Antes de importar: explora etiquetas, campos personalizados y plantillas de carpetas.

Antes de importar tu lista de clientes a TaxDome, es fundamental que comprendas cómo etiquetas, las plantillas de carpetasy los campos personalizados pueden ayudarte a mantenerte organizado y optimizar tu flujo de trabajo. Configurarlos de antemano garantizará que tus datos estén estructurados de manera eficiente desde el principio.

etiquetas: Organizar a los clientes para un mejor flujo de trabajo

etiquetas son una forma eficaz de categorizar y filtrar tu lista de clientes. Aunque muchos usuarios solo comprenden plenamente su importancia después de configurar flujos de trabajo y proyectos, añadir etiquetas la importación de CSV puede ahorrar tiempo y esfuerzo más adelante.

etiquetas te ayudan a segmentar a tus clientes para facilitar la gestión y la automatización. Algunos casos de uso habituales son

• Formularios y servicios fiscales: Clasifica a los clientes en función de los servicios que necesiten.

• Estado del cliente:Etiqueta a los clientes como nuevos o recurrentes para un mejor seguimiento.

• Niveles VIP:asigna etiquetas oro, plata o bronce para priorizar la atención al cliente.

• Forma de pago: Identifica a los clientes que pagan utilizando distintos métodos (tarjeta de crédito, transferencia bancaria, etc.).

• Ubicación: Clasifica a los clientes según su ubicación geográfica para una comunicación específica.

  

En TaxDome, puedes utilizar etiquetas en todo el sistema. Algunos de los casos más comunes son

• proyectos: Utiliza etiquetas para mover a los clientes por las fases flujo de trabajo automáticamente.

• Correos masivos: Filtra a los clientes por etiquetas para enviar correos dirigidos.

• Filtrar por tipo: Encuentra fácilmente grupos específicos de clientes para añadirles servicios, comunicarte con ellos, reasignar a los miembros del equipo responsables de ellos, etc.

• Buscar documentos: Localiza fácilmente documentos importantes basándote en etiquetas asignadas.

Aunque siempre puedes añadir etiquetas , es buena idea empezar a establecer tu sistema de etiquetado antes de la importación. De esta manera, puedes añadir una columna para etiquetas a tu archivo CSV para que se creen y apliquen automáticamente durante el proceso de importación.

Campos personalizados: Captura información del cliente

Los campos personalizados te permiten almacenar datos adicionales específicos del cliente, más allá de los campos de información estándar. Antes de importar tu lista de clientes, decide qué datos adicionales necesitas rastrear. 

TaxDome permite diferentes campos personalizados para cuentas (datos relacionados con la empresa) y contactos (datos relacionados con las personas). Una vez añadidos y rellenados, los campos personalizados pueden utilizarse en todo el sistema (en facturas PDF , en plantillas de correo electrónico para enviar correos personalizados de forma masiva, etc.).

Ejemplos de campos personalizados útiles:

• Nombre del cónyuge - Importante para las declaraciones conjuntas.

• Método de contacto preferido: correo electrónico, teléfono o en persona.

• Tipo de empresa: empresario individual, SRL, sociedad, etc.

• Fecha de fin de año - Útil para clientes empresariales.

Al configurar los campos personalizados con antelación, te aseguras de que los datos de los clientes importados estén completos y listos para su uso. Si estás seguro de que deseas transferir algunos datos relacionados con los clientes a TaxDome, asegúrate de añadir una columna para cada campo a tu archivo CSV . De esta manera, se crearán y rellenarán automáticamente durante el proceso de importación. Sin embargo, siempre puedes añadir CRM adicionales de forma masiva más adelante .

Plantillas de carpetas: Estructurar los documentos del cliente

Antes de importar tus clientes, es fundamental configurar unaestructura de carpetasque se ajuste al flujo de trabajo empresatu empresa. Esto garantiza que los documentos se almacenen de forma lógica y sean fácilmente accesibles desde el principio.

Por defecto, tienes seleccionada la siguiente estructura de carpetas para todos tus clientes:

• Documentos cargado el cliente: Una carpeta designada donde los clientes pueden cargar documentos. Cualquier carga solicitada aparecerá aquí.

• empresa documentos compartidos con clientes: Una carpeta compartida para los documentos enviados a los clientes, como las solicitudes de firma electrónica o las declaraciones de la renta finalizadas.

• Privada: Una carpeta interna visible sólo para tu empresa, perfecta para papeles de trabajo, borradores o información sensible.

La estructura de carpetas se define mediante plantillas de carpetas . La mejor práctica consiste en editar la plantilla de carpeta Años fiscales predeterminados a tu gusto o crear una nueva antes de importar tu base de clientes. A continuación te ofrecemos algunos consejos:

• Incluye una carpeta privada llamada Importados, lo que garantiza que los documentos importados de forma masiva conserven su estructura de carpetas original.

• Considera la posibilidad de tener diferentes plantillas de carpetas para los distintos tipos de clientes (por ejemplo, los de contabilidad y los de preparación de impuestos)

Una vez preparada(s) tu(s) plantilla(s) de carpeta, puedes seleccionarla(s) en el portal justo durante la importación y ahorrar tiempo (no te preocupes, las plantillas de carpeta se pueden aplicar en cualquier momento posterior).