Realiza un seguimiento de la recepción de documentos y los plazos internos para trabajos

Mantén el orden y cumple con los plazos haciendo un seguimiento de cuándo llegan los documentos y fijando objetivos internos de finalización. En este artículo te explicamos los nuevos campos «Fecha de recepción» y «Fecha límite interna» de trabajo , y cómo usarlos de forma eficaz en tu flujo de trabajo.

¿Qué son las fechas de admisión y los plazos internos?

Los nuevos campos de fecha te ayudan a realizar un seguimiento de dos hitos importantes para tus trabajos:

• Fecha de recepción: La fecha en la que recibes realmente lo que necesitas del cliente y el trabajo realmente listo para empezar. Esto no es lo mismo que la fecha en la que trabajo creó el trabajo o la fecha en la que contactaste por primera vez con el cliente.
• Fecha límite interna: tu margen de tiempo personal antes de la fecha límite oficial, que te da tiempo para revisar el trabajo y evitar el ajetreo de última hora.

Estas fechas funcionan independientemente de los campos «Fecha de inicio » y «Fecha de vencimiento» de trabajos, lo que te permite realizar un seguimiento más detallado de flujo de trabajo tu flujo de trabajo . Ambos campos son opcionales y puedes usarlos por separado o juntos, según lo que necesites. Puedes actualizarlos tanto de forma manual como automática.

Por qué son importantes para la temporada de impuestos

La temporada de impuestos implica procesar cientos o miles de declaraciones con distintos grados de complejidad. Estos campos te ayudan a realizar un seguimiento del inicio real del trabajo productivo (cuando llegan los documentos) frente a la configuración administrativa, lo que te proporciona una visibilidad más clara de tu proyecto.

• Mejor flujo de trabajo : Saber cuándo han llegado realmente los documentos te ayuda a calcular los tiempos de tramitación reales y a estimar mejor cuánto tardarán las devoluciones similares en el futuro. Puedes identificar fácilmente qué clientes aún no han enviado los documentos (fecha de recepción en blanco) y priorizar el seguimiento en consecuencia.

• Responsabilidad interna: Establecer plazos internos antes que los plazos de los clientes crea un margen de tiempo para revisar la calidad, responder a las preguntas de los clientes y resolver las complicaciones inesperadas que suelen surgir durante la preparación de las declaraciones de impuestos. Esto reduce el riesgo de prisas de última hora que pueden dar lugar a errores o incumplimientos de plazos.

• Organización coherente: el uso de estas fechas con automatizaciones te ayuda a organizar el trabajo según el principio FIFO (primero en entrar, primero en salir), ya que cada trabajo una marca de tiempo de recepción clara. Este enfoque garantiza la equidad y el procesamiento sistemático en todo tu equipo.

¡Pronto!

Estas fechas no son solo para hacer un seguimiento, sino que son la base para el Previsor de trabajoEl sistema los utilizará para mostrar qué trabajos listos para comenzar, cuánto tiempo se espera que dure cada etapa y qué trabajos en camino frente a cuáles están en riesgo. Esto transforma los plazos en una vista predictiva de la carga de trabajo, para que puedas planificar la capacidad, adelantarte a los cuellos de botella y cumplir con los plazos de los clientes sin sorpresas.

Añade las fechas de recepción y los plazos internos a trabajos

Puedes establecer estas fechas al crear nuevos trabajos editar los ya existentes:

1. Crea un nuevo trabajo abre uno ya existente.

2. En el campo «Fecha de recepción », selecciona cuándo recibiste los documentos del cliente.

3. En el campo «Fecha límite interna», introduce tu fecha límite interna prevista.

4. Guarda los cambios.

Ambas fechas usan el mismo formato de selector de fechas que los campos «Fecha de inicio » y «Fecha de vencimiento ». Puedes establecer fechas pasadas o futuras sin restricciones, y no es necesario que las fechas sigan ningún orden concreto.

