Actualizar automáticamente trabajo

Deja que los proyectos el trabajo por ti: automatiza la actualización de los campos «Fecha de recepción» y «Fecha límite interna» a medida que trabajos por tu flujo de trabajo. De esta forma, tu equipo siempre tendrá un seguimiento preciso de cuándo llegaron los documentos y de los objetivos de finalización internos sin necesidad de updates manuales.

En este artículo, aprenderás a configurar esta automatización en proyecto , pero este enfoque también se aplica a la configuración de esta automatización en trabajo personalizados .

Paso 1. Define cuándo deben actualizarse las fechas.

Antes de añadir la automatización, decide cuándo trabajos actualizarse automáticamente cada campo de fecha en trabajos y qué valor debe tener.

Por ejemplo, cuando un cliente completa su formulario, puedes marcar automáticamente la fecha de recepción como la fecha actual. También puedes encadenar updates de fechas: cuando la fecha de recepción se establece en la fecha actual, establece automáticamente la fecha límite interna 14 días después. Esta coherencia te ayuda a organizar el trabajo por FIFO (primero en entrar, primero en salir), ya que cada trabajo una marca de tiempo de recepción clara.

Paso 2. Configura la automatización de trabajo de actualización trabajo

Para asegurarte de que los campos de fecha se mantengan automáticamente a medida que trabajos por tu flujo de trabajo, sigue estos pasos:

1. Selecciona la fase de tu proyecto se debe actualizar la fecha y, a continuación, añade la automatización Actualizar trabajo .

2. Al crear la automatización, selecciona el campo de fecha que deseas actualizar y cómo se debe calcular.

Una vez que un trabajo en escena, los campos de fecha se actualizan automáticamente según tu configuración.

Nota

Para los Actualizar trabajo automatización, no importa si el autoavanzar trabajos El interruptor de la etapa está activado. La automatización se activa automáticamente y no requiere ninguna acción por empresa del cliente ni de la empresa para completarse.

Opciones de configuración

La automatización puede configurarse de distintas maneras:

a. Selecciona el tipo de fecha: elige qué campo actualizará la automatización:

• Fecha de recepción: Registra cuándo se recibieron los documentos.
• Plazo interno: establece objetivos internos de finalización.

b. Establecer la fecha utilizando las opciones:

• Fecha en que trabajo la etapa: Establece la fecha de hoy cuando el trabajo esta etapa.
• Otra fecha de referencia: calcula la fecha basándose en otro campo de fecha.

c. Opciones de fecha de referencia (cuando se utiliza «Otra fecha de referencia»):

• Fecha en que trabajo escena trabajo : utiliza la fecha de hoy como fecha base.
• Fecha de admisión: utiliza la fecha de admisión trabajocomo fecha base.
• Fecha límite interna: utiliza la fecha límite interna trabajocomo fecha base.
• Fecha de inicio: utiliza la fecha de inicio trabajocomo fecha base.
• Fecha de vencimiento: utiliza la fecha de vencimiento trabajocomo fecha base.

d. Días a añadir: especifica cuántos días añadir o restar a la fecha de referencia (máximo 999 días).

Consideraciones importantes

• Automatizaciones fallidas: si el campo de fecha de referencia está vacío, la automatización fallará y recibirás una notificación en Inbox+ . Por ejemplo, si configuras una automatización para calcular «Fecha de inicio + 10 días», pero el trabajo no trabajo fecha de inicio, la automatización no se ejecutará.

• Automatizaciones múltiples: debes crear automatizaciones independientes para cada campo de fecha que desees actualizar. Puedes tener varias automatizaciones de «Actualizar trabajo » en la misma etapa.

• Añadir condiciones: utiliza las condiciones para aplicar automatizaciones solo a tipos de clientes específicos, tamaños de cuentas u otros criterios.

Actualizar ejemplos de automatización de trabajo

Ejemplo 1: Anota la fecha de admisión cuando el cliente complete formulario.

• Etapa: «Organizador completo»
• Tipo de fecha: Fecha de ingreso
• Establecer fecha utilizando: Fecha en que trabajo fase de trabajo
• Resultado: La fecha de admisión se establece en la fecha de hoy cuando trabajos esta fase.

Ejemplo 2: Establecer una fecha límite interna basada en la fecha de recepción.

• Etapa: «Organizador completo»
• Tipo de fecha: Fecha límite interna
• Establecer fecha utilizando: Otra fecha de referencia
• Fecha de referencia: Fecha de admisión
• Días para añadir: 14
• Resultado: El plazo interno se establece en 14 días después de la fecha de admisión.

Ejemplo 3: Establecer una fecha límite interna antes de la fecha de vencimiento.

• Etapa: «Trabajo en curso»
• Tipo de fecha: Fecha límite interna
• Establecer fecha utilizando: Otra fecha de referencia
• Fecha de referencia: Fecha de vencimiento
• Días para añadir: -5
• Resultado: La fecha límite interna se establece en 5 días antes de la fecha de entrega trabajo.

¿Quién puede hacerlo?

Propietario de la Empresa los administradores pueden configurar automatizaciones de fechas sin derechos de acceso adicionales.

Los miembros del equipo necesitarán los siguientes derechos de acceso:

• Gestionar proyectos derecho de acceso para añadir automatizaciones a los proyectos a proyectos tienen acceso.
• Acceso al proyecto específico proyecto deseas añadir la automatización (debe aparecer en el campo Disponible para proyecto).

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