Todo sobre el correo electrónico

Con la función de correo electrónico, no necesitarás utilizar Gmail ni ninguna aplicación de terceros mientras trabajas. La sincronización del correo electrónico conecta tu cuenta de correo electrónico con TaxDome mantener todos tus TaxDome en un solo lugar y mejorar tu comunicación con los clientes.

El correo electrónico en TaxDome un vistazo

El correo electrónico en TaxDome una función integrada y segura que te permite enviar mensajes desde tu cuenta de correo electrónico y ver la correspondencia de tus clientes directamente en el TaxDome . El sistema funciona sincronizando tu proveedor de correo electrónico actual ( Gmail, Outlook, Microsoft 365, etc.) con TaxDome de crear un sistema de correo electrónico independiente.

Una vez sincronizada, toda la correspondencia con los clientes se recopila automáticamente en una única ubicación centralizada. Puedes acceder a ella desde el perfil de cada cliente o desde la página global de Comunicaciones. Esto significa que, independientemente de qué miembro del equipo se comunique con un cliente, se puede acceder a todos los intercambios de correo electrónico a través de la bandeja de entrada específica de cada cliente. Este sistema centralizado garantiza una visibilidad total de todas las comunicaciones con los clientes para todo tu equipo.

Esto es lo que puedes hacer con el correo electrónico en TaxDome:

• Envío individual y masivo: envía un correo electrónico a un cliente concreto o llega a muchos clientes a la vez cuando necesites enviar el mismo mensaje a un grupo más amplio.
• Templates and personalization: Build email templates with shortcodes so each client receives a tailored message without you rewriting it.
• Envío programado: programa el envío de un correo electrónico para que se envíe en una fecha futura; esto resulta útil para planificar en función de los plazos o el horario comercial.

¿Qué es la sincronización del correo electrónico?

La sincronización del correo electrónico es la tecnología subyacente que hace que la funcionalidad del correo electrónico funcione en TaxDome. Se trata de una conexión bidireccional entre tu proveedor de correo electrónico y TaxDome :

• Importa los correos electrónicos de los clientes desde la bandeja de entrada de tu proveedor a TaxDome.
• Envía correos electrónicos desde TaxDome tu cuenta de correo electrónico.
• Mantiene la sincronización para que los correos electrónicos aparezcan en ambos sistemas.
• Organiza los mensajes automáticamente por perfil de cliente.

Cada miembro del equipo sincroniza su cuenta de correo electrónico individual con TaxDome. TaxDome los principales proveedores de correo electrónico y ofrece una configuración optimizada para Gmail, Outlook y Microsoft 365.

Nota

Después de la sincronización, solo las conversaciones con tus clientes de la lista TaxDome se transferirán a la TaxDome . No se podrá acceder a otros correos electrónicos de los buzones de correo de los empleados desde el portal.

Cómo la integración del correo electrónico cambia tu flujo de trabajo

Cómo funciona la integración del correo electrónico

El sistema de sincronización de correo electrónico funciona a través de una conexión segura entre tu proveedor de correo electrónico y TaxDome:

Para los correos electrónicos entrantes:

1. El cliente envía un correo electrónico a la dirección empresa tu empresa .

2. El correo electrónico llega a la bandeja de entrada de tu proveedor (Gmail, Outlook, etc.).

3. TaxDome copia TaxDome el correo electrónico.

4. El sistema empareja al remitente con un perfil de cliente.

5. El correo electrónico aparece en la pestaña Correo electrónico de ese cliente.

6. Los miembros del equipo con acceso al cliente pueden verlo e interactuar con él.

Para los correos electrónicos salientes:

1. Los miembros del equipo redactan correos electrónicos en TaxDome su propia dirección de correo electrónico sincronizada o en nombre de otro miembro del equipo (si se les ha delegado esta tarea).

2. El correo electrónico se envía a través de tu cuenta sincronizada con el proveedor.

3. El correo electrónico aparece en la bandeja de entrada habitual del cliente.

4. La copia permanece en TaxDome el perfil del cliente.

Esta arquitectura te garantiza que conservarás tu dirección de correo electrónico y tu infraestructura actuales, al tiempo que obtendrás las ventajas organizativas TaxDome.

Nota

Los correos electrónicos archivados y los correos electrónicos de la carpeta de elementos eliminados siguen existiendo en TaxDome existiendo en tu buzón de correo electrónico. Una vez eliminados de forma permanente, también se eliminarán de TaxDome.

¿Quién necesita sincronizar?

La sincronización del correo electrónico solo es necesaria para los miembros del equipo que vayan a enviar correos desde su propia dirección de correo. Si un miembro del equipo solo va a enviar correos en nombre de otros (utilizando la dirección de correo de otra persona), no es necesario que sincronice su propio correo; en su lugar, la persona cuya dirección de correo vaya a utilizar debe activar la opción «Permitir que otros envíen desde mi correo ».

Sincroniza tu correo electrónico si:

• Envía o recibe correos electrónicos de clientes desde tu propia dirección de correo electrónico.
• Quieres que los clientes vean tu dirección de correo electrónico como remitente
• Necesidad de recibir notificaciones por correo electrónico en TaxDome

No es necesario sincronizar si:

• Solo enviar correos electrónicos en nombre de otros miembros del equipo.
• No te comuniques directamente con los clientes por correo electrónico.

Nota

Cada dirección de correo electrónico solo se puede sincronizar con un TaxDome . Las sincronizaciones duplicadas se desconectarán automáticamente.

Notificaciones por correo electrónico

Cada vez que un cliente envía un nuevo correo electrónico a tu empresa responde a una cadena de correos electrónicos existente, los miembros del equipo que tienen acceso a la cuenta de ese cliente reciben una notificación en su Inbox+ . Para ver el correo electrónico más reciente y responderlo, haz clic en Ir a….

Nota

Puedes recibir notificaciones de todos los mensajes nuevos de los clientes a los que tienes acceso o limitarlas solo a los hilos asignados . Obtén más información sobre cómo cambiar tus preferencias de notificación .

Acceso y permisos

El correo electrónico en TaxDome tu estructura de control de acceso existente. Los correos electrónicos se pueden enviar mediante:

• empresa propietarios
• empresa
• Miembros del equipo con derechos de acceso para ver todas las cuentas o asignados a la cuenta.

Los miembros del equipo solo ven los correos electrónicos de los clientes a los que tienen acceso, lo que permite mantener los límites de información adecuados dentro de tu empresa.

Automatiza procesos mediante el correo electrónico

El correo electrónico se puede automatizar mediante proyecto . Esto significa que el correo electrónico se envía automáticamente al cliente en el momento en que un trabajo la fase especificada.

Situaciones habituales de automatización —por ejemplo, en un proceso típico de la declaración de la renta (formulario 1040):

• Bienvenido al portal
• Saludar a los clientes que vuelven
• Notificación de que un responsable está revisando los documentos recibidos.
• Completar con éxito la declaración de la renta
• Solicitud para evaluar la calidad del trabajo

Vista del cliente

Desde el punto de vista de tus clientes, no cambia nada en cuanto al uso del correo electrónico. Los clientes reciben los correos electrónicos enviados desde TaxDome en sus bandejas de entrada habituales, no en el portal TaxDome . Responden a los correos electrónicos como lo harían normalmente, utilizando su aplicación de correo electrónico preferida.

Esta transparencia significa que los clientes no necesitan aprender un nuevo sistema ni cambiar sus hábitos de comunicación. Las ventajas organizativas del TaxDome benefician por completo a tu empresa.

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