Correo electrónico: Visión general

Con la función de correo electrónico, no necesitarás utilizar Gmail ni ninguna aplicación de terceros mientras trabajas. La sincronización del correo electrónico conecta tu cuenta de correo electrónico con TaxDome mantener todos tus TaxDome en un solo lugar y mejorar tu comunicación con los clientes.

¿Qué es el correo electrónico en TaxDome?

El correo electrónico en TaxDome una función integrada y segura que te permite enviar mensajes desde tu cuenta de correo electrónico y ver la correspondencia de tus clientes directamente en el TaxDome . El sistema funciona sincronizando tu proveedor de correo electrónico actual ( Gmail, Outlook, Microsoft 365, etc.) con TaxDome de crear un sistema de correo electrónico independiente.

Una vez sincronizada, toda la correspondencia con los clientes se recopila automáticamente en una ubicación centralizada, a la que puedes acceder desde el perfil de cada cliente o desde la página global de Comunicaciones. Esto significa que, independientemente del miembro del equipo que se comunique con un cliente, todos los intercambios de correo electrónico son accesibles a través de la bandeja de entrada específica del cliente. Este sistema centralizado garantiza una visibilidad completa de todas las comunicaciones con los clientes en todo tu equipo.

¿Qué es la sincronización del correo electrónico?

La sincronización del correo electrónico es la tecnología subyacente que hace que la funcionalidad del correo electrónico funcione en TaxDome. Se trata de una conexión bidireccional entre tu proveedor de correo electrónico y TaxDome :

• Importa los correos electrónicos de los clientes desde la bandeja de entrada de tu proveedor a TaxDome.
• Envía correos electrónicos desde TaxDome tu cuenta de correo electrónico.
• Mantiene la sincronización para que los correos electrónicos aparezcan en ambos sistemas.
• Organiza los mensajes automáticamente por perfil de cliente.

Cada miembro del equipo sincroniza su cuenta de correo electrónico individual con TaxDome. TaxDome los principales proveedores de correo electrónico y ofrece una configuración optimizada para Gmail, Outlook y Microsoft 365.

Nota

Después de la sincronización, solo las conversaciones con tus clientes de la lista TaxDome se transferirán a la TaxDome . No se podrá acceder a otros correos electrónicos de los buzones de correo de los empleados desde el portal.

Por qué TaxDome sincronizar el correo electrónico con TaxDome

La sincronización del correo electrónico transforma la forma en que empresas de contabilidad empresas la comunicación con los clientes. Esto es lo que cambia cuando sincronizas:

Cómo funciona la sincronización del correo electrónico

El sistema de sincronización de correo electrónico funciona a través de una conexión segura entre tu proveedor de correo electrónico y TaxDome:

Para los correos electrónicos entrantes:

1. El cliente envía un correo electrónico a la dirección empresa tu empresa .

2. El correo electrónico llega a la bandeja de entrada de tu proveedor (Gmail, Outlook, etc.).

3. TaxDome copia TaxDome el correo electrónico.

4. El sistema empareja al remitente con un perfil de cliente.

5. El correo electrónico aparece en la pestaña Correo electrónico de ese cliente.

6. Los miembros del equipo con acceso al cliente pueden verlo e interactuar con él.

Para los correos electrónicos salientes:

1. Los miembros del equipo redactan correos electrónicos en TaxDome su propia dirección de correo electrónico sincronizada o en nombre de otro miembro del equipo (si se les ha delegado esta tarea).

2. El correo electrónico se envía a través de tu cuenta sincronizada con el proveedor.

3. El correo electrónico aparece en la bandeja de entrada habitual del cliente.

4. La copia permanece en TaxDome el perfil del cliente.

Esta arquitectura te garantiza que conservarás tu dirección de correo electrónico y tu infraestructura actuales, al tiempo que obtendrás las ventajas organizativas TaxDome.

Nota

Los correos electrónicos archivados y los correos electrónicos de la carpeta de elementos eliminados siguen existiendo en TaxDome existiendo en tu buzón de correo electrónico. Una vez eliminados de forma permanente, también se eliminarán de TaxDome.

¿Quién necesita sincronizar?

La sincronización del correo electrónico solo es necesaria para los miembros del equipo que vayan a enviar correos electrónicos desde su propia dirección de correo electrónico. Si un miembro del equipo solo va a enviar correos electrónicos en nombre de otras personas (utilizando la dirección de correo electrónico de otra persona), no es necesario que sincronices tu propio correo electrónico, sino que la persona cuyo correo electrónico vas a utilizar debe habilitar la opción Permitir que otros envíen desde mi correo electrónico .

