How tags, folder templates, and custom fields can streamline your workflow

Before importing your client list into TaxDome, it’s essential to understand how tags, folder templates and custom fields can help you stay organized and optimize your workflow. Setting these up beforehand will ensure that your data is structured efficiently from the start.

etiquetas: Organizar a los clientes para un mejor flujo de trabajo

Tags are a powerful way to categorize and filter your client list. While many users fully grasp their importance only after setting up workflows and pipelines, adding tags during the CSV import can save time and effort later.

etiquetas te ayudan a segmentar a tus clientes para facilitar la gestión y la automatización. Algunos casos de uso habituales son

• Formularios y servicios fiscales: Clasifica a los clientes en función de los servicios que necesiten.

• Client status: Label clients as new or returning for better follow-up.

• VIP tiers: Assign tags like gold, silver, or bronze to prioritize client handling.

• Forma de pago: Identifica a los clientes que pagan utilizando distintos métodos (tarjeta de crédito, transferencia bancaria, etc.).

• Location: Sort clients based on their geographic location for targeted communication.

  

En TaxDome, puedes utilizar etiquetas en todo el sistema. Algunos de los casos más comunes son

• proyectos: Utiliza etiquetas para mover a los clientes por las fases flujo de trabajo automáticamente.

• Correos masivos: Filtra a los clientes por etiquetas para enviar correos dirigidos.

• Filter by type: Easily find specific groups of clients to add services for them, communicate, reassign team members responsible for them, etc.

• Buscar documentos: Localiza fácilmente documentos importantes basándote en etiquetas asignadas.

Though you can always add tags later, it’s a good idea to start establishing your tagging system before import. This way, you can add a column for tags to your CSV file so that they are automatically created and applied during the import process.

Plantillas de carpetas: Estructurar los documentos del cliente

Before importing your clients, it is crucial to set up a folder structure that aligns with your firm’s workflow. This ensures that documents are stored logically and easily accessible from the beginning.

Por defecto, tienes seleccionada la siguiente estructura de carpetas para todos tus clientes:

• Documentos cargado el cliente: Una carpeta designada donde los clientes pueden cargar documentos. Cualquier carga solicitada aparecerá aquí.

• empresa documentos compartidos con clientes: Una carpeta compartida para los documentos enviados a los clientes, como las solicitudes de firma electrónica o las declaraciones de la renta finalizadas.

• Privada: Una carpeta interna visible sólo para tu empresa, perfecta para papeles de trabajo, borradores o información sensible.

The folder structure is defined by folder templates . The best practice is to edit the Default Tax Years folder template to your liking or create a new one before you import your client base. Here are some advice:

• Include a private folder named Imported—this ensures that bulk-imported documents retain their original folder structure.

• Considera la posibilidad de tener diferentes plantillas de carpetas para los distintos tipos de clientes (por ejemplo, los de contabilidad y los de preparación de impuestos)

Una vez preparada(s) tu(s) plantilla(s) de carpeta, puedes seleccionarla(s) en el portal justo durante la importación y ahorrar tiempo (no te preocupes, las plantillas de carpeta se pueden aplicar en cualquier momento posterior).

Campos personalizados: Captura información del cliente

Custom fields allow you to store additional client-specific details beyond the standard information fields. Before importing your client list, decide what extra data you need to track. 

TaxDome permite diferentes campos personalizados para cuentas (datos relacionados con la empresa) y contactos (datos relacionados con las personas). Una vez añadidos y rellenados, los campos personalizados pueden utilizarse en todo el sistema (en facturas PDF , en plantillas de correo electrónico para enviar correos personalizados de forma masiva, etc.).

Ejemplos de campos personalizados útiles:

• Nombre del cónyuge - Importante para las declaraciones conjuntas.

• Método de contacto preferido: correo electrónico, teléfono o en persona.

• Tipo de empresa: empresario individual, SRL, sociedad, etc.

• Fecha de fin de año - Útil para clientes empresariales.

By setting up custom fields in advance, you ensure that your imported client data is complete and ready for use. If you know for sure that you want to transfer some client-related data to TaxDome, make sure to add a column for each field to your CSV file . This way, they are automatically created and filled in during the import process. However, you can always add additional CRM data in bulk later .