Crear y enviar listas de verificación de documentos

La lista de verificación de documentos de admisión es una forma inteligente de recopilar los documentos fiscales de los clientes. Crea una lista personalizada de los documentos que tu cliente necesita cargar y envíala a través formulario.

Al recibir una lista clara de lo que se necesita, los clientes saben exactamente qué deben cargar simplemente pueden indicar por qué un documento no está disponible, lo que se traduce en menos retrasos, menos trabajo manual y un inicio mucho más fluido de la preparación de la declaración de impuestos.

Lista de verificación de documentos, explicada

Las listas de verificación de documentos te permiten configurar un proceso de admisión inteligente adaptado a tu empresa a tus clientes. Las listas de verificación se crean como una entidad independiente, pero siempre se envían a los clientes a través de un formulario. El formulario contener solo la lista de verificación, solo un cuestionario o ambos.

Empieza por crear listas de verificación personalizadas para tus clientes fiscales y, a continuación, elige cómo enviar el formulario:

• Enviar manualmente a clientes individuales para un enfoque personalizado.
• Enviar de forma masiva cuando varios clientes necesitan el mismo formulario junto con las listas de verificación personalizadas.
• Automatiza la admisión añadiendo listas de verificación a tuflujo de trabajo proyecto

Después de crear listas de verificación, puedes revisar y gestionar todos los documentos y respuestas en un solo lugar. Esto hace que la recopilación de documentos para la declaración de impuestos sea sencilla y eficiente.

Las listas de verificación de documentos forman parte del flujo de trabajo de recepción y entrega de declaraciones de impuestos TaxDome flujo de trabajo que te ayuda a recopilar documentos, preparar y entregar las declaraciones de impuestos completadas a los clientes.

Crear lista de verificación de documentos

La lista de verificación se crea en la sección Documentos del perfil de la cuenta. Al personalizar una lista de verificación, puedes:

• Elige entre más de 42 tipos de documentos: formularios fiscales comunes como W-2, 1099, 1098 y muchos más.
• Añadid descripciones personalizadas: nombres de organizaciones, instrucciones, fechas o contexto aclaratorio.

Puedes crearla manualmente o utilizar la inteligencia artificial para generarla a partir de las declaraciones de años anteriores basándote en tu software fiscal. La lista de verificación no es visible para el cliente hasta que tú la envías .

Crear manualmente

Para crear la lista de verificación manualmente:

1. Ve a Clientes > Cuentas > documentos Documentos o a Documentos > Clientes documentos y selecciona la cuenta.
2. Haz clic en Lista de verificación.

3. Añade elementos a tu lista de verificación.

Para cada documento, puedes completar los siguientes campos:

• documento : selecciona uno de los formularios fiscales habituales (por ejemplo, W-2, 1099, 1098) en el menú desplegable. Si el documento que necesitas no aparece en la lista, selecciona «Otro».
• Descripción: Añade detalles para ayudar a tu cliente a identificar el documento. Puedes utilizar este campo para nombres de organizaciones (por ejemplo, «Apple»), instrucciones o consejos adicionales, fechas relevantes o cualquier contexto que aclare lo que se necesita.

Puedes editar o eliminar elementos en cualquier momento. Todos los cambios se guardan automáticamente.

Generar con IA

Dependiendo de tu software fiscal, es posible que puedas generar una lista de verificación basada en las declaraciones del año anterior con IA. Esta funcionalidad es compatible actualmente con el formulario 1040 para Drake, Lacerte, ProSeries y UltraTax. Estamos trabajando para añadir más opciones de software y fuentes de datos.

Para generar una lista de verificación con IA:

1. Ve a Clientes > Cuentas > documentos Documentos o a Documentos > documentos del cliente y selecciona la cuenta.

2. Haz clic en Lista de verificación.

3. Selecciona en el menú desplegable el software fiscal utilizado para la declaración de impuestos del año anterior. Si tu sistema es compatible, podrás continuar con la carga del archivo.

