entradas de tiempo en función de determinados criterios. Por ejemplo, puede utilizar filtros para encontrar todas las entradas de tiempo relacionadas con un miembro concreto del equipo. Puede filtrar las entradas de tiempo utilizando las siguientes condiciones:

• Cuenta: ver las entradas de tiempo de las cuentas de clientes seleccionadas

• Miembro del equipo: ver las entradas de tiempo relacionadas con los miembros del equipo seleccionados

• Inicio: ver entradas de tiempo con fechas de inicio dentro de un marco temporal específico.

• Fin: ver entradas de tiempo con fechas de vencimiento dentro de un plazo específico

• Estado: ver las entradas de tiempo con el estado Activo, Pausado o Finalizado, o todos juntos.

• Tipo: ver las entradas de tiempo que pueden facturarse con una factura, o las que no pueden facturarse.

• Servicio: ver el tiempo de seguimiento de un determinado servicio

• Estado de facturación: ver las entradas de tiempo que ya se han facturado o las que aún no se han facturado.

• Número de factura: ver los registros de tiempo relacionados con una factura específica

• etiquetas: ver entradas de tiempo con etiquetas específico. Por ejemplo, utilice etiquetas para encontrar rápidamente todas las entradas de tiempo de los clientes con formularios 1040 preparados.

To filter time entries, click Filter in the top right corner, select the filters you want, then click Apply.

You can also save your filter combinations as templates for future use. Here’s more on filters .

Sort time entries

You can sort the list by name, date, type, assignee, service, duration, rate, and invoice status. To do so, click the up-down arrows next to the chosen column name. Sorting can be also done after filtering time entries.

Imprimir entradas de tiempo

To print a time entry list, click Print at the top right of the page. Your browser will prompt you to print the list, which will include the current date and time.