Procesar transacciones contables

El centro de contabilidad te permite revisar, clasificar y aclarar las transacciones de los clientes sin tener que cambiar de herramienta. Úsalo para revisar las transacciones sincronizadas desde QuickBooks : clasifica lo que está claro, pregunta a los clientes lo que no lo está y haz un seguimiento de las respuestas a medida que las recibas.

La mayoría de las operaciones se realizan desde la sección «Transacciones» de la cuenta del cliente.

Sincronizar datos

Para mantener las transacciones actualizadas, cada noche se activa automáticamente una sincronización periódica; la fecha de la última sincronización aparece en la esquina superior derecha de la página Transacciones.

Si necesitas datos recientes de QuickBooks inmediato, también puedes iniciar una sincronización manual. Para actualizar los datos manualmente, haz clic en el botón «Sincronizar con QBO ».

Clasificar transacciones

Puedes cambiar la categoría en la columna «Dividir» para cualquier transacción que no incluya subtransacciones ni partidas secundarias. Esto se actualizará automáticamente en QuickBooks.

Para cambiar la categoría de una transacción, haz clic en el menú desplegable de la columna «División» y selecciona la categoría adecuada. El menú desplegable muestra todas las opciones activas del plan de cuentas del cliente.

Fíjate en lo siguiente:

• QuickBooks valida todos los cambios de categoría según sus reglas comerciales internas.
• Si la transacción de depósito está vinculada a otra transacción, no es posible cambiar la categoría. En su lugar, se muestra el botón Abrir en QBO.
• En el caso de las transacciones de compra que incluyen partidas secundarias, la categoría no se puede cambiar directamente en TaxDome, pero sí puedes hacerlo en QuickBooks .
• Para ver o editar los detalles de una transacción, haz clic en la fecha de la columna «Fecha» junto a la transacción; así se abrirá la transacción directamente en QuickBooks .

Haz preguntas sobre las transacciones.

Desde la lista de transacciones , puedes preguntar a los clientes por detalles de transacciones que no estén claros, ya sea sobre una única transacción o varias a la vez.

Pregunta sobre una transacción

Para hacer una pregunta sobre la transacción:

1. En la columna Comunicación con el cliente, haz clic en Preguntar al cliente.

2. Selecciona una de las plantillas de preguntas o escribe una pregunta nueva.

3. Haga clic en Enviar.

Después de enviar la pregunta:

• Si hay alguna pregunta sin responder sobre una transacción, se resolverá y tu nueva pregunta dará inicio a una nueva comunicación.
• Si una transacción se marca como Revisada, volverá a pasar a Necesita revisión y se reabrirá la comunicación.

Preguntar al por mayor

Si necesitas hacer la misma pregunta sobre varias transacciones, puedes hacerlo todo a la vez:

1. Selecciona las transacciones sobre las que deseas preguntar en la lista.

2. Haz clic en Preguntar al cliente.

   

3. Selecciona una de las plantillas de preguntas o escribe una pregunta nueva.

4. Haz clic en Enviar pregunta y confirma la acción.

   

Crear plantillas de preguntas

Para evitar tener que volver a escribir preguntas frecuentes, crea plantillas de preguntas reutilizables. Escribe tu pregunta en el campo de mensaje y haz clic en Añadir a favoritos. La plantilla se guardará inmediatamente y estará disponible en todas las cuentas de clientes.

Para eliminar una plantilla de pregunta, haz clic en el icono de la papelera situado junto a la pregunta.

Gestionar una conversación

Todas las acciones de conversación están disponibles en el menú de los tres puntos que hay junto al mensaje.

Para editar tu pregunta antes de que el cliente responda, selecciona «Editar pregunta».

Para terminar la conversación sin esperar una respuesta, selecciona «Finalizar comunicación».

Si quieres hacer otra pregunta cuando hayas terminado, selecciona «Hacer otra pregunta».

Identifica a los clientes con respuestas pendientes

En la sección Cuentas, puedes identificar rápidamente qué clientes tienen transacciones que requieren tu atención. Para saber qué transacciones siguen sin respuesta y cuáles están listas para clasificar, utiliza el filtro Preguntas sobre transacciones y observa los contadores de las columnas Transacciones: En espera de respuesta y Transacciones: Respondidas.

Para ver las transacciones que requieren atención:

1. Ve a Clientes > Cuentas en la barra lateral del menú.

2. Haz clic en Filtro y selecciona el filtro Preguntas sobre transacciones.

3. Elige el tipo de comunicaciones que deseas ver: respondidas o pendientes de respuesta, y aplica el operador. Más información sobre cómo trabajar con filtros .

4. Busca el contador en las columnas Transacciones: En espera de respuesta y Transacciones: Respondidas.

5. haz click en contador para ir directamente a la página de transacciones de ese cliente con el filtro correspondiente ya aplicado.

A continuación, verás una lista filtrada de transacciones según su estado de comunicación, lo que te facilitará el seguimiento de las preguntas pendientes o la revisión de las respuestas de los clientes.

Recordar a los clientes las preguntas pendientes.

De forma predeterminada, el cliente recibe una notificación sobre las preguntas sin responder relacionadas con sus transacciones una vez a la semana, todos los lunes a las 9:00 a. m. en la zona horaria del cliente.

También puedes enviar al cliente un recordatorio por correo electrónico manualmente en cualquier momento. Para ello:

1. Haz clic en el botón Notificar al cliente situado en la parte superior de la lista Transacciones.

2. Se abrirá una ventana con un mensaje de correo electrónico prellenado. Puedes editar el texto si es necesario.

3. Haga clic en Enviar.

Recibe notificaciones sobre las respuestas de los clientes

Para mantenerte informado sobre las nuevas respuestas a las transacciones, puedes activar las notificaciones. Solo recibirás notificaciones sobre los clientes a los que tienes acceso.

Para activar las notificaciones de transacciones:

1. Ve a Configuración de la cuenta.

2. En la sección «Preferencias de notificaciones », activa la opción «Transacciones».

A partir de entonces, recibirás un correo electrónico diario o Inbox+ a las 9:00 a. m. Contendrá:

• el número de respuestas de los clientes recibidas en las últimas 24 horas
• el número total de respuestas pendientes de revisión
• cinco respuestas recientes con enlaces directos a la tabla de transacciones, filtradas para mostrar solo las transacciones con respuestas

Marcar transacciones como revisadas

Puedes marcar una transacción como revisada una vez que hayas recibido una respuesta. Esto te ayuda a centrarte solo en las transacciones que aún requieren acción y a realizar un seguimiento de las que ya se han revisado.

Para marcar una transacción como revisada en la tabla de transacciones, haz clic en Marcar como revisada junto a la transacción en la columna Acciones. La transacción pasará de la pestaña Necesita revisión a la pestaña Revisada.

Para acelerar tu trabajo, puedes marcar las transacciones como revisadas de forma masiva. Para ello, selecciona las transacciones, haz clic en Marcar como revisadas y confirma la acción.

Reabrir transacción

Si se requiere comunicación o verificación adicional, puedes reabrir la transacción en cualquier momento. Para ello, ve a la pestaña Revisado y haz clic en Reabrir junto a la transacción. También puedes hacer una pregunta sobre una transacción, y esta volverá automáticamente a la pestaña Necesita revisión.

Para reabrir transacciones de forma masiva, selecciona las transacciones, haz clic en Reabrir y confirma la acción.