Actualizar las fechas de admisión y los plazos internos de forma masiva

Ahorra tiempo estableciendo fechas para varios trabajos mediante la edición masiva:

1. Ve a flujo de trabajo trabajos».

2. Marca las casillas que hay junto a los trabajos quieras actualizar.

3. Haz clic Editar en el menú de acciones que hay encima de la tabla.

4. En la barra lateral de edición masiva, configura la fecha de recepción y/o la fecha límite interna.

5. Haz clic en Guarda para aplicar los cambios a todos trabajos seleccionados.

La operación masiva se ejecuta en segundo plano, por lo que es posible que las fechas tarden un momento en aparecer en tu trabajo después de guardarlas.

Ver trabajos fecha de admisión y fecha límite interna

Puedes ver todas las fechas límite de entrada y internas directamente en las trabajo en la vista Kanban de tu proyecto. Esto se gestiona mediante los botones de la configuración proyecto ( están activados por defecto).

Los campos «Fecha de recepción » y «Fecha límite interna » también aparecen como columnas en tu trabajo , con opciones para ordenarlas y filtrarlas:

• Utiliza el icono de configuración situado en el encabezado de la tabla para ocultar/mostrar estas columnas o moverlas.
• Haz clic en cualquier encabezado de columna de fecha para ordenar trabajos esa fecha. Cambia entre orden ascendente (los más antiguos primero) y descendente (los más recientes primero). trabajos campos de fecha vacíos siempre aparecen al final de la lista ordenada.

Filtra trabajos fechas de admisión y de entrega interna

Para filtrar tu trabajo por fecha de recepción y/o fecha límite interna:

1. Haz clic en «Filtrar» que hay encima de la trabajo .

2. Selecciona la fecha de admisión o la fecha límite interna.

3. Elige entre los intervalos de fechas predefinidos, selecciona «Fecha personalizada » para fechas concretas o usa «Sin establecer » para encontrar trabajos las fechas.

4. Aplica varios filtros de fecha simultáneamente para obtener trabajo precisas.

Más información sobre filtrar trabajos

Utiliza las fechas de admisión y los plazos internos en trabajo

Puedes configurar fechas predeterminadas en trabajo . Cuando creas una trabajo , puedes establecer reglas predefinidas para la fecha de vencimiento, la fecha límite interna y el resto de campos. Así te aseguras de que, cada vez que abras un trabajo como «Declaración de la renta de 2025»), el sistema rellene automáticamente los plazos correctos.

Cómo funcionan las plantillas con estos campos de fecha:

• Puedes modificar las fechas antes de guardar si es necesario para trabajos específicos.
• Establece una plantilla como predeterminada para un proyecto y todos trabajos nuevos trabajos las fechas preestablecidas.
• Utiliza plantillas de fecha en trabajo recurrentes para garantizar una configuración de fechas coherente.
• Tendrás que actualizar la fecha de admisión cuando el cliente te entregue los documentos

Este método te ayuda a mantener la coherencia: cada vez que creas un trabajo, los plazos ya están configurados correctamente. Después, añades la fecha de recepción cuando llegan los documentos del cliente.

Para añadir la fecha de recepción y la fecha límite interna a tu trabajo :

1. Ve a Plantillas > empresa > pestaña trabajos ».

2. Haz clic en «Crear plantilla » o edita una ya existente.

3. Establece los valores predeterminados para la fecha de recepción y la fecha límite interna.

4. Guarda la plantilla.

Automatizar la recepción y updates de las fechas límite internas

Puedes usar automatizaciones para actualizar estas fechas sin tener que introducirlas a mano. Por ejemplo, cuando un cliente termine su formulario, puedes establecer automáticamente la fecha de recepción en la de hoy. También puedes encadenar updates de fechas: cuando la fecha de recepción se fije en la de hoy, establece automáticamente la fecha límite interna 14 días después. Esta coherencia te ayuda a organizar el trabajo según el principio FIFO (primero en entrar, primero en salir), ya que cada trabajo una marca de tiempo clara de recepción.

A continuación, aprende a actualizar automáticamente trabajo .

Comparte

Enlace copiado