Configura los procesos de preparación de impuestos en TaxDome

Aquí, le diremos cómo configurar sus procesos de preparación de impuestos en TaxDome: cómo incorporar nuevos clientes con facilidad, tratar con extensiones utilizando automatizaciones, obtener firmas electrónicas para 8879s en un instante, y mucho más.

Automatizar y delegar tareas rutinarias

Cuantas más tareas automatice, más clientes podrá atender. Tenemos consejos útiles (basados en la experiencia de sus colegas) sobre cómo:

• Automatiza las tareas repetitivas relacionadas con la comunicación ( envío de mensajes, solicitud de documentos, envío de facturas, etc.).
• Delegar administrador ( como trabajar con cuentas de clientes y realizar auditorías internas programadas periódicamente).

Tareas repetidas relacionadas con la comunicación

Estas tareas rutinarias diarias se pueden asignar a TaxDome en TaxDome tres pasos: Anota lo que ya haces Busca tareas que se repiten - Crea proyectos para cada uno de tus procesos y utiliza automatizaciones para las tareas rutinarias

No es necesario que empieces desde cero: comienza con nuestro Marketplace con plantillas para diferentes tipos de servicios. Todas las plantillas que ofrecemos son totalmente editables , por lo que puedes modificarlas para adaptarlas a tus necesidades: 

• Declaración de la renta 1040 proyecto (del seminario web)
• 1120S - S-Corp Declaración de la renta
• 1120 - Declaración del impuesto de sociedades
• 1065 - Declaración del impuesto sobre la renta de sociedades

administrador tareas

En primer lugar, anota todas tus tareas en administrador . Considera la posibilidad de contratar a alguien para la función administrador para liberar tu valioso tiempo.

A continuación, añade un miembro del equipo con la función de administrador para realizar diversas tareas administrativas: comprobar etiquetas, asignar miembros del equipo a cuentas, comprobar proyecto dentro del equipo, realizar un seguimiento de las horas de trabajo de tu equipo, etc.

Incorporación de nuevos clientes: buenas prácticas

Dependiendo de su página web empresa, puede tener diferentes procesos para incorporar nuevos clientes. Le sugerimos las dos opciones siguientes (elija la que más le convenga):

• Mantenga un proyecto separado para leads/prospectos
• Incorpora nuevos clientes a tus proyectos habituales proyectos etiquetas condiciones.

Mantenga un proyecto separado para leads/prospectos

La primera opción es tener un proyecto separado para tus clientes potenciales y trasladarlos a tu proyecto habitual una vez que se conviertan en clientes. De esta forma puedes añadir nuevos clientes a tu flujo de trabajo :

• Haz una llamada de descubrimiento, enviar una propuesta y firmar un contrato durante el proceso de generación de clientes potenciales. Cuando leads se conviertan en clientes, traslada su trabajo del proyecto "Clientes potenciales" al proyecto "Preparación de impuestos" con un solo clic, manteniendo todo en su sitio: propuestas, notas, mensajes, entradas de tiempo, etc.

  

Incorpore nuevos clientes en su proyectos habitual utilizando etiquetas y las condiciones

Otra forma de gestionar los nuevos clientes es añadir algunas reglas que se aplicarán sólo a las nuevas cuentas añadidas a los proyectos. De esta forma, no necesitas utilizar dos proyectos. Según las mejores prácticas de nuestros clientes, deberías hacer lo siguiente:

• Crea una etapa condicional para todas las cuentas etiquetadas con la etiquetaNuevo cliente. Si una cuenta está etiquetada con la etiqueta Nuevo cliente, el trabajo a la etapa En espera de anticipo, donde se añade la automatización de facturación :

• Crea automatizaciones condicionales y envía diferentes mensajes de bienvenida a tus clientes nuevos y existentes en función de las etiquetas :

• Añadir la etiquetas de cuenta a la última etapa del proyecto cambia laetiqueta Nuevo clienteetiqueta la etiqueta Cliente recurrente:

Automatizar la recepción de documentos

Optimiza tu proceso de admisión recopilando documentos con listas de verificación y extrayendo automáticamente los datos con Juno. Esto elimina la introducción manual de datos y garantiza que dispongas de todos los documentos necesarios antes de comenzar la devolución.

Recopilar documentos con listas de verificación

Las listas de verificación de documentos proporcionan a cada cliente una lista personalizada de los documentos fiscales necesarios (W-2, 1099, 1098 y otros). Los clientes ven exactamente qué deben cargar y, si falta algo, indican por qué. Crea listas de verificación manualmente o con IA utilizando las declaraciones del año anterior y, a continuación, adjúntalas a formulario para su entrega automatizada a través de tu proyecto. Realiza un seguimiento del progreso en tiempo real utilizando la columna Lista de verificación en la sección Organizadores.

