Procesar transacciones contables

Transacciones (el centro de contabilidad) es una nueva TaxDome que agiliza la comunicación entre los contables y los clientes. El centro de contabilidad se integra con QuickBooks y permite a los contables encontrar transacciones con información incompleta o incorrecta, comunicarse con los clientes y resolver problemas, todo ello directamente desde TaxDome.

Transacciones, explicadas

Para poder revisar y clasificar las transacciones contables directamente desde TaxDome,Propietario de la Empresa los administradores deben conectarse al QuickBooks de tu cliente QuickBooks Una vez hecho esto, TaxDome la lista de transacciones y la incluye en la sección Transacciones de la cuenta del cliente.

Las transacciones se muestran en un formato claro, basado en tablas, que facilita la identificación de aquellas que requieren atención. Todas updates en TaxDome sincronizan automáticamente con QuickBooks , lo que reduce el trabajo manual y mantiene la precisión de los registros.

Para los clientes, esta funcionalidad proporciona una experiencia fluida: después de conectar tu cuenta QuickBooks a TaxDome, todas las comunicaciones y acciones se realizan directamente en el portal del cliente. No es necesario cambiar de platforms, ya que todo se lleva a cabo en una única interfaz segura.

Haz preguntas sobre las transacciones.

Puedes pedir a los clientes que aclaren los detalles de las transacciones directamente desde la sección Transacciones, ya sea para una única transacción o para varias a la vez .

Pregunta sobre una transacción

Para hacer una pregunta sobre la transacción:

1. Ve a la sección Transacciones de la cuenta del cliente.

2. En la columna Comunicación con el cliente, haz clic en Preguntar al cliente.

3. Selecciona una de las plantillas de preguntas o escribe una pregunta nueva.

4. Haga clic en Enviar.

Preguntar al por mayor

Si necesitas hacer la misma pregunta sobre varias transacciones, puedes hacerlo todo a la vez:

1. Ve a la sección Transacciones de la cuenta del cliente.

2. Selecciona las transacciones sobre las que deseas preguntar en la lista.

3. Haz clic en Preguntar al cliente.

   

4. Selecciona una de las plantillas de preguntas o escribe una pregunta nueva.

5. Haz clic en Enviar pregunta y confirma la acción.

   

Después de enviar la pregunta:

• Si hay alguna pregunta sin responder sobre una transacción, se resolverá y tu nueva pregunta dará inicio a una nueva comunicación.
• Si una transacción se marca como Revisada, volverá a pasar a Necesita revisión y se reabrirá la comunicación.

Recibirás una notificación después de que el cliente responda. Si ya no necesitas realizar un seguimiento, haz clic en los tres puntos y selecciona Finalizar comunicación.

Siempre puedes hacer preguntas adicionales, incluso después de terminar la comunicación anterior. Para ello, haz clic en los tres puntos situados junto a la comunicación completada y selecciona Hacer otra pregunta.

Crear plantillas de preguntas

Para evitar tener que volver a escribir preguntas frecuentes, crea plantillas de preguntas reutilizables. Escribe tu pregunta en el campo de mensaje y haz clic en Añadir a favoritos. La plantilla se guardará inmediatamente y estará disponible en todas las cuentas de clientes.

Para eliminar una plantilla de pregunta, haz clic en el icono de la papelera situado junto a la pregunta.

¿Cómo sé que hay nuevas respuestas del cliente?

Para mantenerte informado sobre las nuevas respuestas a las transacciones, puedes activar las notificaciones. Solo recibirás notificaciones sobre los clientes a los que tienes acceso.

Para habilitar las notificaciones de transacciones:

1. Ve a Configuración de la cuenta.

2. En la sección Preferencias de notificación, habilita Transacciones.

A continuación, recibirás un correo electrónico diario o Inbox+ a las 9:00 a. m. Contenido:

• Número de respuestas de clientes recibidas en las últimas 24 horas
• Recuento total de respuestas pendientes de revisión
• Cinco respuestas recientes con el enlace. A través del enlace, puedes ir directamente a la tabla de transacciones filtrada para mostrar las transacciones con respuestas.

Clasificar transacciones

Puedes cambiar la categoría en la columna Dividir para cualquier transacción que no incluya subtranacciones o partidas secundarias. Esto se actualizará automáticamente en QuickBooks.

Para cambiar una categoría de transacción:

1. Ve a la sección Transacciones de la cuenta del cliente.

2. En la columna Dividir, haz clic en el menú desplegable y selecciona la categoría adecuada. El menú desplegable muestra todas las opciones activas del plan de cuentas del cliente.

Marcar transacciones como revisadas

Puedes marcar una transacción como revisada una vez que hayas recibido una respuesta. Esto te ayuda a centrarte solo en las transacciones que aún requieren acción y a realizar un seguimiento de las que ya se han revisado.

