Facturas (Avanzado): Procesar devoluciones

Cuando emites un reembolso a un cliente, el dinero siempre se devuelve a la misma cuenta de tarjeta de crédito o débito que el cliente utilizó para realizar el pago inicial. Sigue leyendo para saber más sobre la devolución de fondos a clientes.

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Reembolsos

Un reembolso puede ser emitido por un empresa Propietario de la Empresa , administrador, o un empleado con derechos de acceso para gestionar pagos. Los pagos totales y parciales están sujetos a las mismas normas. 

Cuando reembolses pagos sin conexión, considera si quieres reembolsarlos o eliminarlos. Reembolsar es más adecuado para reembolsos reales, y borrar pagos sin conexión y añadir nuevos funciona mejor cuando quieres editar el pago. Además, recuerda que sólo puedes reembolsar los pagos sin conexión que se utilizaron para calcular los ingresos.

Atención Tenga cuidado al devolver pagos. Los reembolsos no se pueden cancelar. Si accidentalmente emites un reembolso erróneo, tendrás que crear una nueva factura, y su número será diferente.

Para devolver un pago:

1. En el perfil del cliente, vaya a Facturas > Pagos.

2. Busca el pago que deseas reembolsar y haz click en su número, o haz clic en tres puntos en el extremo derecho y selecciona Ver.

3. En la barra lateral Ver pago, haga clic en Reembolsar pago.

4. Puedes reembolsar el pago total o parcialmente. Para reembolsar sólo parte de un pago, selecciona Parcial e introduce el importe concreto. El importe total a reembolsar se mostrará a continuación. 

Si estás devolviendo un pago fuera de línea porque registraste un importe mayor del que realmente se pagó, puedes restar el importe correcto del importe del pago e introducir el resultado en el campo Importe . Esto corregirá el pago. Por ejemplo, si registraste 1000$ en lugar de 100$, puedes introducir 900$ para corregir el pago. Sin embargo, ten en cuenta que también puedes eliminar los pagos fuera de línea si te resulta más cómodo para tu registro.

5. Especifique el motivo de la devolución.

6. Por defecto, se notifica el reembolso al cliente. Si no necesitas notificar al cliente, desactiva la casilla Enviar notificación por correo electrónico al cliente .

7. Haga clic en Emitir reembolso.

8. Después de emitir un reembolso, la barra lateral del pago mostrará el importe total del reembolso en el campo Reembolsado . La sección Historial de reembolsos mostrará todos los reembolsos emitidos para este pago.

Qué ocurre cuando se emite un reembolso, según el tipo de pago:

• Pagos realizados a través de Stripe/CPA Charge: El pago se marca como reembolsado y usted resta el importe reembolsado del saldo acreedor del cliente, total o parcialmente. El cliente recibe el reembolso en la tarjeta de crédito o débito o en la cuenta bancaria que utilizó para el pago. Stripe/CPA Charge envía inmediatamente el reembolso a esa cuenta. Dependiendo del banco, tarda entre 5 y 10 días laborables en aparecer en la cuenta del cliente.
• Pagos fuera de línea: El pago se marca como reembolsado y usted resta el importe reembolsado del saldo acreedor del cliente, total o parcialmente.

Para todos los pagos, el estado de la factura asociada no cambia después del reembolso y sigue siendo "pagada". El estado del pago tampoco cambia. 

Reducción de los créditos del cliente, explicada

Cuando se emite un reembolso, lo que ocurre con los créditos del cliente depende del tipo de pago:

• Pago fuera de línea sin liquidar una factura/Pago anticipado desde el portal del cliente. Cuando crea un pago fuera de línea o su cliente realiza un prepago a través del portal del cliente, añade créditos al saldo del cliente. Por lo tanto, si necesita reembolsar dicho pago por cualquier motivo, reducirá automáticamente el saldo acreedor por el importe del reembolso. El saldo acreedor no puede ser inferior a cero.
  Ejemplo: Añade un pago fuera de línea de 100 $, lo que aumenta el saldo acreedor en 100 $. Al reembolsar el pago, el saldo se reduce en 100 $.
• El importe del pago es inferior o igual al importe de la(s) factura(s) que liquida. Cuando crea un pago para liquidar una factura, acepta el pago fuera de TaxDome o utilizando un proveedor de servicios de pago y lo registra en TaxDome. Por lo tanto, cuando lo reembolsa en TaxDome, no ocurre nada con el saldo acreedor.
  Ejemplo: Usted emite una factura de 100 $. Su cliente paga en efectivo y usted crea un pago fuera de línea de 100 $ para liquidar la factura. Cuando reembolsa el pago, el saldo acreedor no cambia porque no cambió durante el pago.
• El importe del pago es superior al importe de la(s) factura(s) que liquida. Al crear un pago fuera de línea para liquidar una factura, puede hacer que el pago sea superior al importe de la factura. El resto se añadirá al saldo del cliente. Por lo tanto, si reembolsa un pago de este tipo, elsaldo acreedor se reducirá en la cantidad añadida al saldo acreedor (lo que significa la cantidad no utilizada para liquidar la factura).
  Ejemplo: Usted emite una factura de 100 $. Su cliente paga 150 $ en efectivo y usted añade 50 $ al saldo acreedor. Cuando reembolsa la totalidad del pago en TaxDome (por lo que el importe del reembolso es de 150 $), el saldo acreedor se reduce automáticamente en 50 $ porque este importe no se utiliza para liquidar la factura.

Su historial de devoluciones

Una vez emitido el reembolso, aparecerá en la pestaña Pagos del perfil del cliente.

Haga clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del reintegro necesario y seleccione Ver. El historial de reembolsos del pago se mostrará en la parte inferior de la barra lateral Ver pago .