Trabajar con respuestas en formularios

Una vez que tu cliente envía el formulario, te toca a ti trabajar en él. Aquí cubrimos todas las opciones que pueden simplificar tu trabajo con las respuestas. 

Ver las respuestas de los clientes

Haz clic en el nombre del formulario de la lista para ver la información que ha proporcionado tu cliente. Las respuestas del cliente se muestran en una sola página:

a. Preguntas: La pestaña que muestra las preguntas y respuestas formulario .

b. Documentos: La pestaña que contiene todos los documentos cargado a través del formulario.

c. Mostrar preguntas ocultas: si se activa, se mostrarán las preguntas sin responder que están ocultas debido a la lógica condicional .

d. Mostrar preguntas sin respuesta: Si está activada, se mostrarán todas las preguntas visibles que el cliente haya dejado sin responder.

e. Mostrar respuestas pendientes de revisión: si se activa, muestra solo las respuestas pendientes de revisión y oculta todas las respuestas del cliente marcadas como revisadas .

f. Contador: El número de preguntas totales/no contestadas de la sección. Ten en cuenta que sólo se cuentan los bloques de preguntas; los bloques de texto no.

g. CRM: Muestra si las respuestas a preguntas concretas están configuradas para sincronizarse con los campos personalizados de la plantilla utilizada. Después de sincronizarlas con los campos personalizados, la columna se borrará.

h. Revisado: la casilla de verificación te permite marcar respuestas concretas como revisadas , lo que impide que se puedan editar posteriormente. 

Tenlo en cuenta:

• Al volver a cargar formulario, los conmutadores se vuelven a desactivar.
• Si deseas imprimir las preguntas ocultas , sin responder y las respuestas pendientes de revisión, debes habilitar las opciones Mostrar preguntas ocultas y Mostrar preguntas sin responder, y deshabilitar la opción Mostrar respuestas pendientes de revisión.

Comparar respuestas

Puedes comparar el formulario actual con los formularios anteriores basados en la misma plantilla. Luego, puedes copiar respuestas o descargar archivos de ellos. Para ello

1. Haz clic en los tres puntos situados junto al nombre del formulario en la lista o en la parte superior derecha al visualizar el formulario. A continuación, selecciona Cambiar respuestas.

2. Haz clic en Comparar respuestas en la parte superior derecha y selecciona cualquier formulario anterior en el desplegable con los nombres de los formulario .

Verá el formulario actual a la izquierda y el formulario anterior a la derecha. Ahí puedes:

• haz click en cualquier sección para visualizarla.

• Copie una respuesta haciendo clic en el botón situado a su derecha.

• Descargue y previsualice los archivos haciendo clic en los botones situados a la derecha del nombre del archivo.

  Haz clic en X a la derecha o el enlace Comparar respuestas para cerrar la vista de comparación.

  

Cambiar respuestas

Si el formulario ya se ha enviado pero no se han facilitado todas las respuestas o hay errores, puedes completarlo o editarlo para un cliente:

1. Haz clic en los tres puntos situados a la derecha del formulario en la lista o dentro de un formulario, y luego selecciona Cambiar respuestas.

Tenga en cuenta que:

• Cada cambio que realices en un formulario registra en el Feed de actividad .

• Los organizadores pueden ser modificados porPropietario de la Empresa, administrador cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para editar formulario .

2. Verás el formulario como lo ve tu cliente. Haz las modificaciones que necesites:

   

   a. Ve a la sección: Selecciona en el desplegable un paso formulario al que ir. Las que tienen la marca de verificación verde están completadas. El contador a la derecha del nombre de un paso muestra el número de preguntas completadas del total.

   b. Bloque de preguntas: Rellena la respuesta, cargar documentos más, según el tipo de pregunta . La línea verde de la parte superior se va llenando a medida que avanzas.

   c. Rellenar previamente: Si ya se han enviado uno o más formularios en esta plantilla, haz clic en Rellenar previamente para rellenar automáticamente los campos en los que hayas habilitado la opción Rellenar previamente . 

   Compara las respuestas: consulta los formularios anteriores formularios comparación con el actual. Para obtener más información, consulta la subsección siguiente .

   d. Adjunta documentos: Abre la barra lateral con los documentos cargado a la formulario.

   e. Tres puntos: Abre el menú con la opción Imprimir formulario.

   f. X: Pulsa para cerrar formulario y pasar a la lista formularios .

   g. Siguiente: Pasa a la siguiente sección de formulario .

   h. Enviar: Cambia el estado de formulario a Enviado. Verás la indicación de responder a todas las preguntas obligatorias (si las hay).

   Todos los cambios se guardan automáticamente. Puede cerrar el sitio formulario y reanudar la respuesta a las preguntas más tarde o desde otro sitio computador sin perder nada.

Evitar que los clientes cambien las respuestas

A veces quieres estar seguro de que las respuestas de formulario no se modifican. Hay dos formas de impedir que tu cliente haga cambios en formulario:

• Sello formularios

• Revisar las respuestas

Sello formularios

Si necesitas que un cliente deje de hacer cambios en todo el formulario, séllalo. Haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre del formularioen la lista y, a continuación, selecciona Sellar. O, para sellar varios o todos los formularios, selecciona sus casillas de verificación en la lista de formulario y haz clic Sellar en la parte superior derecha.

Para configurar un formulario se selle automáticamente después de que el cliente lo haya enviado, haz clic en el botón Configuración y activa la opción Sellar automáticamente después del envío cuando crees o edites la formulario .

Nota

Sellar automáticamente tras el envío funciona incluso si envías formularios en nombre de un cliente. Para más detalles, ve aquí.

Por defecto, formularios a los clientes no están sellados. Cuando los selles, verás una etiqueta dice Sellado. Los clientes no verán formularios sellados en la lista de espera de acción .

Si quieres que un cliente vuelva a tener acceso al formulario , haz clic en los tres puntos situados a la derecha de su nombre y selecciona Desprecintar.

Revisar las respuestas

Otra forma de evitar que el cliente realice cambios en respuestas concretas en formulario es marcar dichas respuestas como revisadas. Para ello, abra formulario y marque la casilla situada a la derecha de la pregunta.

También puedes utilizar la casilla de verificación de la sección Revisar para marcar toda una sección y todas sus respuestas como revisadas de una sola vez. Al desmarcarla, se borran todas las marcas de revisadas de la sección, mientras que las preguntas ocultas o no vistas permanecen sin marcar para evitar que se marquen accidentalmente.

Cuando una pregunta (y su respuesta) se marca como revisada, el cliente ya no puede editarla. Una vez que desmarques la respuesta, la pregunta volverá a estar disponible. Para ver el historial de revisiones, haz clic en los tres puntos formulario o en la parte superior derecha del formulario seleccionaHistorial de revisiones.

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