💸 Preparación de impuestos: Configurar procesos en TaxDome

Aquí, le diremos cómo configurar sus procesos de preparación de impuestos en TaxDome: cómo incorporar nuevos clientes con facilidad, tratar con extensiones utilizando automatizaciones, obtener firmas electrónicas para 8879s en un instante, y mucho más.

Cubierto aquí:

• Automatizar y delegar tareas rutinarias
• Tareas repetidas relacionadas con la comunicación
• administrador tareas
• Incorporación de nuevos clientes: buenas prácticas
• Mantenga un proyecto separado para leads/prospectos
• Incorpore nuevos clientes en su proyectos habitual utilizando etiquetas y las condiciones
• Gestionar las prórrogas
• Establecer la facturación y los pagos
• Firma electrónica de 8879 y otros formularios fiscales
• Gestione sus declaraciones de la renta

Automatizar y delegar tareas rutinarias

Cuantas más tareas automatice, más clientes podrá atender. Tenemos consejos útiles (basados en la experiencia de sus colegas) sobre cómo:

• Automatice las tareas repetitivas relacionadas con la comunicación(mensajería, solicitud de documentos, envío de facturas, etc.)
• Delegar tareas en administrador (como trabajar con cuentas de clientes y realizar auditorías internas programadas periódicamente).

Tareas repetidas relacionadas con la comunicación

Estas tareas cotidianas pueden asignarse a TaxDome en sólo 3 pasos:

1. Anote lo que ya hace
2. Busque tareas que se repitan
3. Cree proyectos para cada uno de sus procesos y utilice automatizaciones para las tareas rutinarias

No es necesario que lo haga desde cero: empiece por nuestro Marketplace con plantillas para distintos tipos de servicios. Todas las plantillas que ofrecemos son totalmente editables, por lo que puedes modificarlas para adaptarlas a tus necesidades: 

• Declaración de la renta 1040 proyecto (del seminario web)
• 1120S - S-Corp Declaración de la renta
• 1120 - Declaración del impuesto de sociedades
• 1065 - Declaración del impuesto sobre la renta de sociedades

administrador tareas

En primer lugar, anota todas tus tareas en administrador . Considera la posibilidad de contratar a alguien para la función administrador para liberar tu valioso tiempo.

A continuación, añada un miembro del equipo con un rol de administrador para realizar diversas tareas administrativas: comprobar etiquetas, asignar miembros del equipo a cuentas, comprobar la disponibilidad de proyecto dentro del equipo, realizar un seguimiento de las horas de trabajo de su equipo, etc.

Incorporación de nuevos clientes: buenas prácticas

Dependiendo de su página web empresa, puede tener diferentes procesos para incorporar nuevos clientes. Le sugerimos las dos opciones siguientes (elija la que más le convenga):

• Mantenga un proyecto separado para leads/prospectos
• Incorpore nuevos clientes en su proyectos habitual utilizando etiquetas y las condiciones

Mantenga un proyecto separado para leads/prospectos

La primera opción es tener un proyecto separado para sus clientes potenciales y trasladarlos a su proyecto habitual una vez que se conviertan en clientes.

Puede añadir nuevos clientes a su flujo de trabajo de esta manera:

1. Realice una llamada de descubrimiento, envíe una propuesta y firme un contrato durante el proceso de generación de prospectos.
2. Cuando leads se convierta en cliente, traslade su trabajo de "Prospects" proyecto a "Tax Preparation" proyecto con un solo clic, manteniendo todo en su sitio: propuestas, notas, mensajes, entradas de tiempo, etc.

Incorpore nuevos clientes en su proyectos habitual utilizando etiquetas y las condiciones

Otra forma de gestionar los nuevos clientes es añadir algunas reglas que se aplicarán sólo a las nuevas cuentas añadidas a proyectos. De esta forma, no es necesario utilizar dos proyectos.

Según las mejores prácticas de nuestros clientes, debes hacer lo siguiente:

• Crear una etapa condicional para todas las cuentas etiquetadas con Nuevo clienteetiqueta. Si una cuenta está etiquetada con Nuevo clienteetiqueta, entonces la trabajo pasa a la etapa Esperando anticipo donde se añade la automatización de la factura:

• Cree automatizaciones condicionales y envíe diferentes mensajes de bienvenida a sus clientes nuevos y existentes en función de la dirección etiquetas aplicada:

• Añada laautomatización Actualizar cuenta etiquetas a la última etapa de proyecto y cambie el Nuevo cliente etiqueta por el Cliente que regresa etiqueta:

Gestionar las prórrogas

Si nos pregunta: "¿Cuál es la mejor manera de gestionar las extensiones a través de TaxDome?", la respuesta es: depende. -- la respuesta es: depende. Exploremos cómo puedes tratar las extensiones.

• Cree una extensión independiente proyecto. Cuando un cliente necesite una prórroga, puedes moverla a otro proyecto. Y luego puede volver a moverla a la anterior proyecto cuando el cliente esté listo para presentarla.

• O cree una etapa condicional en su preparación de impuestos proyecto. Si su cliente necesita una prórroga, puede aplicar la Ext necesaria etiqueta a su cuenta. Los clientes entran en esta etapa sólo si están etiquetados, entonces se mueven más abajo en proyecto. De lo contrario, se saltan la etapa.

Establecer la facturación y los pagos

Consejo Conecte su proveedor de pagos para poder recibir dinero directamente a través de TaxDome.

El proceso de facturación depende de lo que funcione mejor para usted y sus clientes.

Elija una de las siguientes opciones o utilice ambas para clientes diferentes:

• Facture a sus nuevos clientes antes de que finalice la trabajo . Puedes enviar una factura junto con una carta de compromiso. Una vez que el cliente firma la propuesta, trabajo pasa a la siguiente fase y la factura se envía automáticamente junto con un mensaje en el que se le indica que debe pagar antes de que empieces el trabajo.

• Facture a sus clientes de confianza una vez finalizado el trabajo en trabajo . Puede bloquear las devoluciones preparadas a las facturas y los clientes verán que el trabajo está hecho, pero no podrán acceder o descargar sus formularios hasta que paguen por su trabajo.

Firma electrónica de 8879 y otros formularios fiscales

A continuación puede ver la forma más rápida de obtener una firma de su cliente:

Utiliza nuestros trucos para que este proceso no te suponga ningún problema:

• Para los formularios 8879 que requieren autenticación basada en el conocimiento (KBA), TaxDome puede solicitar una firma conforme a IRS(costará 1 $ por firmante).
• Para tratar con varios firmantes, como una familia, vincúlelos a una cuenta
• Vincule el documento pendiente de firma a su sitio trabajo: la funciónautoavanzar se activará una vez firmado el documento.
• Puede utilizar las plantillas de firma para añadir rápidamente campos a los formularios habituales

Gestione sus declaraciones de impuestos

Una vez preparada la declaración, es posible que tenga que cargar enviarlo a TaxDome para que lo revise el gestor y lo apruebe el cliente.

Con la aplicaciónTaxDome computador , puede hacerlo directamente desde su software de preparación de impuestos o desde cualquier programa que tenga una función de impresión. Sólo tiene que utilizar TaxDome como impresora y vincular el documento cargado a la correspondiente trabajo para que tu gestor pueda encontrarlo fácilmente.