Modificar facturas pagadas

Si una factura ya ha sido pagada total o parcialmente, no puedes cambiar sus detalles financieros, pero puedes editar todos los demás campos. En este artículo, aprenderás a modificar las facturas pagadas y a gestionar su eliminación.

This article handles modifying paid invoices. Learn about modifying unpaid invoices here .

Cuando necesites editar facturas pagadas

A veces, puede que necesite editar una factura pagada o parcialmente pagada, por ejemplo, en los casos en que:

• Modificar el número de factura, el miembro del equipo asignado u otros ajustes de la factura. Necesitas modificar detalles clave de la factura, como el número de factura, el miembro del equipo asignado a la factura u otros ajustes de configuración. Esto puede ser necesario debido a cambios organizativos, errores en la creación de facturas o updates internas de la estructura de facturación.

• Error al introducir el importe de una factura pagada. Cometiste un error tipográfico al introducir el importe de la factura, que se pagó mediante el pago fuera de línea. Por ejemplo, en lugar de "1.000 $", facturaste a tu cliente "10.000 $". Si no se corrige, esto arruinaría tus informes de ingresos.

• Actualizar una factura de depósito tras prestar servicios adicionales. Emitiste una factura por adelantado y solicitaste un pago parcial. Después, quisiste prestar algunos servicios adicionales y actualizar la factura.

• Añadir más detalles a la descripción de la factura. Quieres añadir más detalles a la descripción de la factura para poder llevar mejor los registros.

• Olvidar facturar a tu cliente uno/algunos de los servicios prestados. Por ejemplo, si olvidas facturar a tu cliente una consulta telefónica.

Modificar facturas pagadas

Al editar una factura pagada o parcialmente pagada, puedes puedes editar directamente los ajustes de la factura (como el número, la fecha de publicación, el miembro del equipo y la descripción), pero no puedes editar directamente los detalles financieros (importe, servicios, fecha de pago). Sin embargo, hay varias soluciones que pueden ayudarte a corregir errores de facturación.

Modificar la configuración de la factura

Para modificar la configuración de las facturas pagadas:

1. Ve a la pestaña Facturación en el perfil del cliente o a Facturación > Facturas. Haz clic en los tres puntos a la derecha de la factura pagada y haz clic en Editar.

2. Edita el número de factura, la fecha de contabilización, el miembro del equipo y/o la descripción. Haz clic en Guardar.

   

Modificar los datos financieros (Stripe/CPACago de recargos)

Para modificar los detalles financieros de una factura pagada mediante la integración Stripeintegración /CPACharge:

1. Ve a la pestaña Facturas del perfil del cliente o a Facturación > Facturas. Las facturas pagadas tienen el estado Pagada o Parcialmente pagada. Haz clic en los tres puntos y en Editar a la derecha de la factura pagada. Haz clic en el enlace de pago en la sección Historial de pagos de la barra lateral Editar factura. 

   

2. The payment information is displayed in the View payment sidebar on the right. Click Refund payment. More on processing refund .

   

3. En Razón, especifica que tendrás que emitir otra factura para hacer las correcciones. La mejor práctica es tranquilizar a tus clientes para que no piensen que algo va mal con su pago. No desmarques la casilla de notificación por correo electrónico. Deja que tus clientes vean el historial completo.

   

4. Haz clic en Emitir reembolso. Ten en cuenta que esto no cambiará el estado del pago o de la factura; seguirán siendo Pagados. También se reflejarán en los cálculos de ingresos.

5. Abre la factura desde la cuenta del cliente o Facturación > Facturas, haz clic en los tres puntos de la parte superior derecha y selecciona Duplicar. Se creará una nueva factura idéntica pero no pagada. Haz las correcciones necesarias y envíala de nuevo. Ten en cuenta que el número de factura será diferente.

Nota

Para las facturas pagadas parcialmente, si tus análisis de ingresos y rendimiento no dependen del importe exacto de la factura (por ejemplo, no los utilizas para saber cuántas facturas están por debajo del importe deseado), puedes emitir una factura duplicada y reducir su importe en la cantidad del pago parcial. De esta forma, no necesitas hacer un reembolso.

6. Pide a tu cliente que vuelva a pagar en el portal.

Modificar datos financieros (pagos offline)

Para modificar los detalles financieros de una factura pagada mediante pagos fuera de línea:

1. Ve a la pestaña Facturas del perfil del cliente o a Facturación > Facturas. Las facturas pagadas tienen el estado Pagada o Parcialmente pagada. Haz clic en los tres puntos y en Editar a la derecha de la factura pagada. Haz clic en el enlace de pago en la sección Historial de pagos de la barra lateral Editar factura. Si la factura se liquidó mediante varios pagos sin conexión, tendrás que hacerlo para todos ellos.

   

2. Haz clic en los tres puntos de la parte superior derecha de la barra lateral de pago y selecciona Borrar. Confirma la eliminación del pago. Después de eso, tu factura se convierte en no pagada y puede editarse sin limitaciones. El pago borrado se elimina de los cálculos de ingresos.

   

3. Haz las correcciones necesarias en la factura y vuelve a liquidarla con un pago fuera de línea.

   

Borrar facturas pagadas

La eliminación de las facturas pagadas es diferente según los métodos de pago utilizados para su liquidación:

• Bank debits (Stripe/CPACharge): If Stripe or CPACharge declined the transaction, you can delete the corresponding payment in TaxDome even if its status is Paid. Read the details in the article .

• Credit card: You cannot delete such invoices. After the payment has been posted, it must remain the same for record-keeping, and thus, we don’t allow credit card payments to be deleted. You can only refund the payments. The invoice and payment status remain Paid.

• Offline payments: To delete an invoice paid using offline payments, you need to delete offline payments used to settle it. Then, the invoice status becomes Unpaid, and you can delete the invoice .

Un cliente ha pagado una factura de un perfil equivocado

Es posible que tenga que trasladar un pago de una cuenta a otra si:

• El cliente ya tiene una cuenta, pero utilizó una recién creada para pagar una factura. 
• El cliente tiene varias cuentas y pagó desde la equivocada.

Para solucionar estos problemas:

1. Delete the secondary account: Delete the account (for more details, go here ); this will delete the prepayment made as well. 

2. Add a credit: Add a credit note to the correct account (for more details, go here ). Adding a credit note doesn’t affect your firm’s revenue; you’ll see the money linked to the correct account as credits.

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