Para marcar una transacción como revisada en la tabla de transacciones, haz clic en Marcar como revisada junto a la transacción en la columna Acciones. La transacción pasará de la pestaña Necesita revisión a la pestaña Revisada.

Para acelerar tu trabajo, puedes marcar las transacciones como revisadas de forma masiva. Para ello, selecciona las transacciones, haz clic en Marcar como revisadas y confirma la acción.

Reabrir transacción

Si se requiere comunicación o verificación adicional, puedes reabrir la transacción en cualquier momento. Para ello, ve a la pestaña Revisado y haz clic en Reabrir junto a la transacción. También puedes hacer una pregunta sobre una transacción, y esta volverá automáticamente a la pestaña Necesita revisión.

Para reabrir transacciones de forma masiva, selecciona las transacciones, haz clic en Reabrir y confirma la acción.

Trabajar con transacciones de Bank Feeds

Para trabajar con transacciones de Bank Feed en TaxDome, primero asignaos a cualquier cuenta en QuickBooks (incluida una cuenta sin categorizar). Una vez asignadas, las transacciones se sincronizarán automáticamente con TaxDome la próxima sincronización manual o automática , y podrás trabajar con ellas como de costumbre: hacer preguntas y categorizarlas .

Trabajar con cargado

Junto con las respuestas, los clientes pueden cargar archivos y colocarlos en carpetas con permisos de visualización y edición. Podrás ver estos archivos en la tabla Transacciones, en la columna Archivos adjuntos. La etiqueta verde muestra el número de archivos adjuntos.

Puedes abrir estos archivos y trabajar con ellos de la misma manera que lo haces con cualquier otro documento en TaxDome.

Recordar a los clientes las preguntas pendientes.

De forma predeterminada, el cliente recibe una notificación sobre las preguntas sin responder relacionadas con sus transacciones una vez a la semana, todos los lunes a las 9:00 a. m. en la zona horaria del cliente.

También puedes enviar al cliente un recordatorio por correo electrónico manualmente en cualquier momento. Para ello:

1. Haz clic en el botón Notificar al cliente situado en la parte superior de la lista Transacciones.

2. Se abrirá una ventana con un mensaje de correo electrónico prellenado. Puedes editar el texto si es necesario.

3. Haga clic en Enviar.

Actualización periódica y manual de datos

Para mantener las transacciones actualizadas, cada noche se activa automáticamente una sincronización periódica; la fecha de la última sincronización aparece en la esquina superior derecha de la página Transacciones.

Si necesitas datos recientes de QuickBooks inmediato, también puedes iniciar una sincronización manual. Para actualizar los datos manualmente:

1. Ve a la sección Transacciones de la cuenta del cliente.

2. Haz clic en el botón Sincronizar con QBO.

   

Filtrar clientes por estado de la transacción

En la sección Cuentas, puedes identificar rápidamente qué clientes tienen transacciones que requieren tu atención. Para saber qué transacciones siguen sin respuesta y cuáles están listas para clasificar, utiliza el filtro Preguntas sobre transacciones y observa los contadores de las columnas Transacciones: En espera de respuesta y Transacciones: Respondidas.

Para ver las transacciones que requieren atención:

1. Ve a Clientes > Cuentas en la barra lateral del menú.

2. Haz clic en Filtro y selecciona el filtro Preguntas sobre transacciones.

3. Elige el tipo de comunicaciones que deseas ver: respondidas o pendientes de respuesta, y aplica el operador. Más información sobre cómo trabajar con filtros .

4. Busca el contador en las columnas Transacciones: En espera de respuesta y Transacciones: Respondidas.

5. haz click en contador para ir directamente a la página de transacciones de ese cliente con el filtro correspondiente ya aplicado.

A continuación, verás una lista filtrada de transacciones según su estado de comunicación, lo que te facilitará el seguimiento de las preguntas pendientes o la revisión de las respuestas de los clientes.

Vista del cliente

La función de transacciones contables ofrece a los clientes un minichat claro y organizado para cada transacción, con un historial de comunicación transparente. Los clientes pueden encontrar preguntas sobre las transacciones en su TaxDome , en la lista de tareas pendientes y en la sección Transacciones.

Cada transacción pendiente con alguna duda por parte de la empresa como una tarjeta independiente, mostrando el mensaje cadena la empresa el cliente. Los clientes pueden:

• responder a las preguntas.
• editar tu respuesta hasta que se marque como respondida.
• Ver hasta 5 de los mensajes más recientes de la cadena.

Para garantizar que las preguntas sin responder no se pierdan, los clientes reciben un correo electrónico semanal con todas las transacciones que esperan su respuesta.