Tiempo en pista: Visión general
El registrador de tiempo incorporado en TaxDome le permite realizar un seguimiento preciso de las horas trabajadas, establecer tarifas por hora para diferentes servicios y generar facturas a partir de la lista de entradas de tiempo. Además, puede utilizar las entradas de tiempo para planificar la capacidad del equipo, evaluar su rendimiento y calcular las nóminas de los empleados. En este artículo se explica cómo empezar a trabajar con las entradas de tiempo y cuándo puede necesitarlas.
Entradas de tiempo, explicadas
En TaxDome, puede iniciar el cronómetro y registrar su tiempo cuando esté trabajando en algo. También puedes registrarlo manualmente en cualquier momento posterior.
Esto es lo que se puede hacer con las entradas de tiempo en TaxDome:
- Averigüe el tiempo dedicado a una trabajo/tarea. Realice el seguimiento del tiempo directamente desde la tarjetatrabajo/tarea.
- Convierta el tiempo registrado en dinero pagado: Realiza un seguimiento de tu trabajo y el de tu equipo y págales en función de la tarifa por hora.
- Facture a sus clientes: Emite facturas para tus clientes utilizando las entradas de tiempo seleccionadas.
- Analizar la utilización del tiempo: Genera informes sobre las horas de trabajo y evalúa la eficacia general. Analiza los informes y determina si es necesario contratar más personal.
- Planifica la capacidad semanal del equipo: Establece la capacidad semanal de los miembros de tu equipo, compárala con el tiempo real trabajado y analiza la carga de trabajo.
- Planificar el presupuesto de trabajo : Evalúa el tiempo asignado a un trabajo frente al tiempo real empleado.
Antes de empezar
Antes de empezar a utilizar las entradas de tiempo, es importante comprender las diferencias en los derechos de acceso entre los distintos roles.
Por defecto, la visualización y edición de todas las entradas de tiempo y sus tarifas y la visualización de la tabla WIP sólo están disponibles para los propietarios y administradores de empresa . Los miembros del equipo sólo pueden acceder a sus propias entradas de tiempo y vincularlas a trabajos a las que tienen acceso.
Sin embargo, si desea que los miembros del equipo gestionen todas las entradas de tiempo y las tarifas en ellas, puede establecer sus derechos de acceso en consecuencia:
- Gestionar las entradas de tiempo: Ver y editar todas las entradas de tiempo.
- Gestiona las tarifas en las entradas de tiempo: Cambia el coste de los servicios y visualiza las tarifas al crear entradas de tiempo.
- Gestionar facturas: Genere facturas a partir de las entradas de tiempo.
- Gestionar el presupuesto de tiempo. Establezca un presupuesto de tiempo para trabajos o compare el tiempo asignado con el tiempo que ya se dedicó a hacer trabajos.
Tiempo en pista
TaxDome te ofrece varias opciones para realizar el seguimiento del tiempo. Puedes hacerlo en tiempo real y empezar a registrar tu trabajo desde cualquier página o tarjeta de trabajo . O, si quieres registrar el tiempo empleado con carácter retroactivo -por ejemplo, después de una reunión o consulta-, puedes establecer manualmente la duración.
La otra forma cómoda de registrar el tiempo es a partir de una trabajo o de una tarjeta de tareas mientras trabaja el miembro del equipo. De este modo, la entrada de tiempo se vincula automáticamente a un trabajo, y se suma el tiempo empleado por los distintos miembros del equipo.
Factura a tus clientes
Cuando termine de trabajar en un proyecto, puede seleccionar todas las entradas de tiempo relacionadas con este proyecto y generar una factura a partir de ellas. Todas las tarifas y servicios se sumarán automáticamente y se incluirán en la factura de tu cliente.
Hay una página separada WIP en la que todas las entradas de tiempo facturables pero aún no facturadas se agrupan por cliente, lo que facilita ver el tiempo total no facturado y los ingresos totales no facturados y borrar la WIP.
Analizar la utilización del tiempo
El panel de control de utilización del tiempo, que forma parte de una potente herramienta de informes, le permite analizar la utilización del tiempo de todos sus empleados. Proporciona insights sobre la eficiencia y el potencial de ingresos, guiando mejores estrategias de fijación de precios, asignación de recursos y relación con los clientes.
Planificar la capacidad semanal del equipo
Puedes establecer la capacidad semanal de los miembros de tu equipo individualmente (por ejemplo, para contratistas) o en bloque (para empleados a tiempo completo). Después de que realicen el seguimiento del tiempo, puedes utilizar la herramienta Informes para comparar su capacidad semanal en horas con el tiempo real que trabajaron. Puedes crear estos informes para distintos periodos de tiempo en función de lo que quieras conseguir con ellos: comprobar los nuevos empleados, averiguar la capacidad restante del equipo o detectar empleados sobrecargados durante la temporada de impuestos.
Planifica el presupuesto de tiempo de trabajo
En TaxDome, puede utilizar el seguimiento del tiempo para comparar el tiempo previsto para un trabajo con el tiempo real empleado en él. Esto es clave para garantizar una facturación y una gestión de la carga de trabajo precisas.
Cuando se crea el trabajo , el miembro del equipo responsable puede establecer el presupuesto de tiempo para el mismo. Los empleados que trabajan en el trabajo deben realizar un seguimiento del tiempo; una vez hecho, las entradas de tiempo se acumulan y se comparan con el presupuesto asignado. Esto te ayuda a planificar mejor la capacidad del equipo y a proporcionar estimaciones más precisas a tus clientes.
Consejo: Echa un vistazo a TaxDome Academy para un curso completo sobre el seguimiento del tiempo.