Trabajar con respuestas en formularios
Una vez que tu cliente envía el formulario, te toca a ti trabajar en él. Aquí cubrimos todas las opciones que pueden simplificar tu trabajo con las respuestas.
Ver las respuestas de los clientes
Haz clic en el nombre del formulario de la lista para ver la información que ha proporcionado tu cliente. Las respuestas del cliente se muestran en una sola página:
a. Preguntas: La pestaña que muestra las preguntas y respuestas formulario .
b. Documentos: La pestaña que contiene todos los documentos cargado a través del formulario.
c. Show hidden questions: If toggled on, the unanswered questions that are hidden due to conditional logic will be displayed.
d. Mostrar preguntas sin respuesta: Si está activada, se mostrarán todas las preguntas visibles que el cliente haya dejado sin responder.
e. Show answers pending review: If toggled on, shows answers pending review only and hides all the client’s answers marked as reviewed .
f. Contador: El número de preguntas totales/no contestadas de la sección. Ten en cuenta que sólo se cuentan los bloques de preguntas; los bloques de texto no.
g. CRM: Shows whether answers to particular questions are set to sync with custom fields in the template used. After you sync them with custom fields, the column will be cleared.
h. Reviewed: The checkbox allows you to mark particular answers as reviewed , preventing further edits.
Tenlo en cuenta:
- Al volver a cargar formulario, los conmutadores se vuelven a desactivar.
- If you want to print hidden, unanswered questions and answers pending review, you should enable the Show hidden questions and the Show unaswered questions toggles and disable the Show answers pending review toggle.
Comparar respuestas
Puedes comparar el formulario actual con los formularios anteriores basados en la misma plantilla. Luego, puedes copiar respuestas o descargar archivos de ellos. Para ello
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Haz clic en los tres puntos situados junto al nombre del formulario en la lista o en la parte superior derecha al visualizar el formulario. A continuación, selecciona Cambiar respuestas.
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Haz clic en Comparar respuestas en la parte superior derecha y selecciona cualquier formulario anterior en el desplegable con los nombres de los formulario .
Verá el formulario actual a la izquierda y el formulario anterior a la derecha. Ahí puedes:
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haz click en cualquier sección para visualizarla.
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Copie una respuesta haciendo clic en el botón situado a su derecha.
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Descargue y previsualice los archivos haciendo clic en los botones situados a la derecha del nombre del archivo.
Haz clic en X a la derecha o el enlace Comparar respuestas para cerrar la vista de comparación.
Cambiar respuestas
Si el formulario ya se ha enviado pero no se han facilitado todas las respuestas o hay errores, puedes completarlo o editarlo para un cliente:
- Haz clic en los tres puntos situados a la derecha del formulario en la lista o dentro de un formulario, y luego selecciona Cambiar respuestas.
Tenga en cuenta que:
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Every change you make to an organizer is recorded in the audit trail .
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Organizers can be changed by a firm owner, admin or any team member with access rights to edit organizer answers .
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Verás el formulario como lo ve tu cliente. Haz las modificaciones que necesites:
a. Ve a la sección: Selecciona en el desplegable un paso formulario al que ir. Las que tienen la marca de verificación verde están completadas. El contador a la derecha del nombre de un paso muestra el número de preguntas completadas del total.
b. Question block: Fill in the answer, upload docs and more, according to the question type . The green line on the top fills up along with your progress.
c. Pre-fill: If one or more organizers based on this template have already been submitted, click Pre-fill to automatically fill in the fields where you have Pre-fill enabled.
Compare answers: See the previous organizers in comparison with the current one. For details, go to the subsection below .
d. Adjunta documentos: Abre la barra lateral con los documentos cargado a la formulario.
e. Tres puntos: Abre el menú con la opción Imprimir formulario.
f. X: Pulsa para cerrar formulario y pasar a la lista formularios .
g. Siguiente: Pasa a la siguiente sección de formulario .
h. Enviar: Cambia el estado de formulario a Enviado. Verás la indicación de responder a todas las preguntas obligatorias (si las hay).
Todos los cambios se guardan automáticamente. Puede cerrar el sitio formulario y reanudar la respuesta a las preguntas más tarde o desde otro sitio computador sin perder nada.
Evitar que los clientes cambien las respuestas
A veces quieres estar seguro de que las respuestas de formulario no se modifican. Hay dos formas de impedir que tu cliente haga cambios en formulario:
Sello formularios
Si necesitas que un cliente deje de hacer cambios en todo el formulario, séllalo. Haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre del formularioen la lista y, a continuación, selecciona Sellar. O, para sellar varios o todos los formularios, selecciona sus casillas de verificación en la lista de formulario y haz clic Sellar en la parte superior derecha.
To set an organizer to seal automatically after the client has submitted it, click the Settings button and toggle on Automatically seal after the submission when you create or edit the organizer template .
Nota
Sellar automáticamente tras el envío funciona incluso si envías formularios en nombre de un cliente. Para más detalles, ve aquí.By default, organizers sent to clients are unsealed. When you seal them, you’ll see a tag that says Sealed. Clients won`t see sealed organizers in the waiting for action list .
Si quieres que un cliente vuelva a tener acceso al formulario , haz clic en los tres puntos situados a la derecha de su nombre y selecciona Desprecintar.
Revisar las respuestas
Otra forma de evitar que el cliente realice cambios en respuestas concretas en formulario es marcar dichas respuestas como revisadas. Para ello, abra formulario y marque la casilla situada a la derecha de la pregunta.
You can also use the Review section checkbox to mark an entire section and all its answers as reviewed at once. Unchecking it clears all reviewed marks in the section, while hidden or unseen questions stay unchecked to prevent accidental marking.
When a question (and the answer to it) is marked as reviewed, it is no longer available for the client to edit. Once you uncheck the answer, the question becomes available again. To view the history of reviews, click three dots in the organizer list or at the top right of the organizer and select Review history.
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