Ejemplos de automatización (básica): Carga automática de documentos
Deje que su proyectos haga el trabajo por usted: automatice la carga de documentos en las cuentas de los clientes durante etapas específicas de su proceso de trabajo. Por ejemplo, para los clientes que deban rellenar los formularios, puedes hacer que los documentos se auto-cargado una vez que el trabajo se añada al proyecto.
Cubierto aquí:
- Paso 1. cargar documentos a la plantilla de carpetas
- Paso 2. Añada la automatización "Aplicar plantilla de carpetas" a la carpeta proyecto
Paso 1. cargar documentos a la plantilla de carpetas
Para que los documentos se envíen automáticamente a cargado a las carpetas de los clientes, primero necesitarás una plantilla de carpeta que contenga estos documentos. Si no tiene una, puede crearla haciendo clic en Nueva plantilla cuando añada la automatización a proyecto.
Para añadir documentos a una plantilla de carpetas, al crear o editar una plantilla existente:
1. Arrastre los documentos desde su computador y suéltelos en una carpeta, o haga clic en cargar Documentos, seleccione los archivos a cargar, luego seleccione una carpeta.
2. Asegúrese de guardar los cambios haciendo clic en Guardar.
Paso 2. Añada la automatización "Aplicar plantilla de carpetas" a la carpeta proyecto
Para añadir documentos a sus cuentas de cliente automáticamente, debe asegurarse de que ha añadido una automatización de plantilla de carpeta a su proyecto. Para ello
- Abra la configuración de proyecto , luego añada la automatización deplantilla de carpeta Aplicar a la etapa, y seleccione la plantilla de carpeta que ha creado. Es probable que desee seleccionar la primera etapa de su proyecto o aquella en la que espera acciones realizadas por su cliente (por ejemplo, Recopilación de documentos).
- Una vez que trabajo entra en esta fase, la plantilla de carpeta, junto con los documentos añadidos a ella, se aplica a la cuenta. Todos los contactos vinculados a la cuenta que tengan activada la opción Notificar recibirán una notificación en la que se les informará de que los documentos se han enviado a cargado y necesitan su atención. Puede utilizar mensajes automatizados en la misma fase para informar a los clientes de lo que está ocurriendo y comunicarles lo que espera de ellos.
Nota Para la automatización de la plantilla Aplicar carpeta, no importa si el botón autoavanzar trabajos del escenario esté activado. La automatización se activa automáticamente y no requiere ninguna acción por parte del cliente ni de empresa. Además, no se vincula ningún elemento a trabajo cuando se activa la automatización.