Comunicación con el cliente: Descripción general

La comunicación con los clientes es una parte esencial del trabajo de un contable. Recopilar información, solicitar documentos y mantener informados a los clientes son tareas diarias. TaxDome te TaxDome optimizar estos procesos ofreciéndote múltiples formas de comunicarte, todo en un solo lugar.

Métodos de comunicación

El ecosistema de comunicación TaxDomeconsta de tres métodos de comunicación, cada uno de ellos diseñado para satisfacer necesidades específicas de interacción con los clientes:

Chats con clientes: : Mensajería segura dentro de la aplicación, ideal para la colaboración continua con los clientes. Disponibles tanto en el portal web como en la aplicación móvil, los chats son perfectos para:

• Envío y solicitud de información financiera confidencial
• Compartir documentos de forma segura
• Proporcionar updates el estado de los proyectos en curso.
• Creación de listas de verificación y solicitudes de información fáciles de seguir.

Correos electrónicos: Funcionalidad de correo electrónico integrada que mantiene toda la correspondencia con los clientes dentro de tu TaxDome . El correo electrónico funciona mejor para:

• Información detallada o extensa que requiere una explicación detallada.
• Comunicaciones formales, como avisos oficiales.
• Comunicaciones programadas, como boletines informativos,updates importantes empresa o anuncios estacionales.
• Situaciones en las que los clientes prefieren la comunicación tradicional por correo electrónico.

SMS: Mensajes de texto directos a través de la integración con Twilio para contactar de forma inmediata con los clientes. Los SMS son más eficaces para:

• Recordatorios y seguimientos de citas, eventos importantes o plazos.
• Notificaciones urgentes sobre plazos inminentes, updates críticas o solicitudes urgentes.
• Cuando necesitas que tu mensaje se vea lo más rápido posible
• Comunicaciones breves y orientadas a la acción que requieren atención inmediata.

Antes de empezar

Para garantizar una comunicación fluida con los clientes, primero completa los siguientes pasos de configuración:

1. Añade empresa de tu empresa : logotipo, dirección, número de teléfono, correo electrónico y sitio web para asegurarte de que tus clientes puedan ponerse en contacto contigo y saber quién eres. Tus clientes verán tu información en la web y en la aplicación TaxDome .

2. Anima a tus clientes a utilizar su portal para comunicarte con ellos mediante chats. Puedes ayudar a tus clientes a familiarizarse con su portal creando un breve vídeo de presentación o enviándoles un correo electrónico de bienvenida con información detallada.

3. Configura la sincronización del correo electrónico y la integración con Twilio para SMS, si deseas utilizar estos métodos de comunicación.

4. Rellena los datos de contacto de los clientes. Para enviar correos electrónicos o mensajes SMS a través de TaxDome, debes incluir en el perfil de cada cliente un número de teléfono y una dirección de correo electrónico válidos en sus datos de contacto.

La página global de Comunicaciones

Para facilitar la comunicación con tus clientes, hay una página de comunicación global desde la que puedes ver todas empresa con tus clientes. Además, es posible acceder a los correos electrónicos, chats y SMS de un cliente desde su perfil, a través de la pestaña Comunicación.

cadena

cadena ayuda a tu equipo a gestionar las comunicaciones con los clientes, ya que designa quién es responsable de cada conversación. Asigna chats, SMS o cadenas de correo electrónico a miembros específicos del equipo para aclarar la responsabilidad y garantizar que no se pase por alto ningún mensaje de los clientes.

Los hilos asignados aparecen en Comunicaciones > Hilos asignados a mí, lo que ofrece a los miembros del equipo una vista específica de sus responsabilidades.

Plantillas de comunicación

Las plantillas de comunicación ayudan a agilizar la creación de mensajes dentro de la aplicación. Una plantilla es un texto ya preparado para chats, SMS o correos electrónicos que te evita tener que escribir el mismo contenido desde cero cada vez.

Puedes descargar plantillas ya preparadas o crear las tuyas propias.

Todas tus plantillas se almacenan en Plantillas > empresa , en la pestaña Chat, Correo electrónico o SMS.

Enviar mensajes masivos

Si necesitas enviar el mismo mensaje o correo electrónico a varios clientes, utiliza la mensajería masiva . Te ayuda a notificar a todos los clientes a la vez, por ejemplo, sobre la temporada de impuestos o el inicio del proceso de contabilidad.

Bulk messages can be personalized with shortcodes . They are automatically substituted with dynamic data you need: the recipient’s name, address, account name, date or other.

Automatizaciones en las comunicaciones

TaxDome te TaxDome automatizar las comunicaciones por chat y correo electrónico añadiéndolas a cualquier fase de tu proyecto . Esto garantiza una comunicación coherente con los clientes y reduce la carga de trabajo manual.

• Los correos electrónicos automáticos se utilizan habitualmente para mensajes de bienvenida, updates de estado, notificaciones de finalización y solicitudes de seguimiento.
• Los chats automatizados son ideales para avisar a los clientes sobre las acciones necesarias, solicitar documentos que faltan y proporcionar updates de estado en tiempo real. Crea automatizaciones basadas en plantillas una sola vez y los clientes recibirán automáticamente los mensajes adecuados a medida que trabajos por proyecto .