Facturas (Básico): Modificar facturas pagadas

Si una factura ya ha sido pagada total o parcialmente, no podrá editarla ni eliminarla. Una vez contabilizado el pago, la factura queda vinculada a él y debe permanecer igual para su registro. En este artículo, aprenderá qué soluciones tiene a su disposición.

Este artículo trata de la modificación de facturas pagadas. Más información sobre la modificación de facturas en no pagada .

Cuando lo necesite

A veces, puede que necesite editar una factura pagada o parcialmente pagada, por ejemplo, en los casos en que:

• Error al introducir el importe de una factura pagada. Has cometido un error al introducir el importe de la factura, que se pagó mediante el pago fuera de línea. Por ejemplo, en lugar de '1000$', facturó a su cliente '10.000$'. Si no se corrige, esto arruinaría sus informes de ingresos.
• Actualización de una factura de depósito después de prestar servicios adicionales. Usted emitió una factura por adelantado y solicitó un pago parcial. Después, quiso prestar algunos servicios adicionales y actualizar la factura.
• Añadir más detalles a la descripción de la factura. Quieres añadir más detalles a la descripción de la factura para poder llevar mejor los registros.
• Olvidarse de facturar al cliente uno o varios de los servicios prestados. Por ejemplo, si olvidas facturar a tu cliente una consulta telefónica.

Modificar facturas pagadas

Si necesita modificar una factura pagada, debe reembolsarla y emitir una nueva:

1. Vaya a la pestaña Facturas en el perfil del cliente o en Facturación > Facturas. Las facturas pagadas tienen el estado Pagada o Parcialmente pagada. 2. Haga clic en los tres puntos y en Ver factura a la derecha de la factura pagada. Haga clic en el enlace de pago en la sección Historial de pagos de la barra lateral Factura. 

2. La información del pago se muestra en la barra lateral Ver pago de la derecha. Haga clic en Reembolsar pago en la parte superior derecha. Más información sobre la tramitación de reembolsos.

3. En Razón, especifique que tendrá que emitir otra factura para hacer las correcciones. La mejor práctica es tranquilizar a tus clientes para que no piensen que algo va mal con su pago. No desactive la casilla de notificación por correo electrónico. Deja que tus clientes vean el historial completo.

4. 4. Haga clic en Emitir reembolso. Ten en cuenta que esto no cambiará el estado del pago o de la factura; seguirán siendo Pagados.

5. Abra la factura desde la cuenta del cliente o Facturación > Facturas, haga clic en los tres puntos de la parte superior derecha y seleccione Duplicar. Se creará una nueva factura idéntica pero no pagada. Haga las correcciones necesarias y envíela de nuevo. Tenga en cuenta que el número de factura será diferente.

6. Si inicialmente registró el pago reembolsado como un pago fuera de línea (lo que significa que el cliente pagó con efectivo, cheque o transferencia), cree un pago fuera de línea y liquide la factura con él. Si el cliente pagó en el portal de clientes, pídale que vuelva a pagar.

Modificar facturas parcialmente pagadas

Las facturas pagadas parcialmente no pueden editarse. Por lo tanto, si necesita modificar una factura parcialmente pagada, debe emitir una nueva y reducirla en el importe del pago parcial. La forma más cómoda de hacerlo es duplicando la factura inicial y ajustando su subtotal:

1. Abra la factura que desea corregir desde la cuenta del cliente o Facturación > Facturas, haga clic en los tres puntos de la parte superior derecha y seleccione Duplicar. Se creará una nueva factura idéntica. 

2. Reduzca el importe de la factura por el importe del pago parcial, realice las correcciones necesarias y envíe la factura. Tenga en cuenta que el número de factura será diferente.

Si sus análisis de ingresos y rendimiento dependen del importe exacto de la factura (por ejemplo, si desea saber cuántas facturas están por debajo del importe deseado), entonces debe emitir un reembolso y enviar un duplicado de la factura sin ajustar el importe, como haría con una factura pagada en su totalidad.

Borrar facturas pagadas

Una vez contabilizado el pago, debe seguir siendo el mismo para su registro. Por eso no permitimos borrar pagos con tarjeta de crédito. Sólo puede borrar pagos de débito bancario (por ejemplo, si Stripe o CPACharge lo ha rechazado). Lea los detalles en el artículo.

Para los pagos con tarjeta de crédito y los pagos fuera de línea, puede emitir un reembolso.

1. Vaya a la pestaña Facturas del perfil del cliente. 

2. En la lista de pagos , busque el que desea que se le reembolse, haz clic tres puntos y Ver factura a su extrema derecha. También puedes encontrar un pago en el historial de pagos de la factura.

3. En la barra lateral Ver pago, haga clic en Reembolsar pago en la parte superior derecha. Para más detalles sobre esto, vaya aquí.

4. Especifique el motivo del reembolso, haz clic Emitir reembolso.

Qué ocurre cuando se emite un reembolso, según el tipo de pago:

• Pagos realizados a través de Stripe/CPA Charge: El pago se marca como reembolsado. El cliente recibe un reembolso en la cuenta de la tarjeta de crédito que utilizó para el pago. Stripe/CPA Charge envía inmediatamente el reembolso a esa cuenta. Dependiendo del banco, tarda entre 5 y 10 días laborables en aparecer en la cuenta del cliente.
• Pagos fuera de línea: El pago se marca como reembolsado.
• Todos los tipos de pago: El estado de la factura y del pago sigue siendo Pagado.

Para obtener más información sobre los créditos de clientes y la emisión de un reembolso, vaya aquí.

Un cliente ha pagado una factura de un perfil equivocado

 Es posible que tenga que trasladar un pago de una cuenta a otra si:

• El cliente ya tiene una cuenta, pero utilizó una recién creada para pagar una factura. 
• El cliente tiene varias cuentas y pagó desde la equivocada.

Para solucionar estos problemas:

• Elimine la cuenta secundaria: Borre la cuenta (para más detalles, vaya aquí); esto borrará también el prepago realizado. A continuación, añada un pago fuera de línea a la cuenta correcta (para más detalles, vaya aquí).
• Añadir un crédito: Añada un crédito promocional a la cuenta correcta (para más detalles, vaya aquí). Añadir un crédito promocional no afecta a los ingresos de empresay verá el dinero vinculado a la cuenta correcta.