Crear y enviar la declaración de impuestos

Advertencia

Este artículo se aplica a empresas EE. UU.

La entrega de declaraciones de impuestos es una forma cómoda de presentar la declaración de impuestos de tu cliente en un formato claro y estructurado, solicitar el pago si es necesario y obtener una firma. Te permite responder a preguntas clave de inmediato, por lo que tu cliente no necesitará explicaciones o aclaraciones adicionales. Acelera el proceso y reduce la posibilidad de errores, lo que facilita completar los pasos necesarios.

Crear entrega de declaración de impuestos

La entrega de declaraciones de impuestos es una herramienta que te permite crear una nota explicativa para una declaración de impuestos y enviarla a tu cliente junto con el documento. Forma parte del flujo de trabajo de recepción y entrega de declaraciones de impuestos TaxDome flujo de trabajo que te ayuda a recopilar documentos, preparar y entregar las declaraciones de impuestos completadas a los clientes.

Para crear una entrega de declaración de impuestos, completa las siguientes partes:

a) Páginas de grupo para entrega al cliente: Una sección donde puedes resaltar las páginas más importantes de la declaración de impuestos para tu cliente.

b) Introducción: un contexto introductorio y explicaciones dirigidas al cliente que ayudan a revisar el documento y reducen la necesidad de preguntas de seguimiento adicionales.

c) Aspectos destacados: la sección que contiene las páginas que has especificado en la sección Agrupar páginas para la entrega al cliente con detalles clave para tus clientes: formularios 1040, instrucciones especiales o cualquier otra cosa. Aquí puedes añadir resúmenes de declaraciones de impuestos .

d) Solicitudes de firma: Una sección en la que puedes colocar tu firma e insertar marcadores de posición para la firma del cliente.

e) Factura: Factura adjunta que bloquea la entrega de la declaración de impuestos hasta que se pague.

f) Comprobantes de pago: La sección que contiene páginas con IRS o emitidos por el estado que hayas especificado en la sección Agrupar páginas para entrega al cliente . Aquí puedes añadir resúmenes de declaraciones de impuestos .

g) Documento completo: El documento completo de la declaración de impuestos.

Nota

Todas las secciones son opcionales; puedes omitir cualquiera de ellas si no hay nada que incluir.

Paso 1. Selecciona los documentos.

Información

Solo elPropietario de la Empresa, administrador y los miembros del equipo con permiso para gestionar documentos pueden crear y editar una entrega de declaración de impuestos.

Primero, debes cargar los documentos de la declaración de impuestos o elegir los ya existentes. Puedes crear la entrega de la declaración de impuestos a partir de un único documento o combinar varios documentos .

Además, puedes crear una entrega de declaración de impuestos directamente desde la trabajo . De esta manera, se vinculará automáticamente al trabajo.

Nota

cargar los documentos cargar declaración de impuestos en una carpeta con permiso de visualización para el cliente . De lo contrario, no podrás compartirla con él.

Comienza con el documento único.

Para crear una entrega de declaración de impuestos con un solo documento:

• Ve a Documentos del cliente o Documentos > documentos de clientes: haz clic en los tres puntos situados junto al documento que necesitas y selecciona Preparar entrega de declaración de impuestos en el menú.

• Abre el documento de la declaración de impuestos, haz clic en los tres puntos y selecciona Preparar envío de la declaración de impuestos.

Comienza con varios documentos

Nota

El mismo documento se puede añadir a varios paquetes de entrega según sea necesario. Las facturas adjuntas y las solicitudes de firma no se transferirán, solo se incluirá el documento en sí.

Puedes crear una entrega de declaración de impuestos para varios documentos a la vez:TaxDome losTaxDome automáticamente en un solo archivo. Para ello:

1. Ve a Documentos del cliente o Documentos > documentos de clientes.

2. Selecciona todos los documentos que necesites; solo se admiten PDF .

3. Haz clic en Preparar la entrega de la declaración de impuestos.

4. Revisa tu selección. Puedes añadir más documentos si te has olvidado de algo.

5. Activa la opción Eliminar archivos originales después de crear la entrega de la declaración de impuestos si la declaración contiene archivos duplicados de cargado anteriormente.

6. Haga clic en Continuar.

7. Ponle un nombre al documento combinado y elige una carpeta donde guardarlo.

8. Haz clic en Guardar y continuar. Los documentos se combinarán en un único PDF .

Comienza sin seleccionar ningún documento.

Puedes abrir primero el editor y, a continuación, seleccionar los documentos para la declaración de impuestos. Para ello:

1. Abre el editor de una de las siguientes maneras:

   • Haz clic en Nuevo > Entrega de la declaración de impuestos.