Procesa documentos con Juno

Juno es una plataforma basada en inteligencia artificial que automatiza la introducción de datos de documentos originales en tu software fiscal. En lugar de introducir manualmente los datos de los formularios W-2, 1099 y otros, envía los documentos desde TaxDome Juno con un solo clic.

Así es como flujo de trabajo el flujo de trabajo :

1. Enviar documentos de TaxDome Juno (desde los documentos o listas de verificación de documentos ) .

2. Juno extrae datos, elabora un borrador de la declaración y realiza una revisión automatizada para detectar errores.

3. Revisa y ajusta los datos en Juno, y luego transfiérelos directamente a tu software de impuestos (ProConnect, Drake, Lacerte o Ultratax).

Realiza un seguimiento del estado de los documentos en la columna Juno de la pestaña Documentos o Lista de verificación: podrás ver cuándo se están procesando, entregando o necesitan atención.

Gestionar las prórrogas

Si nos preguntas «¿Cuál es la mejor manera de gestionar las prórrogas a través de TaxDome?», la respuesta es: trabajo personalizados . Veamos cómo puedes gestionar las prórrogas.

Si tu cliente necesita una ampliación, puedes reflejarlo en el proyecto cambiando el estado del trabajo a uno personalizado, por ejemplo, Necesita ampliación. De esta forma, el trabajo quedará en la fase actual pero visualmente diferenciado de los demás trabajos. Una vez que esté listo para continuar dentro del flujo común, cambia el estado personalizado a Activo, y ya está. Puede hacerse manualmente o automáticamente cuando se complete una tarea específica.  

Establecer la facturación y los pagos

El proceso de facturación depende de lo que funcione mejor para ti y tus clientes. Elige una de las siguientes opciones o utiliza ambas para clientes diferentes:

• Factura a tus nuevos clientes antes trabajo . Puedes enviar una factura junto con una carta de compromiso. Una vez que el cliente firma la propuesta, el trabajo a la siguiente fase y la factura se envía automáticamente junto con un mensaje indicando que deben pagar antes de que comiences el trabajo.

• Factura a tus clientes de confianza una vez trabajo el trabajo . Puedes bloquear las declaraciones preparadas en las facturas y los clientes verán que el trabajo hecho, pero no podrán acceder ni descargar sus formularios hasta que paguen por tu trabajo.

Firma electrónica de formularios 8879 y otros formularios fiscales.

A continuación puede ver la forma más rápida de obtener una firma de su cliente:

Utiliza nuestros trucos para que este proceso no te suponga ningún problema:

• Para los formularios 8879 que requieren autenticación basada en el conocimiento (KBA), TaxDome solicitar una firma IRS( esto tendrá un costo de 1 dólar por firmante).
• Para gestionar múltiples firmantes , como una familia, no es necesario añadir al cónyuge como contacto, pero sí se requiere una dirección de correo electrónico independiente .
• Vincula el documento pendiente de firma a tu trabajo: la autoavanzar se activará una vez que se haya firmado el documento.
• Puedes utilizar las plantillas de firma para añadir rápidamente campos para formularios comunes.

Entregar las declaraciones de impuestos completadas.

Una vez preparada la declaración, debes enviársela a tu cliente para que la revise, la firme y realice el pago. TaxDome dos formas de gestionar esto:

• cargar una revisión rápida: con la computador TaxDome computador , puedes cargar directamente desde tu software de preparación de impuestos o cualquier programa que tenga una función de impresión. Solo tienes que utilizar TaxDome impresora y vincular el cargado al trabajo correspondiente trabajo que tu responsable pueda encontrarlo fácilmente.

• Crea paquetes de entrega de declaraciones de impuestos: para ofrecer una experiencia más pulida al cliente, crea un paquete de entrega de declaraciones de impuestos que incluya:

  • Una introducción que explica lo que el cliente debe hacer.
  • Resúmenes de declaraciones de impuestos con explicaciones en lenguaje sencillo sobre reembolsos, importes adeudados y plazos de pago.
  • Páginas agrupadas que destacan los formularios más importantes (1040, comprobantes de pago, etc.).
  • Solicitudes de firma integradas directamente en la declaración
  • Facturas vinculadas (opcional) que bloquean la devolución hasta que se paguen.

El cliente recibe todo en un paquete con la marca y con un flujo claro paso a paso. Puedes configurar recordatorios de pago automáticos basados en las fechas de vencimiento, y los clientes pueden revisar, firmar y pagar todo desde tu portal o aplicación móvil.

Realiza un seguimiento del estado de finalización en tiempo real y observa el progreso del cliente a lo largo del flujo de trabajo de entrega de la declaración de impuestos.