Realiza un seguimiento de la recepción de documentos y los plazos internos para trabajos

Mantén el orden y cumple con los plazos realizando un seguimiento de la llegada de los documentos y estableciendo objetivos internos de finalización. Este artículo trata sobre los nuevos campos «Fecha de recepción» y «Plazo interno» de trabajo y cómo utilizarlos de forma eficaz en tu flujo de trabajo.

¿Qué son la fecha de recepción y la fecha límite interna?

Los nuevos campos de fecha te ayudan a realizar un seguimiento de dos hitos importantes para tus trabajos:

• Fecha de recepción: La fecha en la que realmente recibes lo que necesitas del cliente y el trabajo realmente listo para comenzar. Esto es diferente de cuándo trabajo creó el trabajo o cuándo contactaste por primera vez con el cliente.
• Fecha límite interna: tu margen privado antes de la fecha límite oficial, que te da tiempo para revisar y evitar el estrés de última hora.

Estas fechas funcionan independientemente de los campos Fecha de inicio y Fecha de vencimiento en trabajos, lo que te permite realizar un seguimiento más detallado de flujo de trabajo tu flujo de trabajo . Ambos campos son opcionales y se pueden utilizar por separado o juntos, según tus necesidades. Puedes actualizarlos de forma manual o automática.

Por qué son importantes para la temporada de impuestos

La temporada de impuestos implica procesar cientos o miles de declaraciones con distintos grados de complejidad. Estos campos te ayudan a realizar un seguimiento del inicio real del trabajo productivo (cuando llegan los documentos) frente a la configuración administrativa, lo que te proporciona una visibilidad más clara de tu proyecto.

• Mejor flujo de trabajo : saber cuándo llegaron realmente los documentos te ayuda a calcular los tiempos de procesamiento reales y a estimar mejor cuánto tiempo llevarán las devoluciones similares en el futuro. Puedes identificar fácilmente qué clientes aún no han proporcionado los documentos (fecha de recepción vacía) y priorizar el seguimiento en consecuencia.

• Responsabilidad interna: Establecer plazos internos antes que los plazos de los clientes crea un margen de tiempo para revisar la calidad, responder a las preguntas de los clientes y resolver las complicaciones inesperadas que suelen surgir durante la preparación de las declaraciones de impuestos. Esto reduce el riesgo de prisas de última hora que pueden dar lugar a errores o incumplimientos de plazos.

• Organización coherente: el uso de estas fechas con automatizaciones te ayuda a organizar el trabajo según el principio FIFO (primero en entrar, primero en salir), ya que cada trabajo una marca de tiempo de recepción clara. Este enfoque garantiza la equidad y el procesamiento sistemático en todo tu equipo.

¡Pronto!

Estas fechas no son solo para hacer un seguimiento, sino que son la base para el Previsor de trabajoEl sistema los utilizará para mostrar qué trabajos listos para comenzar, cuánto tiempo se espera que dure cada etapa y qué trabajos en camino frente a cuáles están en riesgo. Esto transforma los plazos en una vista predictiva de la carga de trabajo, para que puedas planificar la capacidad, adelantarte a los cuellos de botella y cumplir con los plazos de los clientes sin sorpresas.

Añadir fecha de recepción y fecha límite interna a trabajos

Puedes establecer estas fechas al crear nuevos trabajos editar los ya existentes:

1. Crea un nuevo trabajo abre uno ya existente.

2. En el campo Fecha de recepción, selecciona cuándo recibiste los documentos del cliente.

3. En el campo «Fecha límite interna», establece tu objetivo interno de finalización.

4. Guarda los cambios.

Ambas fechas utilizan el mismo formato de selección de fecha que los campos Fecha de inicio y Fecha de vencimiento. Puedes establecer fechas pasadas o futuras sin restricciones, y no es necesario que las fechas sigan un orden específico.