4. cargar documento: el archivo debe estar en PDF y tener un tamaño máximo de 30 MB. Se prefiere la copia del preparador, ya que suele incluir hojas de trabajo que ayudan a generar una lista de verificación más precisa. Puedes elegir el documento:

• Desde las cargas, selecciona un documento que ya se encuentre en TaxDome.

• Busca archivos para cargar nuevo documento desde tu computador.

5. Espera mientras se analiza el documento. Puedes cerrar la barra lateral; te avisaremos cuando la lista de verificación esté lista.

6. Revisa la lista de verificación generada y realiza los ajustes necesarios. Edita los tipos de documentos, las descripciones o elimina elementos si es necesario.

Si necesitas empezar de nuevo, haz clic en Borrar todo para eliminar todos los elementos y comenzar a crear una nueva lista de verificación.

Enviar lista de verificación de documentos

Cuando creas una lista de verificación de documentos, los clientes aún no la ven: el estado refleja la situación. Para que la lista de verificación esté disponible para los clientes, debes enviarla a través formulario. Esto se puede hacer desde la lista de verificación o desde la pantalla formulario .

Puedes enviar formularios solo una lista de verificación o una lista de verificación con un cuestionario.

Enviar desde la lista de verificación

Inmediatamente después de crear una lista de verificación, puedes enviarla al instante. Elige entre dos opciones:

• Enviar con formulario: Esto te permitirá seleccionar la formulario para enviar un cuestionario junto con la lista de verificación. Consulta el flujo de trabajo estándar formulario flujo de trabajo detalles.
• Enviar solo la lista de verificación: te permite recopilar documentos sin necesidad de que los clientes rellenen un cuestionario (véase más abajo).

Cuando haces clic en «Enviar solo la lista de verificación», TaxDome crea TaxDome un formulario vacío. Esta plantilla solo contiene una sección de introducción y la lista de verificación de tus documentos, sin preguntas ni secciones adicionales que configurar.

Para enviar solo una lista de verificación:

1. Crea una lista de verificación.

2. Haz clic en «Enviar solo la lista de verificación». Se creará automáticamente una formulario vacía.

3. Activa los recordatorios automáticos para garantizar que se envíe una notificación adicional al cliente si no devuelve la lista de verificación completada antes de una fecha límite determinada (opcional).

4. Añade un nombre para el formulario haz clic en Crear y enviar.

Enviar desde formulario

También puedes enviar un formulario una lista de verificación al enviar un formulario cliente. Consulta el flujo de trabajo estándar formulario flujo de trabajo más información.

Enviar en bloque

Al enviar formularios listas de verificación de forma masiva, todos los clientes reciben la misma plantilla de cuestionario, pero cada uno obtiene su propia lista de verificación personalizada (creada previamente en su cuenta). Por eso es importante tenerlas listas antes de enviarlas. A continuación, se explica cómo proceder con el envío masivo:

• Paso 1. Comprueba si se han creado todas las listas de verificación.

• Paso 2. Activa la lista de verificación de documentos en la formulario

• Paso 3. Envía el formulario la lista de documentos.

Paso 1. Comprueba si se han creado todas las listas de verificación.

Para asegurarte de que las listas de verificación estén listas para todos tus clientes fiscales antes de enviarlas, verifica su estado en la sección Cuentas. Puedes hacerlo de dos maneras:

• Ve la columna Lista de verificación: Ve a Clientes > Cuentas y mira la columna Lista de verificación. Las cuentas con una lista de verificación mostrarán un icono de lista, mientras que las cuentas sin ella aparecerán vacías.

• Utiliza el filtro Lista de verificación: Ve a Clientes > Cuentas, haz clic en Filtro > Lista de verificación y selecciona Creada o No creada para ver las cuentas según el estado de su lista de verificación. Esto te ayudará a identificar rápidamente qué clientes aún necesitan que se les prepare una lista de verificación.

Paso 2. Habilita la lista de verificación de documentos en la formulario (opcional).