Sincroniza tu correo electrónico si:

• Envía o recibe correos electrónicos de clientes desde tu propia dirección de correo electrónico.
• Quieres que los clientes vean tu dirección de correo electrónico como remitente
• Necesidad de recibir notificaciones por correo electrónico en TaxDome

No es necesario sincronizar si:

• Solo enviar correos electrónicos en nombre de otros miembros del equipo.
• No te comuniques directamente con los clientes por correo electrónico.

Una vez que todos los miembros del equipo que se comunican directamente con los clientes hayan sincronizado sus correos electrónicos, se podrá acceder a todos los intercambios de correos electrónicos a través de la bandeja de entrada específica del cliente dentro del perfil de ese cliente, independientemente del empleado que se comunique con él.

Nota

Cada dirección de correo electrónico solo se puede sincronizar con un TaxDome . Las sincronizaciones duplicadas se desconectarán automáticamente.

Propietario de la Empresa los administradores siempre pueden comprobar si la sincronización del correo electrónico está configurada para cada miembro del equipo en Configuración > Equipo y planes > Miembros del equipo.

Consejo

Para que todos los correos electrónicos de los clientes se sincronicen y se muestren correctamente en TaxDome, recomendamos activar la opción Sincronización de correo electrónico para los contactos vinculados a la cuenta del cliente. Esto garantiza que la pestaña Correo electrónico aparecerá en la cuenta del cliente. Sin embargo, esto no significa que recibirán el mensaje que enviaste en su portal TaxDome . Solo pueden ver los correos electrónicos en la bandeja de entrada de su cuenta de correo electrónico.

Acceso y permisos

El correo electrónico en TaxDome tu estructura de control de acceso existente. Los correos electrónicos se pueden enviar mediante:

• empresa propietarios
• empresa
• Miembros del equipo con derechos de acceso para ver todas las cuentas o asignados a la cuenta.

Los miembros del equipo solo ven los correos electrónicos de los clientes a los que tienen acceso, lo que permite mantener los límites de información adecuados dentro de tu empresa.

Funciones de correo electrónico

El sistema de correo electrónico TaxDomeadmite varios flujos de trabajo de comunicación:

• Individual and bulk sending: You can email an individual client or many clients at once using bulk sending . Create email content from scratch or use email templates with shortcodes to personalize messages.
• Envío programado: Programa correos electrónicos para que se envíen en una fecha futura, lo cual resulta útil para planificar la comunicación en torno a plazos o horarios comerciales.
• Automatización: Automatiza los correos electrónicos con TaxDome como parte de tu flujo de trabajo. Por ejemplo, en un proceso típico de 1040 (declaración de impuestos), el envío automatizado de correos electrónicos podría incluir:
  • Bienvenido al portal
  • Saludar a los clientes que vuelven
  • Notificación de que un responsable está revisando los documentos recibidos.
  • Completar con éxito la declaración de la renta
  • Solicitud para evaluar la calidad del trabajo

Advertencia

Para evitar errores de automatización, debes permitir a los miembros del equipo enviar correos electrónicos en tu nombre .

Notificaciones por correo electrónico

Cada vez que un cliente envía un nuevo correo electrónico a tu empresa responde a una cadena de correos electrónicos existente, los miembros del equipo que tienen acceso a la cuenta de ese cliente reciben una notificación en su Inbox+ . Para ver el correo electrónico más reciente y responderlo, haz clic en Ir a….

Nota

Puedes recibir notificaciones de todos los mensajes nuevos de los clientes a los que tienes acceso o limitarlas solo a los hilos asignados . Obtén más información sobre cómo cambiar tus preferencias de notificación .

Vista del cliente

Desde el punto de vista de tus clientes, no cambia nada en cuanto al uso del correo electrónico. Los clientes reciben los correos electrónicos enviados desde TaxDome en sus bandejas de entrada habituales, no en el portal TaxDome . Responden a los correos electrónicos como lo harían normalmente, utilizando su aplicación de correo electrónico preferida.

Esta transparencia significa que los clientes no necesitan aprender un nuevo sistema ni cambiar sus hábitos de comunicación. Las ventajas organizativas del TaxDome benefician por completo a tu empresa.

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