Actualizar la fecha de recepción y la fecha límite interna de forma masiva

Ahorra tiempo estableciendo fechas para varios trabajos mediante la edición masiva:

1. Ve a flujo de trabajo trabajos

2. Selecciona las casillas junto a los trabajos deseas actualizar.

3. Haz clic en Editar en el menú de acciones situado encima de la tabla.

4. En la barra lateral de edición masiva, establece la fecha de recepción y/o la fecha límite interna.

5. Haz clic en Guardar para aplicar los cambios a todos trabajos seleccionados.

La operación masiva se ejecuta en segundo plano, por lo que es posible que las fechas tarden un momento en aparecer en tu trabajo después de guardarlas.

Ver trabajos fecha de recepción y fecha límite interna

Puedes ver todas las fechas límite de entrada y internas directamente en las trabajo en la vista Kanban de tu proyecto. Esto se gestiona mediante los botones de la configuración proyecto ( están activados por defecto).

Los campos Fecha de recepción y Fecha límite interna también aparecen como columnas en tu trabajo con funciones de clasificación y filtrado:

• Utiliza el icono de configuración situado en el encabezado de la tabla para ocultar/mostrar estas columnas o moverlas.
• Haz clic en cualquier encabezado de columna de fecha para ordenar trabajos esa fecha. Cambia entre orden ascendente (los más antiguos primero) y descendente (los más recientes primero). trabajos campos de fecha vacíos siempre aparecen al final de la lista ordenada.

Filtrar trabajos fecha de recepción y fecha límite interna

Para filtrar tu trabajo por fecha de recepción y/o fecha límite interna:

1. Haz clic en Filtrar encima de la trabajo

2. Selecciona la fecha de admisión o la fecha límite interna.

3. Elige entre los intervalos de fechas preestablecidos, selecciona Fecha personalizada para fechas específicas o utiliza No establecido para buscar trabajos fechas.

4. Aplica varios filtros de fecha simultáneamente para obtener trabajo precisas.

Más información sobre filtrar trabajos

Utiliza la fecha de recepción y la fecha límite interna en trabajo

Puedes establecer fechas predeterminadas en trabajo . Cuando creas una trabajo , puedes preestablecer reglas para la fecha de vencimiento, la fecha límite interna y otros campos. Esto garantiza que cada vez que inicies un trabajo como «Declaración de impuestos de 2025»), el sistema rellene automáticamente los plazos correctos.

Cómo funcionan las plantillas con estos campos de fecha:

• Puedes modificar las fechas antes de guardar si es necesario para trabajos específicos.
• Establece una plantilla como predeterminada para un proyecto y todos trabajos nuevos trabajos las fechas preestablecidas.
• Utiliza plantillas de fecha en trabajo recurrentes para garantizar una configuración de fechas coherente.
• Seguirás actualizando la fecha de admisión una vez que el cliente proporcione los documentos.

Este enfoque mantiene la coherencia: cada vez que creas un trabajo, los plazos correctos ya están establecidos. A continuación, añades la fecha de recepción cuando llegan los documentos del cliente.

Para añadir la fecha de recepción y la fecha límite interna a tu trabajo :

1. Ve a Plantillas > empresa > Pestaña trabajos

2. Haz clic en Crear plantilla o edita una existente.

3. Establece tus valores predeterminados para la fecha de admisión y la fecha límite interna.

4. Guardar la plantilla

Automatizar updates de la fecha de recepción y la fecha límite interna.

Puedes utilizar automatizaciones para actualizar estas fechas sin necesidad de introducirlas manualmente. Por ejemplo, cuando un cliente completa su formulario, puedes establecer automáticamente la fecha de recepción como la fecha actual. También puedes encadenar updates de fechas: cuando la fecha de recepción se establece como la fecha actual, establece automáticamente la fecha límite interna como 14 días después. Esta coherencia te ayuda a organizar el trabajo por FIFO (primero en entrar, primero en salir), ya que cada trabajo una marca de tiempo de recepción clara.

A continuación, aprende a actualizar automáticamente trabajo .

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