💸 Preparación de impuestos: Configurar procesos en TaxDome
Aquí, le diremos cómo configurar sus procesos de preparación de impuestos en TaxDome: cómo incorporar nuevos clientes con facilidad, tratar con extensiones utilizando automatizaciones, obtener firmas electrónicas para 8879s en un instante, y mucho más.
Cubierto aquí:
- Automatizar y delegar tareas rutinarias
- Incorporación de nuevos clientes: buenas prácticas
- Mantenga un proyecto separado para leads/prospectos
- Incorpore nuevos clientes en su proyectos habitual utilizando etiquetas y las condiciones
- Gestionar las prórrogas
- Establecer la facturación y los pagos
- Firma electrónica de 8879 y otros formularios fiscales
- Gestione sus declaraciones de la renta
Automatizar y delegar tareas rutinarias
Cuantas más tareas automatice, más clientes podrá atender. Tenemos consejos útiles (basados en la experiencia de sus colegas) sobre cómo:
- Automatice las tareas repetitivas relacionadas con la comunicación(mensajería, solicitud de documentos, envío de facturas, etc.)
- Delegar tareas en administrador (como trabajar con cuentas de clientes y realizar auditorías internas programadas periódicamente).
Tareas repetidas relacionadas con la comunicación
Estas tareas cotidianas pueden asignarse a TaxDome en sólo 3 pasos:
- Anote lo que ya hace
- Busque tareas que se repitan
- Cree proyectos para cada uno de sus procesos y utilice automatizaciones para las tareas rutinarias
No es necesario que lo haga desde cero: empiece por nuestro Marketplace con plantillas para distintos tipos de servicios. Todas las plantillas que ofrecemos son totalmente editables, por lo que puedes modificarlas para adaptarlas a tus necesidades:
- Declaración de la renta 1040 proyecto (del seminario web)
- 1120S - S-Corp Declaración de la renta
- 1120 - Declaración del impuesto de sociedades
- 1065 - Declaración del impuesto sobre la renta de sociedades
administrador tareas
En primer lugar, anota todas tus tareas en administrador . Considera la posibilidad de contratar a alguien para la función administrador para liberar tu valioso tiempo.
A continuación, añada un miembro del equipo con un rol de administrador para realizar diversas tareas administrativas: comprobar etiquetas, asignar miembros del equipo a cuentas, comprobar la disponibilidad de proyecto dentro del equipo, realizar un seguimiento de las horas de trabajo de su equipo, etc.
Incorporación de nuevos clientes: buenas prácticas
Dependiendo de su página web empresa, puede tener diferentes procesos para incorporar nuevos clientes. Le sugerimos las dos opciones siguientes (elija la que más le convenga):
- Mantenga un proyecto separado para leads/prospectos
- Incorpore nuevos clientes en su proyectos habitual utilizando etiquetas y las condiciones
Mantenga un proyecto separado para leads/prospectos
La primera opción es tener un proyecto separado para sus clientes potenciales y trasladarlos a su proyecto habitual una vez que se conviertan en clientes.
Puede añadir nuevos clientes a su flujo de trabajo de esta manera:
- Realice una llamada de descubrimiento, envíe una propuesta y firme un contrato durante el proceso de generación de prospectos.
- Cuando leads se convierta en cliente, traslade su trabajo de "Prospects" proyecto a "Tax Preparation" proyecto con un solo clic, manteniendo todo en su sitio: propuestas, notas, mensajes, entradas de tiempo, etc.
Incorpore nuevos clientes en su proyectos habitual utilizando etiquetas y las condiciones
Otra forma de gestionar los nuevos clientes es añadir algunas reglas que se aplicarán sólo a las nuevas cuentas añadidas a proyectos. De esta forma, no es necesario utilizar dos proyectos.
Según las mejores prácticas de nuestros clientes, debes hacer lo siguiente:
Crear una etapa condicional para todas las cuentas etiquetadas con Nuevo clienteetiqueta. Si una cuenta está etiquetada con Nuevo clienteetiqueta, entonces la trabajo pasa a la etapa Esperando anticipo donde se añade la automatización de la factura:
- Cree automatizaciones condicionales y envíe diferentes mensajes de bienvenida a sus clientes nuevos y existentes en función de la dirección etiquetas aplicada:
- Añada laautomatización Actualizar cuenta etiquetas a la última etapa de proyecto y cambie el Nuevo cliente etiqueta por el Cliente que regresa etiqueta:
Gestionar las prórrogas
Si nos preguntas -- "¿Cuál es la mejor forma de gestionar las extensiones a través de TaxDome?" -- la respuesta es: estados de trabajo personalizados. Exploremos cómo puedes tratar las extensiones.
Si tu cliente necesita una ampliación, puedes reflejarlo en el proyecto cambiando el estado del trabajo a uno personalizado, por ejemplo, Necesita ampliación. De esta forma, el trabajo quedará en la fase actual pero visualmente diferenciado de los demás trabajos. Una vez que esté listo para continuar dentro del flujo común, cambia el estado personalizado a Activo, y ya está. Puede hacerse manualmente o automáticamente cuando se complete una tarea específica.
Establecer la facturación y los pagos
Consejo Conecte su proveedor de pagos para poder recibir dinero directamente a través de TaxDome.
El proceso de facturación depende de lo que funcione mejor para usted y sus clientes.
Elija una de las siguientes opciones o utilice ambas para clientes diferentes:
Facture a sus nuevos clientes antes de que finalice la trabajo . Puedes enviar una factura junto con una carta de compromiso. Una vez que el cliente firma la propuesta, trabajo pasa a la siguiente fase y la factura se envía automáticamente junto con un mensaje en el que se le indica que debe pagar antes de que empieces el trabajo.
- Facture a sus clientes de confianza una vez finalizado el trabajo en trabajo . Puede bloquear las devoluciones preparadas a las facturas y los clientes verán que el trabajo está hecho, pero no podrán acceder o descargar sus formularios hasta que paguen por su trabajo.
Firma electrónica de 8879 y otros formularios fiscales
A continuación puede ver la forma más rápida de obtener una firma de su cliente:
Utiliza nuestros trucos para que este proceso no te suponga ningún problema:
- Para los formularios 8879 que requieren autenticación basada en el conocimiento (KBA), TaxDome puede solicitar una firma conforme a IRS(costará 1 $ por firmante).
- Para tratar con varios firmantes, como una familia, no necesitas añadir a un cónyuge como contacto, pero se requiere una dirección de correo electrónico independiente.
- Vincule el documento pendiente de firma a su sitio trabajo: la funciónautoavanzar se activará una vez firmado el documento.
- Puede utilizar las plantillas de firma para añadir rápidamente campos a los formularios habituales
Gestione sus declaraciones de impuestos
Una vez preparada la declaración, es posible que tenga que cargar enviarlo a TaxDome para que lo revise el gestor y lo apruebe el cliente.
Con la aplicaciónTaxDome computador , puede hacerlo directamente desde su software de preparación de impuestos o desde cualquier programa que tenga una función de impresión. Sólo tiene que utilizar TaxDome como impresora y vincular el documento cargado a la correspondiente trabajo para que tu gestor pueda encontrarlo fácilmente.