Las listas de verificación siempre se envían a través de formulario. El formulario contener un cuestionario completo o estar vacío (solo lista de verificación). Para adjuntar una lista de verificación a una formulario , abre la plantilla y activa la opción Adjuntar listas de verificación.

Además, esto es esencial para enviar listas de verificación automáticamente.

Paso 3. Envía el formulario la lista de documentos.

Si tienes preparadas todas las listas de verificación de los clientes, puedes enviarlas de forma masiva. Para ello:

1. Ve a Clientes en el menú lateral izquierdo y filtra tu lista de cuentas por Lista de verificación > Creada. De esta forma, podrás identificar todas las cuentas que tienen una lista de verificación creada.

2. Selecciona las casillas junto a los clientes a los que deseas enviar la lista de verificación y haz clic en Enviar organizador.

3. Activa la opción Adjuntar lista de verificación o selecciona la plantilla con esta opción activada y, a continuación, envía el formulario.

Esto es lo que ocurre:

• Si se ha creado una lista de verificación para la cuenta: El cliente recibirá un paquete de admisión unificado.
• Si no se ha creado ninguna lista de verificación para la cuenta: el cliente solo recibirá un cuestionario. Sin embargo, puedes añadir elementos a la lista de verificación después de enviarla.

¿Qué pasa si envío una lista de verificación vacía?

Si accidentalmente envías un formulario la opción Adjuntar lista de verificación activada a clientes sin listas de verificación creadas, solo recibirán el formulario; la sección de la lista de verificación no se mostrará. Sin embargo, se creará una lista de verificación vacía para ellos.

Puedes identificar a esos clientes y rellenar la lista de verificación si es necesario. Para ello:

1. Ve a Organizadores en la barra de menú de la izquierda.

2. Haz clic en Filtro.

3. Selecciona Lista de verificación, aplica el operador lógico es y elige Vacío. Esto muestra formularios listas de verificación que existen pero que no tienen elementos.

Los organizadores con listas de verificación vacías mostrarán un icono Añadir elementos en la columna Lista de verificación. Para añadir documentos a una lista de verificación vacía, haz clic en Añadir elementos. Se abrirá el editor de listas de verificación, donde podrás añadir los tipos de documentos y las descripciones necesarios. Una vez que se haya añadido al menos un elemento, la lista de verificación se mostrará al cliente dentro del formulario enviado.

Vista del cliente

Si las notificaciones están activadas, se informa a los clientes de que han recibido un formulario que puede contener una lista de verificación, un cuestionario o ambos). Tus clientes pueden ver e interactuar con una lista de verificación de diferentes maneras:

• Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación debajo de la lista de tareas pendientes o en el enlace de la página Organizadores. 

• En la notificación por correo electrónico: Haz clic en Completar formulario en el correo electrónico.

Cómo completan los clientes la lista de verificación

Los clientes reciben la lista de verificación junto con el formulario la consideran un paquete de admisión unificado.

El paquete incluye tres secciones:

1. Introducción: explicación de lo que debe hacer el cliente.

2. Cuestionario: Preguntas del formulario opcional)

3. Lista de documentos: Lista de documentos necesarios

Cuando ambos componentes están presentes, los clientes pueden completarlos en cualquier orden, no hay una secuencia obligatoria.

Los clientes deben hacer coincidir los documentos con los elementos de la lista de verificación. Una vez que coincidan, el elemento se marcará como completado y la empresa el progreso exacto.

Si un cliente no puede proporcionar un documento de inmediato, puede indicar el motivo y especificar cuándo espera enviarlo. Si las notificaciones están activadas, el cliente recibe un correo electrónico recordándole que cargar documentos en la fecha seleccionada, lo que reduce la necesidad de realizar seguimientos manuales.

Cuando envían formulario una lista de verificación, el formulario cambia de Pendiente/En curso aCompletado,y tú recibes una notificación .

Para ver el formulario enviado formulario una lista de verificación desde la perspectiva del cliente, accede a la vista de solo lectura.  

A continuación, aprende a trabajar con la lista de verificación una vez que se haya enviado al cliente.