Tiempo en pista: Visión general

The built-in time tracker in TaxDome allows you to accurately track hours worked, set hourly rates for different services and generate invoices from the time entry list. Additionally, you can use time entries to plan the team’s capacity, evaluate the team’s performance, and calculate employees’ payroll. This article will cover how to start working with time entries and when you might need them.

Entradas de tiempo, explicadas

En TaxDome, puede iniciar el cronómetro y registrar su tiempo cuando esté trabajando en algo. También puedes registrarlo manualmente en cualquier momento posterior. 

Here’s what is possible with time entries in TaxDome:

• Find out how many time spent for a job/task. Track time right from the job/task card .

• Convert time tracked to money paid: Track your and your team’s work and pay them based on the hourly rate.

• Bill your clients: Issue invoices for your clients using the selected time entries.

• Analyze time utilization: Generate reports on work hours and assess overall efficiency. Analyze reports and determine if hiring more staff is necessary.

• Plan the weekly team capacity: Set weekly capacity for your team members, compare it to the actual time worked and analyze the workload.

• Plan job budget: Assess the time allocated for a job versus the actual time spent .

  

Antes de empezar

Before you start using time entries, it’s important to understand the differences in access rights between different roles and set up the settings for time entries , such as obligatory service indication and impossibility of editing finished entries for common team members. 

Por defecto, la visualización y edición de todas las entradas de tiempo y sus tarifas y la visualización de la tabla WIP sólo están disponibles para los propietarios y administradores de empresa . Los miembros del equipo sólo pueden acceder a sus propias entradas de tiempo y vincularlas a trabajos a las que tienen acceso.

Sin embargo, si desea que los miembros del equipo gestionen todas las entradas de tiempo y las tarifas en ellas, puede establecer sus derechos de acceso en consecuencia:

• Gestionar las entradas de tiempo: Ver y editar todas las entradas de tiempo, añadir tiempo manual, independientemente de la configuración de entradas de tiempo establecida.

• Gestiona las tarifas en las entradas de tiempo: Cambia el coste de los servicios y visualiza las tarifas al crear entradas de tiempo.

• Manage invoices: Generate invoices from time entries.

• Gestionar el presupuesto de tiempo. Establezca un presupuesto de tiempo para trabajos o compare el tiempo asignado con el tiempo que ya se dedicó a hacer trabajos.

  

Tiempo en pista

TaxDome offers you several options for tracking time. You can do it in real time and start logging your work from any page or job card. Or, if you want to record time spent retroactively – for example, after a meeting or consultation – you can manually set the duration.

La otra forma cómoda de registrar el tiempo es a partir de una trabajo o de una tarjeta de tareas mientras trabaja el miembro del equipo. De este modo, la entrada de tiempo se vincula automáticamente a un trabajo, y se suma el tiempo empleado por los distintos miembros del equipo. 

Factura a tus clientes

After you complete working on a project, you can select all time entries related to this project and generate an invoice from them . All rates and services will be automatically summed up and included in your client’s invoice.

There is a separate WIP page where all billable but not yet billed time entries are grouped by client, making it easy to see total unbilled time and total unbilled revenue and clear out the WIP. 

Analizar la utilización del tiempo

The Time Utilization Dashboard, which is a part of a powerful Reporting tool, allows you to analyze the time utilization of all your employees. It provides insights on efficiency and revenue potential, guiding better pricing, resource allocation and client relationship strategies.

Planificar la capacidad semanal del equipo

You can set the weekly capacity for your team members individually (e.g., for contractors) or in bulk (for full-time employees). After they track time, you can use the Reporting tool to compare their weekly capacity in hours with the actual time they worked. You can build these reports for different time periods depending on what you want to achieve with them: check on new employees, find out the remaining capacity for the team or detect overloaded employees during the tax season.

Planifica el presupuesto de tiempo de trabajo

En TaxDome, puede utilizar el seguimiento del tiempo para comparar el tiempo previsto para un trabajo con el tiempo real empleado en él. Esto es clave para garantizar una facturación y una gestión de la carga de trabajo precisas. 

When the job is created, the responsible team member can set the time budget for it . Employees working on the job are supposed to track time, after it’s done, time entries are accumulated and compared to the allocated budget. This helps you plan the team capacity better and provide more accurate estimations to your clients.