Actualizar automáticamente trabajo

Deja que proyectos el trabajo por ti: automatiza la actualización de los campos de «fecha de recepción» y «fecha límite interna » a medida que trabajos por tu flujo de trabajo. Así, tu equipo siempre tendrá un control preciso de cuándo llegaron los documentos y de los plazos internos de finalización, sin necesidad de updates manuales.

Paso 1. Define cuándo deben actualizarse las fechas.

Antes de añadir la automatización, decide cuándo trabajos actualizarse automáticamente cada campo de fecha en trabajos y qué valor debe tener.

Por ejemplo, cuando un cliente rellena su formulario, puedes marcar automáticamente la fecha de recepción como la de hoy. También puedes encadenar updates de fechas: cuando la fecha de recepción se fije en hoy, establece automáticamente la fecha límite interna 14 días después. Esta coherencia te ayuda a organizar el trabajo según el principio FIFO (primero en entrar, primero en salir), ya que cada trabajo una marca de tiempo clara de cuándo se recibió.

Paso 2. Configura la automatización «Actualizar trabajo »

Para asegurarte de que los campos de fecha se mantengan automáticamente a medida que trabajos por tu flujo de trabajo, sigue estos pasos:

1. Selecciona la fase de tu proyecto se deba actualizar la fecha y, a continuación, añade la automatización «Actualizar trabajo ».

2. Al crear la automatización, selecciona el campo de fecha que deseas actualizar y cómo se debe calcular.

Una vez que un trabajo en escena, los campos de fecha se actualizan automáticamente según tu configuración.

Nota

Para los Actualizar trabajo automatización, no importa si el autoavanzar trabajos El interruptor de la etapa está activado. La automatización se activa automáticamente y no requiere ninguna acción por empresa del cliente ni de la empresa para completarse.

Opciones de configuración

La automatización puede configurarse de distintas maneras:

a. Selecciona el tipo de fecha: elige qué campo actualizará la automatización:

• Fecha de recepción: registra cuándo se recibieron los documentos.
• Fecha límite interna: establece los objetivos internos de finalización.

b. Configura la fecha con estas opciones:

• Fecha trabajo esta fase: Establece la fecha de hoy como la fecha en la que el trabajo esta fase.
• Otra fecha de referencia: Calcula la fecha a partir de otro campo de fecha.

c. Opciones de fecha de referencia (cuando se utiliza «Otra fecha de referencia»):

• Fecha en la que trabajo la fase: Utiliza el día de hoy como fecha de referencia.
• Fecha de entrada: Utiliza la fecha de entrada trabajocomo fecha de referencia.
• Fecha límite interna: utiliza la fecha límite interna trabajocomo fecha de referencia.
• Fecha de inicio: Utiliza la fecha de inicio trabajocomo fecha de referencia.
• Fecha de entrega: Utiliza la fecha de entrega trabajocomo fecha de referencia.

d. Días que hay que sumar: Indica cuántos días hay que sumar a la fecha de referencia (máximo 999 días).

Consideraciones importantes

• Automatizaciones fallidas: si el campo de fecha de referencia está vacío, la automatización fallará y recibirás una notificación en Inbox+ . Por ejemplo, si configuras una automatización para calcular «Fecha de inicio + 10 días», pero el trabajo no trabajo fecha de inicio, la automatización no se ejecutará.

• Varias automatizaciones: Tienes que crear automatizaciones distintas para cada campo de fecha que quieras actualizar. Puedes tener varias automatizaciones de «Actualizar trabajo » en la misma etapa.

• Añadir condiciones: utiliza las condiciones para aplicar automatizaciones solo a tipos de clientes específicos, tamaños de cuentas u otros criterios.

Actualizar ejemplos de automatización de trabajo

Ejemplo 1: Anota la fecha de admisión cuando el cliente complete formulario.

• Etapa: «Organizador completo»
• Fecha de actualización: Fecha de ingreso
• Establecer la fecha utilizando: Fecha en la que trabajo la fase
• Resultado: La fecha de entrada se establece en la de hoy cuando trabajos esta fase.

Ejemplo 2: Establecer una fecha límite interna basada en la fecha de recepción.

• Etapa: «Organizador completo»
• Fecha de actualización: Fecha límite interna
• Establecer la fecha utilizando: Otra fecha de referencia
• Fecha de referencia: Fecha de admisión
• Días para añadir: 14
• Resultado: La fecha límite interna se ha fijado en 14 días después de la fecha de admisión.

Ejemplo 3: Establecer una fecha límite interna después de la fecha de inicio

• Etapa: «Trabajo en curso»
• Fecha de actualización: Fecha límite interna
• Establecer la fecha utilizando: Otra fecha de referencia
• Fecha de referencia: Fecha de inicio
• Días que hay que sumar: 30
• Resultado: La fecha límite interna se fija en 30 días después de la fecha de inicio trabajo.

¿Quién puede hacerlo?

Propietario de la Empresa los administradores pueden configurar automatizaciones de fechas sin derechos de acceso adicionales.

Los miembros del equipo necesitarán los siguientes derechos de acceso:

• Gestionar proyectos derecho de acceso para añadir automatizaciones a los proyectos a proyectos tienen acceso.
• Acceso al proyecto específico proyecto deseas añadir la automatización (debe aparecer en el campo Disponible para proyecto).

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