💸 Preparación de Impuestos: Configurar procesos en TaxDome

Aquí, le diremos cómo configurar sus procesos de preparación de impuestos en TaxDome: cómo incorporar nuevos clientes con facilidad, tratar con extensiones utilizando automatizaciones, obtener firmas electrónicas para 8879s en un instante, y mucho más.

Explicamos aquí:

• Automatizar y delegar tareas rutinarias
• Tareas repetidas relacionadas con la comunicación
• administrador tareas
• Incorporación de nuevos clientes: buenas prácticas
• Mantenga un proyecto separado para leads/prospects
• Incorpore nuevos clientes en su proyectos habitual utilizando etiquetas y las condiciones
• Gestionar las prórrogas
• Establecer la facturación y los pagos
• Firma electrónica de 8879 y otros formularios fiscales
• Gestione sus declaraciones de la renta

Automatizar y delegar tareas rutinarias

Cuantas más tareas automatice, más clientes podrá atender. Tenemos consejos útiles (basados en la experiencia de sus colegas) sobre cómo:

• Automatice las tareas repetitivas relacionadas con la comunicación(mensajería, solicitud de documentos, envío de facturas, etc.)
• Delegar tareas en administrador (como trabajar con cuentas de clientes y realizar auditorías internas programadas periódicamente).

Tareas repetidas relacionadas con la comunicación

Estas tareas cotidianas pueden asignarse a TaxDome en sólo 3 pasos:

1. Anote lo que ya hace
2. Busque tareas que se repitan
3. Cree proyectos para cada uno de sus procesos y utilice automatizaciones para las tareas rutinarias

No necesita hacerlo desde cero: empiece por nuestra biblioteca con proyectos para distintos tipos de servicios. Todas las plantillas que ofrecemos son totalmente editables, así que puedes modificarlas para adaptarlas a tus necesidades: 

• ES (US) 1040 - Prepárese para la temporada de impuestos Webinar Dic 8 2022 (mejores prácticas) 
• 1040 - Declaración del impuesto sobre la renta de las personas físicas 
• 1065 - Declaración del impuesto sobre la renta de sociedades 
• 1120 - Declaración del impuesto de sociedades 
• 1120S - S-Corp Declaración de la renta

administrador tareas

En primer lugar, anota todas tus tareas en administrador . Considera la posibilidad de contratar a alguien para la función administrador para liberar tu valioso tiempo.

A continuación, añada un miembro del equipo con un rol de administrador para realizar diversas tareas administrativas: comprobar etiquetas, asignar miembros del equipo a cuentas, comprobar la disponibilidad de proyecto dentro del equipo, realizar un seguimiento de las horas de trabajo de su equipo, etc.

Incorporación de nuevos clientes: buenas prácticas

Dependiendo de su página web empresa, puede tener diferentes procesos para incorporar nuevos clientes. Le sugerimos las dos opciones siguientes (elija la que más le convenga):

• Mantenga un proyecto separado para leads/prospects
• Incorpore nuevos clientes en su proyectos habitual utilizando etiquetas y las condiciones

Mantenga un proyecto separado para leads/prospects

La primera opción es tener un proyecto separado para sus clientes potenciales y trasladarlos a su proyecto habitual una vez que se conviertan en clientes.

Recomendamos usar nuestra plantilla de prospectos proyecto del curso Cómo Automatizar su Academia flujo de trabajo (también puede copiarla de nuestra biblioteca). De esta forma añadirás nuevos clientes a tu flujo de trabajo :

1. Realice una llamada de descubrimiento, envíe una propuesta y firme un contrato durante el proceso de generación de prospectos.
2. Cuando los clientes potenciales se conviertan en clientes, traslade su trabajo de "Prospects" proyecto a "Tax Preparation" proyecto con un solo clic, manteniendo todo en su sitio: contratos, notas, mensajes, entradas de tiempo, etc.

Incorpore nuevos clientes en su proyectos habitual utilizando etiquetas y las condiciones

Otra forma de gestionar los nuevos clientes es añadir algunas reglas que se aplicarán sólo a las nuevas cuentas añadidas a proyectos. De esta forma, no es necesario utilizar dos proyectos.

Según las mejores prácticas de nuestros clientes, debes hacer lo siguiente:

• Crear una etapa condicional para todas las cuentas etiquetadas con Nuevo clienteetiqueta. Si una cuenta está etiquetada con Nuevo clienteetiqueta, entonces la trabajo pasa a la etapa Esperando anticipo donde se añade la automatización de la factura:

• Cree automatizaciones condicionales y envíe diferentes mensajes de bienvenida a sus clientes nuevos y existentes en función de la dirección etiquetas aplicada:

• Añada laautomatización Actualizar cuenta etiquetas a la última etapa de proyecto y cambie el Nuevo cliente etiqueta por el Cliente que regresa etiqueta:

Gestionar las prórrogas

Si nos pregunta: "¿Cuál es la mejor manera de gestionar las extensiones a través de TaxDome?", la respuesta es: depende. -- la respuesta es: depende. Exploremos cómo puedes tratar las extensiones.

• Cree una extensión independiente proyecto. Cuando un cliente necesite una prórroga, puedes moverla a otro proyecto. Y luego puede volver a moverla a la anterior proyecto cuando el cliente esté listo para presentarla .

• O cree una etapa condicional en su preparación de impuestos proyecto. Si su cliente necesita una prórroga, puede aplicar la Ext necesaria etiqueta a su cuenta. Los clientes entran en esta etapa sólo si están etiquetados, entonces se mueven más abajo en proyecto. De lo contrario, se saltan la etapa.

Establecer la facturación y los pagos

Consejo Conecte su proveedor de pagos para poder recibir dinero directamente a través de TaxDome.

El proceso de facturación depende de lo que funcione mejor para usted y sus clientes.

Elija una de las siguientes opciones o utilice ambas para clientes diferentes:

• Facture a sus nuevos clientes antes de que finalice la trabajo . Puedes enviar una factura junto con una carta de compromiso. Una vez que el cliente firma el contrato, trabajo pasa a la siguiente fase y la factura se envía automáticamente junto con un mensaje en el que se le indica que debe pagar antes de que empieces el trabajo.

• Facture a sus clientes de confianza una vez finalizado el trabajo en trabajo . Puede bloquear las devoluciones preparadas a las facturas y los clientes verán que el trabajo está hecho, pero no podrán acceder o descargar sus formularios hasta que paguen por su trabajo.

Firma electrónica de 8879 y otros formularios fiscales

A continuación puede ver la forma más rápida de obtener una firma de su cliente:

Utiliza nuestros trucos para que este proceso no te suponga ningún problema:

• Para los formularios 8879 que requieren autenticación basada en el conocimiento (KBA), TaxDome puede solicitar una firma compatible con el IRS (esto costará 1 $ por firmante).
• Para tratar con varios firmantes, como una familia, vincúlelos a una cuenta
• Vincule el documento pendiente de firma a su sitio trabajo: la funciónautoavanzar se activará una vez firmado el documento.
• Puede utilizar las plantillas de firma para añadir rápidamente campos a los formularios habituales

Gestione sus declaraciones de impuestos

Una vez preparada la declaración, es posible que tenga que cargar enviarlo a TaxDome para que lo revise el gestor y lo apruebe el cliente.

Con la aplicaciónTaxDome computador , puede hacerlo directamente desde su software de preparación de impuestos o desde cualquier programa que tenga una función de impresión. Sólo tiene que utilizar TaxDome como impresora y vincular el documento cargado a la correspondiente trabajo para que tu gestor pueda encontrarlo fácilmente.