Cómo importar desde SmartVault
¿Listo para que tus clientes dejen SmartVault y pasen a TaxDome? Aquí te mostramos cómo en tres pasos.
Cubierto aquí:
- Paso 1. Exportar una lista de clientes desde SmartVault Exportar una lista de clientes desde SmartVault
- Paso 2. Preparar un archivo CSV Prepare un archivo CSV (¡Podemos ayudarle!)
- Paso 3. Importe los datos del archivo CSV a TaxDome
Paso 1. Exportar una lista de clientes desde SmartVault Exportar una lista de clientes desde SmartVault
Para exportar datos de clientes desde SmartVault a un archivo CSV:
1. Abra la aplicación SmartVault WEB.
2. En el menú de la izquierda, seleccioneClientes.
3. Haga clic en el botón Exportar a CSV situado en la parte superior derecha y, a continuación, guarde el archivo.
Paso 2. Preparar un archivo CSV Prepare un archivo CSV (¡Podemos ayudarle!)
Al importar tus datos de ShareFile a TaxDome, recuerda que hay una diferencia entre Cuentas y Contactos:
- Lascuentas son las entidades para las que trabajas y a las que facturas, ya sea una empresa, un negocio, una organización (una cuenta no personal) o un particular (una cuenta personal).
- Los contactos son las personas reales con las que interactúas. Еcada cuenta de cliente en TaxDome tiene uno o más contactos vinculados.
Para más detalles sobre cómo configurar los distintos tipos de cuentas, vaya aquí.
Cuando prepares una hoja de cálculo para hacer una importación, sigue estas reglas básicas para garantizar una transferencia de datos sin problemas:
Consejo: Si su software genera un archivo CSV con un contribuyente y su cónyuge en la misma fila, no es necesario editarlo manualmente. En su lugar, siga las instrucciones aquí.
- Para importar varias cuentas que tengan el mismo contacto, cree una fila para cada cuenta e introduzca la misma información de contacto para cada una en las columnas correspondientes. Para ver ejemplos, vaya aquí.
- Para importar varios contactos que compartan la misma cuenta, cree una fila para cada contacto e introduzca el mismo nombre de cuenta en la columna correspondiente. Para ver ejemplos, vaya aquí.
Paso 3. Importe los datos del archivo CSV a TaxDome
1. cargar el archivo CSV
Go to Clients > Accounts, then click Import. You can also access the Import button from the Contacts page.
Arrastre y suelte el archivo CSV o haga clic en Examinar para localizarlo en computador.
2. Map Accounts (Optional)
Consejo: Vaya al paso 4 si sólo desea importar contactos y no crear cuentas.
Si quieres crear cuentas, aquí tienes cómo:
1. Asignar Nombre de Cuenta: Seleccione el nombre de la cabecera de columna de su hoja de cálculo que se corresponda con la propiedad Nombre de cuenta de TaxDome . Si el nombre de la cabecera de la columna es Nombre de cuenta en su hoja de cálculo, se asignará automáticamente a la propiedad Nombre de cuenta de TaxDome porque tienen el mismo nombre.
2. Account Type: Select an option to specify how you want to apply the account type to your imported clients.
3. Map account fields: You can add any data from your spreadsheet as custom fields for your accounts. Review all column header names on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. If you choose Sync custom field, select the custom field from the drop-down menu in the TaxDome column.
- También puede consultar etiqueta aquí. Si desea más información, consulte este artículo sobre la solicitud etiquetas
- If you have the Team members column in your spreadsheet, the team members listed in the spreadsheet will be automatically assigned to the corresponding clients.
3. Define Settings (Optional)
En este paso, puede aplicar la configuración en bloque para todas las cuentas importadas.
- Contactos vinculados: Conceda acceso al portal a las nuevas cuentas de TaxDome , decida quién debe recibir las notificaciones del sistema y si desea poder ver el correo electrónico del usuario desde TaxDome. Para más información sobre la configuración de acceso al portal, vaya aquí.
- Tags: If you already have some tags created in TaxDome, you can apply them to your imported accounts here. They will be applied to all imported accounts. Read more on applying tags.
- Assignees: if team members are not listed in the spreadsheet, new accounts are assigned to the person doing the import. Or you can select additional team members you want to have access to all the imported accounts. Read more on assigning team members while importing.
- Folders and documents: if you use a custom folder structure for client documents, apply folder templates in bulk to the newly created accounts. Read more about creating folder templates. The Default Tax Years template is automatically applied to new accounts if you don’t select a folder template you've already created.
4. Create Contacts
To start importing your contacts to TaxDome, review the column header names from your spreadsheet on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. The column header names in your spreadsheet that match TaxDome contact property names (e.g., First Name, Phone, Email, City) get automatically mapped.
If you choose Sync custom field, select the contact field from the drop-down or add a new field by clicking New field. Read more about contact custom fields.
Una vez que haya terminado de mapear, haga clic en Continuar. Esto no inicia el proceso de importación, y aún puede volver a este paso si ha cometido algún error.
5. Review
Cuando revises los resultados de la cartografía, verás lo siguiente:
Si todo parece correcto, haga clic en Iniciar importación. Si no es así, vuelva atrás para hacer las correcciones necesarias.
Ahora, puedes salir de la página; el proceso continúa solo. Una vez finalizada la importación, recibirás una notificación por correo electrónico con un enlace a los resultados de la importación.
Para obtener instrucciones más detalladas sobre la importación, vaya aquí.
👋 ¡Podemos ayudarte! Si te encuentras con alguna dificultad durante el proceso de importación, ¡nuestro equipo estará encantado de ayudarte! Para solicitar ayuda con una importación, rellene el formulario TaxDome Import Assistance.