Gestionar equipo (Avanzado): Capacidad semanal

Con la capacidad semanal del equipo en TaxDome, los propietarios y administradores de empresa pueden gestionar los recursos del equipo estableciendo las horas de trabajo de cada miembro del equipo y revisando los informes de capacidad. Esto garantiza que se especifica la capacidad real de los empleados, quién trabaja a tiempo completo y quién a tiempo parcial, y que las cargas de trabajo del equipo se equilibran de forma eficaz.

Capacidad semanal del equipo, explicada

La función semanal de capacidad del equipo proporciona a los propietarios y administradores de empresa insights para optimizar los recursos del equipo: 

• Equilibra las cargas de trabajo: Establece horas de trabajo para cada miembro del equipo y haz un seguimiento de la disponibilidad para distribuir las tareas eficazmente.
• Controla la productividad: Compara la capacidad planificada con el tiempo seguido para identificar ineficiencias o áreas de mejora.
• Apoya las decisiones informadas: Utiliza los informes de capacidad para planificar los periodos punta, ajustar la plantilla o asignar tareas.
• Evita el Burnout: Garantizar cargas de trabajo manejables fomenta el bienestar del equipo y la productividad sostenida.

En general, el proceso de utilización de la capacidad semanal del equipo es el siguiente:

1. administrador o empresa Propietario de la Empresa establece el número de horas de trabajo de cada miembro del equipo
2. Los miembros del equipo controlan el tiempo mientras trabajan
3. Los administradores/miembros del equipo con acceso a laherramienta de informes pueden explorar el informe, que muestra la capacidad total del equipo, el tiempo de seguimiento y la capacidad restante del equipo para distintos periodos de tiempo. 

Antes de empezar

Antes de empezar a utilizar la capacidad semanal del equipo, ten en cuenta lo siguiente:

• Asegúrate de que todos los miembros del equipo realizan un seguimiento del tiempo mientras trabajan. Si tus empleados no realizan un seguimiento del tiempo mientras trabajan en trabajos o en las tareas, sólo podrás establecer la capacidad semanal del equipo, pero no analizar el tiempo empleado ni elaborar informes. 

• Asigna el derecho de acceso a Ver informes para el análisis. Por defecto, sólo los propietarios y administradores de empresa pueden establecer la capacidad semanal del equipo, pero puedes delegar el análisis de datos en cualquier miembro del equipo. 

Establecer la capacidad semanal de los miembros del equipo

Establecer una capacidad semanal es un paso esencial en la capacidad del equipo de planificación, porque necesitas estos datos para comparar y analizar. Por ejemplo, si después de analizar comprendes que tienes suficiente capacidad restante, podrás aceptar más clientes. 

Puedes establecer la capacidad semanal en función de cómo se planifique el trabajo en tu empresa: 

• Si las cargas de trabajo varían entre los miembros del equipo, recomendamos establecer una capacidad de equipo individual para cada empleado. 
• Si tu empresa funciona con horas de trabajo fijas a la semana, puedes aplicar la capacidad del equipo en bloque.

Uno a uno

1. Ve a Configuración > Equipos y planes.

2. Navega hasta la pestaña Miembros del equipo.

3. Haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del miembro del equipo que necesites y selecciona Gestionar capacidad. También puedes encontrar esta configuración en la página del empleado (accede a ella haciendo clic en su nombre en esta pestaña).

4. En la barra lateral, establece la hora para cada día laborable de la semana y haz clic en Guardar. La tabla muestra la capacidad semanal total del miembro del equipo.

Repite estos pasos para los demás miembros del equipo.

Nota Los administradores y empresa Propietario de la Empresa pueden acceder a sus ajustes de capacidad semanal y modificarlos a través de los Ajustes de la cuenta, en la parte superior derecha de cualquier página.

A granel

Si varios/todos los miembros de tu empresa trabajan a tiempo completo y comparten un horario laboral común, puedes fijar su capacidad semanal en bloque. Para ello:

1. Ve a Configuración > Equipos y planes.

2. Navega hasta la pestaña Miembros del equipo.

3. Selecciona los miembros del equipo con las casillas de verificación y haz clic en Gestionar capacidad en la barra de navegación superior.

4. En la barra lateral, establece la hora para cada día laborable de la semana y haz clic en Guardar. La tabla muestra la capacidad semanal total de cada miembro del equipo.

Analizar la capacidad semanal del equipo

Una vez que se ha establecido la capacidad semanal y todo el equipo ha estado realizando el seguimiento de su tiempo durante algún tiempo (al menos, durante una semana), es hora de analizar los datos con el panel de control preconstruido de la capacidad del equipo. 

Para acceder al panel, ve a Informes > Paneles y selecciona Capacidad de equipo.

Puedes construir estos informes con distintas características en función de tu objetivo:

• Periodos de tiempo (semana, mes, trimestre). Utilízalos para hacer la revisión periódica del rendimiento.
• Miembro del equipo y Estado. Utilízalo para evaluar el rendimiento individual y la puntualidad.