   • Ve a la sección Entrega de declaraciones de impuestos de los documentos del cliente documentos haz clic en Nueva entrega de declaración de impuestos.

   • Abre la trabajo desde trabajos proyecto flujo de trabajo trabajos , haz clic en Nuevo y selecciona Entrega de declaración de impuestos en la lista.

2. Añade todos los documentos que necesites desde TaxDome desde tu computador; solo se admiten PDF .

3. Haga clic en Continuar.

4. Si has cargado desde tu computador, elige una carpeta para guardarlos y haz clic en Guardar y continuar.

Paso 2. Agrupar páginas

Para ayudar a los clientes a centrarse en lo que más importa, puedes especificar:

a) Aspectos destacados. Las páginas más importantes para tu cliente: plazos de pago, instrucciones especiales o cualquier otra cosa a la que debas prestar atención antes de presentar la solicitud.

b) Solicitudes de firma. Páginas que requieren la firma del cliente.

c) Comprobantes de pago. Páginas que contienen IRS o emitidos por el estado, que los clientes pueden descargar e imprimir para realizar un pago fuera de línea.

Puedes introducir los números de página uno por uno (por ejemplo, 1, 2) o como un intervalo (por ejemplo, 3-5). Tus clientes recibirán las páginas seleccionadas junto con los resúmenes de la declaración de impuestos. El documento completo de la declaración de impuestos también estará disponible.

Paso 3. Añadir introducción

Añade algo de contexto introductorio y explicaciones dirigidas al cliente en la sección Introducción para ayudarle a comprender mejor la declaración de impuestos. Puedes escribir la introducción desde cero o utilizar una plantilla.

Para mejorar la experiencia del cliente:

• Utiliza formato: diferentes tipos de letra, tamaños de letra, listas y enlaces.

• cargar desde tu computador

• inserta a través de un enlace de Loom o YouTube (no platforms admiten otras platforms ).

Paso 4. Rellena el resumen de la declaración de impuestos.

El resumen de la declaración de impuestos ofrece a los clientes una visión general rápida de sus impuestos, sanciones y devoluciones sin necesidad de revisar la declaración completa. Destaca los importes clave para que los clientes puedan ver rápidamente lo que deben, lo que van a recibir, cómo y cuándo deben pagar. Para añadir un resumen de la declaración de impuestos:

1. Ve a la sección Destacados o Comprobantes de pago.

2. haz click en + junto al tipo de resumen que deseas añadir:

   • Impuestos adeudados
   • Pagos estimados
   • Reembolsos

Puedes añadir varias entradas del mismo tipo, incluso para impuestos federales, estatales y municipales.

3. Rellena los datos requeridos.

Para pagos estimados e impuestos adeudados:

• Autoridad: federal, estatal o municipal
• Forma de pago
• Importe del impuesto adeudado o del vale
• Multas e intereses (solo por pagos vencidos)
• Crédito del año anterior (solo para pagos vencidos)
• Fecha de vencimiento

Para reembolsos:

• Autoridad: federal, estatal o municipal
• Pago en exceso
• Sanciones e intereses
• Aplicado a los impuestos del próximo año.

Nota

El importe a pagar y los reembolsos que se recibirán se calcularán automáticamente.

4. Añade un comentario con las instrucciones de pago a cada tipo de resumen si es necesario.

5. Haga clic en Guardar.

6. Añade otro tipo de resumen si es necesario.

Aún podrás revisar la sección y realizar cambios . Para eliminar el resumen, haz clic en Eliminar sección o Eliminar todo.

Formas de pago disponibles

El método de pago indica a los clientes cómo completar cada pago. Hay cinco métodos de pago entre los que elegir:

1. Portal de la autoridad. El pago se realiza directamente en el sitio web de la autoridad fiscal. Cuando seleccionas una autoridad (como un estado), TaxDome proporciona TaxDome a los clientes un enlace al portal de pago de esa autoridad .

Nota

Incluimos enlaces a portales de pago para las autoridades fiscales federales y la mayoría de las estatales. Aún no hay enlaces disponibles para las autoridades locales.

2. Retiro automático programado. El pago se retirará automáticamente de la cuenta del cliente en la fecha programada. No es necesario que el cliente realice ningún pago manual.

3. empresa encargará de ello. Tú procesarás el pago en nombre del cliente.

4. Solo pago online. El cliente debe pagar a través de un sistema online, pero no necesariamente a través del sitio web de la autoridad fiscal.

