Configura los procesos de preparación de impuestos en TaxDome

Aquí, le diremos cómo configurar sus procesos de preparación de impuestos en TaxDome: cómo incorporar nuevos clientes con facilidad, tratar con extensiones utilizando automatizaciones, obtener firmas electrónicas para 8879s en un instante, y mucho más.

Automatizar y delegar tareas rutinarias

Cuantas más tareas automatice, más clientes podrá atender. Tenemos consejos útiles (basados en la experiencia de sus colegas) sobre cómo:

• Automate repeated tasks related to communication ( messaging , requesting documents , sending invoices , etc.)
• Delegate admin tasks (such as working with client accounts and conducting regularly scheduled internal audits)

Tareas repetidas relacionadas con la comunicación

These everyday routine tasks can be assigned to TaxDome just in 3 steps: Write down what you already do Look for tasks that repeat - Create pipelines for each of your processes and use automations for routine tasks

You don’t need to do it from scratch – start from our Marketplace with templates for different types of services. All of the templates we provide are fully editable , so you can change them to fit your needs: 

• Declaración de la renta 1040 proyecto (del seminario web)
• 1120S - S-Corp Declaración de la renta
• 1120 - Declaración del impuesto de sociedades
• 1065 - Declaración del impuesto sobre la renta de sociedades

administrador tareas

En primer lugar, anota todas tus tareas en administrador . Considera la posibilidad de contratar a alguien para la función administrador para liberar tu valioso tiempo.

Then add a team member with a role of an admin to do various administrative tasks: check tags, assign team members to accounts, check pipeline availability inside the team, track your team’s working hours, etc.

Incorporación de nuevos clientes: buenas prácticas

Dependiendo de su página web empresa, puede tener diferentes procesos para incorporar nuevos clientes. Le sugerimos las dos opciones siguientes (elija la que más le convenga):

• Mantenga un proyecto separado para leads/prospectos
• Onboard new clients in your usual pipelines using tags and conditions

Mantenga un proyecto separado para leads/prospectos

La primera opción es tener un proyecto separado para tus clientes potenciales y trasladarlos a tu proyecto habitual una vez que se conviertan en clientes. De esta forma puedes añadir nuevos clientes a tu flujo de trabajo :

• Haz una llamada de descubrimiento, enviar una propuesta y firmar un contrato durante el proceso de generación de clientes potenciales. Cuando leads se conviertan en clientes, traslada su trabajo del proyecto "Clientes potenciales" al proyecto "Preparación de impuestos" con un solo clic, manteniendo todo en su sitio: propuestas, notas, mensajes, entradas de tiempo, etc.

  

Incorpore nuevos clientes en su proyectos habitual utilizando etiquetas y las condiciones

Otra forma de gestionar los nuevos clientes es añadir algunas reglas que se aplicarán sólo a las nuevas cuentas añadidas a los proyectos. De esta forma, no necesitas utilizar dos proyectos. Según las mejores prácticas de nuestros clientes, deberías hacer lo siguiente:

• Create a conditional stage for all accounts tagged with the New client tag. If an account is tagged with the  New client tag, then the job moves to the Waiting for retainer stage where the invoice automation is added:

• Create conditional automations and send different welcome messages to your new and existing clients based on the tags applied:

• Add the Update account tags automation to the last stage of the pipeline and change the New client tag to the Returning client tag:

Gestionar las prórrogas

If you ask us — “What’s the best way of handling extensions via TaxDome?” — the answer is: custom job statuses . Let’s explore how you can deal with extensions.

Si tu cliente necesita una ampliación, puedes reflejarlo en el proyecto cambiando el estado del trabajo a uno personalizado, por ejemplo, Necesita ampliación. De esta forma, el trabajo quedará en la fase actual pero visualmente diferenciado de los demás trabajos. Una vez que esté listo para continuar dentro del flujo común, cambia el estado personalizado a Activo, y ya está. Puede hacerse manualmente o automáticamente cuando se complete una tarea específica.  

Establecer la facturación y los pagos

Consejo

Conecta tu proveedor de pagos para poder recibir dinero directamente a través de TaxDome.

El proceso de facturación depende de lo que funcione mejor para ti y tus clientes. Elige una de las siguientes opciones o utiliza ambas para clientes diferentes:

• Invoice your new clients before the job is done. You may send an invoice along with an engagement letter . Once the client signs the proposal, the job is moved to the next stage , and the invoice is automatically sent along with a message that they need to pay before you start the work.

• Invoice your trusted clients after the job is done. You can lock prepared returns to invoices and clients will see that the job is done, but they wont’ be able to access or download their forms until they pay for your work.

Firma electrónica de 8879 y otros formularios fiscales

A continuación puede ver la forma más rápida de obtener una firma de su cliente:

Utiliza nuestros trucos para que este proceso no te suponga ningún problema:

• For Forms 8879 requiring knowledge-based authentication (KBA), TaxDome can request an IRS-compliant signature (this will cost $1 per signer)
• To deal with multiple signers such as a family, you don’t need to add a spouse as a contact, but the separate email address is required .
• Link the document that is pending signature to your job: the automove feature will be triggered once the document is signed
• You can use the signature templates to quickly add fields for common forms

Gestione sus declaraciones de impuestos

Once your return is prepared, you may need to upload it to TaxDome for manager’s review and client approval .

With the TaxDome Desktop App , you can do it right from you tax preparation software or any program that has a print feature. Just use TaxDome as a printer and link the uploaded document to the appropriate Job so that your manager can easily find it.

Comparte

Enlace copiado