Prepara tu portal para invitar a clientes

¡Bienvenido a TaxDome! Esta guía te ayudará a configurar tu portal de manera eficaz para la gestión de clientes. Aprenderás a estructurar la información de los clientes, importar datos existentes, organizar documentos y personalizar las comunicaciones con los clientes para crear un flujo de trabajo eficiente.

Comprender las cuentas y los contactos

Antes de añadir clientes a tu portal, es importante comprender cómo TaxDome la información de los clientes a través de cuentas y contactos.

• Contactos y cuentas : Aprende a organizar parejas casadas, entidades comerciales o grupos familiares en una sola cuenta, manteniendo perfiles de contacto separados. Esta estructura resulta útil cuando se trabaja con hogares que necesitan compartir documentos fiscales, pero mantener comunicaciones separadas.

• Alternar contactos : configura qué contactos reciben acceso al portal, notificaciones y correos electrónicos. Utiliza estos ajustes para controlar quién recibe recordatorios de plazos o solicitudes de documentos dentro de la misma cuenta.

• Cuentas de cliente de prueba : Crea cuentas de muestra para ver la experiencia exacta del cliente antes de invitar a clientes reales. Esto ayuda a identificar cualquier problema de configuración en la configuración de tu portal.

Nota

Las cuentas y los contactos configurados correctamente evitan problemas como permitir que contactos no autorizados firmen propuestas o crear cuentas duplicadas para personas relacionadas.

Traslada tus datos CRM a TaxDome

Importar tu base de datos de clientes existente a TaxDome requiere planificación para garantizar que toda la información se transfiere correctamente:

• Exporta una lista de clientes desde tu software actual : Instrucciones paso a paso para exportar datos de clientes desde programas comunes de contabilidad y fiscalidad, incluyendo consideraciones sobre la asignación de campos.

• Prepara tu archivo CSV para importarlo : Formatea los datos de tus clientes para que se ajusten a los requisitos de importación TaxDome. Esto incluye asignar campos como nombres, información de contacto e identificadores fiscales. Además, debes asegurarte de que las relaciones con cónyuges/dependientes estén correctamente estructuradas.

• Importa tus CRM a TaxDome : Ejecuta el proceso de importación, que incluye pasos de validación, gestión de errores y verificación posterior a la importación, para garantizar la integridad de los datos.

• Importa un archivo CSV con el contribuyente y su cónyuge en una sola fila : Instrucciones especiales para importar datos familiares cuando la información del contribuyente y su cónyuge se encuentra en un único registro en tu sistema de origen.

Consejo

Realiza una importación de prueba con una pequeña muestra de clientes que incluya varios tipos de relaciones para verificar que la estructura de datos funciona correctamente antes de importar toda tu base de clientes.

Explorar la lista de Cuentas

La lista de cuentas sirve como interfaz principal para la gestión de clientes. Aprender a utilizar sus funciones de manera eficiente mejorará tu flujo de trabajo:

• Aprende a realizar acciones masivas : Realiza operaciones en varias cuentas simultáneamente, como enviar solicitudes a todos los clientes a los que les falten formularios específicos, aplicar etiquetas categorizar a los clientes o asignar cuentas a los miembros del equipo.

• Descubre el poder de los filtros : Crea y guarda filtros para identificar rápidamente segmentos de clientes en función de criterios específicos. Por ejemplo, filtra por estado de presentación, preparador asignado, tipo de servicio o formulario para centrarte en los grupos de clientes relevantes durante flujo de trabajo diferentes flujo de trabajo .

  

Traslada tus documentos a TaxDome

Una gestión eficaz de los documentos es esencial para la colaboración con los clientes. A continuación te explicamos cómo configurar tu sistema de documentos:

• Comprender los documentos: descripción general : aprende la estructura de organización de documentos TaxDome, incluidas las carpetas privadas y compartidas, los estados de los documentos y el control de versiones. Este sistema ayuda a separar los archivos de trabajo internos de los documentos destinados a los clientes.

• Instala computador con TD Drive :TaxDome funciona de la misma manera que Dropbox o Google Drive, lo que te permite copiar rápidamente archivos a TaxDome necesidad de abrir el portal web. También puedes abrir y editar fácilmente los archivos ya almacenados en TaxDome.

• Estrategias de migración de documentos : diferentes métodos para transferir documentos existentes en función de tu sistema de almacenamiento actual. Incluye cargar masiva, asignación de carpetas y conservación de metadatos al importar desde otros sistemas de gestión de documentos.

Nota

La implementación de plantillas de carpetas estandarizadas antes de la migración garantiza una organización coherente de los documentos en todas las cuentas de los clientes y simplifica el acceso de los miembros del equipo a los archivos importantes.

Configura notificaciones/personalizaciones para tus clientes

Configura cómo interactúan tus clientes con tu empresa a través del portal:

• Explora los recordatorios manuales y automáticos : configura reglas de notificación para los plazos de entrega de documentos, las solicitudes de información pendientes y los recordatorios de pago. Define qué eventos activan las notificaciones a los clientes y personaliza la frecuencia de los recordatorios.

• Correos electrónicos de empresas clientes : configura plantillas de correo electrónico para las comunicaciones habituales.

• Personaliza el portal del cliente : Ajusta la configuración del portal para que se adapte flujo de trabajo empresatu empresa, incluyendo la activación/desactivación de funciones específicas, la adición de elementos empresa y la configuración trabajo visibles para los clientes.

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