Incorporación: Prepara tu portal para invitar a clientes

¡Bienvenido a TaxDome! Esta guía te ayudará a configurar tu portal de forma eficaz para la gestión de clientes. Aprenderás a estructurar la información de los clientes, importar los datos existentes, organizar los documentos y personalizar las comunicaciones con los clientes para crear un flujo de trabajo eficaz.

Comprender las cuentas y los contactos

Antes de añadir clientes a tu portal, es importante entender cómo organiza TaxDome la información de los clientes mediante cuentas y contactos.

Contactos y cuentas: Aprende a organizar matrimonios, entidades empresariales o grupos familiares bajo una misma cuenta, manteniendo perfiles de contacto separados. Esta estructura es útil cuando se trabaja con hogares que necesitan compartir documentos fiscales pero comunicaciones separadas.
Interruptores de contacto: Configura qué contactos reciben acceso al portal, notificaciones y correos electrónicos. Utiliza estos ajustes para controlar quién recibe recordatorios de plazos o solicitudes de documentos dentro de la misma cuenta.
Probar cuentas de clientes: Crea cuentas de muestra para ver la experiencia exacta del cliente antes de invitar a clientes reales. Esto ayuda a identificar cualquier problema de configuración en la configuración de tu portal.

Nota. Configurar correctamente las cuentas y los contactos evita problemas como permitir que contactos no autorizados firmen propuestas o crear cuentas duplicadas para personas relacionadas.

Traslada tus datos CRM a TaxDome

Importar tu base de datos de clientes existente a TaxDome requiere planificación para garantizar que toda la información se transfiere correctamente:

Exporta una lista de clientes de tu software actual: Instrucciones paso a paso para exportar datos de clientes desde los programas fiscales y contables más habituales, incluyendo consideraciones sobre la asignación de campos.
Prepara tu archivo CSV para la importación: Formatea los datos de tus clientes para que coincidan con los requisitos de importación de TaxDome. Esto incluye mapear campos como nombres, información de contacto e identificadores fiscales. Además, debes asegurarte de que las relaciones cónyuge/dependiente están correctamente estructuradas.
Importa los datos de tu CRM a TaxDome: Ejecuta el proceso de importación, que incluye pasos de validación, gestión de errores y verificación posterior a la importación, para garantizar la integridad de los datos.
Importar un archivo CSV con el contribuyente y el cónyuge en una fila: Instrucciones especiales para importar datos de hogares en los que la información sobre el contribuyente y el cónyuge está contenida en un único registro de tu sistema fuente.

¡Consejo! Realiza una importación de prueba con una pequeña muestra de clientes que incluya varios tipos de relaciones para verificar que tu estructura de datos funciona correctamente antes de importar toda tu base de clientes.

Explorar la lista de Cuentas

La lista de Cuentas es tu interfaz principal para la gestión de clientes. Aprender a utilizar sus funciones eficazmente mejorará tu flujo de trabajo:

Aprender acciones a granel: Realiza operaciones en varias cuentas simultáneamente, como enviar solicitudes a todos los clientes a los que les falten formularios específicos, aplicar etiquetas para categorizar a los clientes o asignar cuentas a miembros del equipo.
Descubre el poder de los filtros: Crea y guarda filtros para identificar rápidamente segmentos de clientes en función de criterios específicos. Por ejemplo, filtra por estado de presentación, preparador asignado, tipo de servicio o estado formulario para centrarte en grupos de clientes relevantes durante distintas fases flujo de trabajo .

Traslada tus documentos a TaxDome

Una gestión eficaz de los documentos es esencial para la colaboración con los clientes. A continuación te explicamos cómo configurar tu sistema documental:

Comprender los documentos: visión general: Conoce la estructura de organización de documentos de TaxDome, incluyendo las carpetas privadas y compartidas, los estados de los documentos y el control de versiones. Este sistema ayuda a separar los archivos de trabajo internos de los documentos de cara al cliente.
Instalar App computador con TD Drive - TaxDome Drive funciona de la misma forma que Dropbox o Google Drive, permitiéndote copiar archivos rápidamente a TaxDome sin necesidad de abrir el portal web. También puedes abrir y editar fácilmente archivos ya almacenados en TaxDome.
Estrategias de migración de documentos: Diferentes métodos para transferir los documentos existentes en función de tu sistema de almacenamiento actual. Incluye procedimientos de cargar masiva, asignación de carpetas y conservación de metadatos al importar desde otros sistemas de gestión documental.

Nota Implementar plantillas de carpetas estandarizadas antes de la migración garantiza una organización coherente de los documentos en todas las cuentas de clientes y simplifica el acceso de los miembros del equipo a los archivos críticos.

Configura notificaciones/personalizaciones para tus clientes

Configura cómo interactúan tus clientes con tu empresa a través del portal:

Explora los recordatorios manuales y automatizados: Configura reglas de notificación para los plazos de los documentos, las solicitudes de información pendientes y los recordatorios de pago. Define qué eventos activan las notificaciones a los clientes y personaliza la frecuencia de los recordatorios.
Correos electrónicos de empresas a clientes: Configura plantillas de correo electrónico para las comunicaciones habituales.
Personalizar el portal del cliente: Ajusta la configuración del portal para que se adapte al flujo de trabajo de tu empresa, incluyendo activar/desactivar funciones específicas, añadir elementos de marca de empresa y configurar los estados de trabajo de cara al cliente.