5. Solo EFTPS. El pago debe realizarse a través del IRSpara el pago electrónico de impuestos (EFTPS).

Paso 5. Configura recordatorios de pago.

Si deseas que tu cliente reciba una notificación sobre los pagos pendientes, activa la opción Enviar recordatorios de pago automáticos después de crear un resumen fiscal .

Tu cliente recibirá un recordatorio 14 días antes de la fecha límite de pago. Si la fecha de vencimiento del pago es inferior a dos semanas, el recordatorio se enviará inmediatamente después de que envíes la declaración de impuestos.

Puedes consultar el estado del recordatorio en la página Entrega de la declaración de impuestos dentro del documento enviado.

Paso 6. Solicitar la firma

Para ofrecer a tus clientes una experiencia fluida de principio a fin, incluye tu firma y añade marcadores de posición para la firma directamente en la declaración de impuestos. Para ello:

1. Haz clic en Solicitudes de firma. Para tu comodidad, esta sección solo mostrará las páginas que hayas especificado en la sección Páginas de grupo para entrega al cliente .

2. Selecciona los firmantes. Puedes seleccionar los contactos vinculados a la cuenta que tienen acceso al portal.

3. Arrastra y suelta el campo de firma. Si es necesario, pasa el cursor por una de las esquinas del campo y cambia su tamaño. También puedes solicitar KBA.

Nota

Si decides utilizar KBA, se te cobrará por cada intento de cada firmante de completar un campo de firma con KBA. Más información sobre KBA .

Nota

La entrega de declaraciones de impuestos no envía recordatorios automáticos de firma. Para notificar a los clientes sobre acciones pendientes, configura recordatorios para todo el paquete de entrega al enviarlo.

Paso 7. Vincula la declaración de impuestos a la factura.

Puedes adjuntar facturas directamente a tu declaración de impuestos para garantizar que los clientes paguen antes de acceder al documento. Esto crea una experiencia fluida en la que los clientes pagan, revisan y firman en un solo flujo, lo que te ayuda a recibir los pagos más rápidamente.

Nota

Si has vinculado una declaración de impuestos a una factura, el cliente no podrá revisarla ni descargarla hasta que haya completado el pago. Más información sobre cómo vincular documentos a facturas .

Para añadir una factura a tu declaración de impuestos:

1. Ve a la sección Factura.

2. Haz clic en el enlace «Factura».

3. Elige una factura de las que ya has enviado al cliente o crea una nueva.

4. Haga clic en Guardar.

Revisar el paquete de entrega y enviarlo al cliente.

Una vez que hayas creado una declaración de impuestos, el documento estará visible en la sección documentos , en la sección Entrega de la declaración de impuestos. Podrás revisarla y realizar cambios. Sin embargo, la entrega de la declaración de impuestos no será visible para el cliente hasta que la envíes. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

1. Haz clic en Enviar al cliente en cualquier página del proceso de creación de la entrega de la declaración de impuestos.

2. Revisa las secciones incluidas.

3. Configura correos electrónicos de recordatorio automáticos para todo el paquete de entrega con el fin de animar a los clientes a revisar el paquete: selecciona el número de recordatorios y el intervalo entre ellos. Puedes revisar y editar los recordatorios en cualquier momento.

4. Añade un mensaje si lo deseas. El cliente lo recibirá por correo electrónico.

5. Haz clic en Enviar al cliente de nuevo para confirmar.

Vista del cliente

Una vez que envíes la declaración de impuestos, los clientes podrán revisar el paquete de entrega y encontrar todos sus pagos de impuestos en la sección Resumen de impuestos .

Paquete de entrega de la declaración de impuestos

El cliente verá la entrega de la declaración de impuestos en tu lista de tareas pendientes en la página de inicio. Si has vinculado el documento a una factura, verán una tarjeta «En espera de pago ».

Tras realizar el pago (si es necesario), los clientes pueden revisar vuestra declaración de impuestos paso a paso:

1. Lee la introducción (si está disponible).

2. Revisa el resumen de la declaración de impuestos junto con las páginas específicas que seleccionaste en la sección Páginas agrupadas para entrega al cliente.

3. Firma el documento.

Resumen fiscal

Los clientes pueden ver todas las declaraciones presentadas en la sección «Resumen fiscal» de vuestro portal. En cada declaración, encontrarán los importes de los pagos con información clave, enlaces a los portales de las autoridades para realizar pagos en línea y las páginas de vales específicas que hayáis seleccionado para pagos fuera de línea o bancarios. Los clientes pueden marcar los pagos como pagados y los reembolsos como recibidos, así como descargar las declaraciones de impuestos firmadas cuando estén disponibles.

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