Importar (Básico): Por qué preocuparse de etiquetas, las plantillas de carpetas y los campos personalizados
Antes de importar tu lista de clientes a TaxDome, es esencial que entiendas cómo etiquetaslas plantillas de carpetas y los campos personalizados pueden ayudarte a mantenerte organizado y agilizar tu flujo de trabajo. Configurarlos de antemano garantizará que tus datos estén estructurados de forma eficiente desde el principio.
etiquetas: Organizar a los clientes para un mejor flujo de trabajo
etiquetas son una potente forma de categorizar y filtrar tu lista de clientes. Aunque muchos usuarios comprenden plenamente su importancia sólo después de configurar flujos de trabajo y proyectos, añadir etiquetas durante la importación de CSV puede ahorrar tiempo y esfuerzo más adelante.
etiquetas te ayudan a segmentar a tus clientes para facilitar la gestión y la automatización. Algunos casos de uso habituales son
- Formularios y servicios fiscales: Clasifica a los clientes en función de los servicios que necesiten.
- Estado del cliente: Etiqueta a los clientes como nuevos o recurrentes para un mejor seguimiento.
- Niveles VIP: Asigna etiquetas como oro, plata o bronce para priorizar la atención al cliente.
- Forma de pago: Identifica a los clientes que pagan utilizando distintos métodos (tarjeta de crédito, transferencia bancaria, etc.).
- Localización: Clasifica a los clientes en función de su ubicación geográfica para una comunicación específica.
En TaxDome, puedes utilizar etiquetas en todo el sistema. Algunos de los casos más comunes son
- proyectos: Utiliza etiquetas para mover a los clientes por las fases flujo de trabajo automáticamente.
- Correos masivos: Filtra a los clientes por etiquetas para enviar correos dirigidos.
- Filtra por tipo. Encuentra fácilmente grupos específicos de clientes para añadirles servicios, comunicarte, reasignar miembros del equipo responsables de ellos, etc.
- Buscar documentos: Localiza fácilmente documentos importantes basándote en etiquetas asignadas.
Aunque siempre puedes añadir etiquetas más tarde, es una buena idea empezar a establecer tu sistema de etiquetado antes de la importación. De este modo, puedes añadir una columna para etiquetas a tu archivo CSV para que se creen y apliquen automáticamente durante el proceso de importación.
Plantillas de carpetas: Estructurar los documentos del cliente
Antes de importar tus clientes, es crucial establecer una estructura de carpetas que se ajuste al flujo de trabajo de tu empresa. Esto garantiza que los documentos se almacenen de forma lógica y sean fácilmente accesibles desde el principio.
Por defecto, tienes seleccionada la siguiente estructura de carpetas para todos tus clientes:
- Documentos cargado el cliente: Una carpeta designada donde los clientes pueden cargar documentos. Cualquier carga solicitada aparecerá aquí.
- empresa documentos compartidos con clientes: Una carpeta compartida para los documentos enviados a los clientes, como las solicitudes de firma electrónica o las declaraciones de la renta finalizadas.
- Privada: Una carpeta interna visible sólo para tu empresa, perfecta para papeles de trabajo, borradores o información sensible.
La estructura de carpetas se define mediante plantillas de carpetas. La mejor práctica es editar la plantilla de carpetas Años fiscales por defecto a tu gusto o crear una nueva antes de importar tu base de clientes. Aquí tienes algunos consejos:
- Incluye una carpeta privada llamada Importados: estogarantiza que los documentos importados en bloque conserven su estructura de carpetas original.
- Considera la posibilidad de tener diferentes plantillas de carpetas para los distintos tipos de clientes (por ejemplo, los de contabilidad y los de preparación de impuestos)
Una vez preparada(s) tu(s) plantilla(s) de carpeta, puedes seleccionarla(s) en el portal justo durante la importación y ahorrar tiempo (no te preocupes, las plantillas de carpeta se pueden aplicar en cualquier momento posterior).
Campos personalizados: Captura información del cliente
Los campos personalizados te permiten almacenar detalles adicionales específicos del cliente más allá de los campos de información estándar. Antes de importar tu lista de clientes, decide qué datos adicionales necesitas registrar.
TaxDome permite diferentes campos personalizados para cuentas (datos relacionados con la empresa) y contactos (datos relacionados con las personas). Una vez añadidos y rellenados, los campos personalizados pueden utilizarse en todo el sistema (en facturas PDF , en plantillas de correo electrónico para enviar correos personalizados de forma masiva, etc.).
Ejemplos de campos personalizados útiles:
- Nombre del cónyuge - Importante para las declaraciones conjuntas.
- Método de contacto preferido: correo electrónico, teléfono o en persona.
- Tipo de empresa: empresario individual, SRL, sociedad, etc.
- Fecha de fin de año - Útil para clientes empresariales.
Al configurar los campos personalizados de antemano, te aseguras de que los datos de tus clientes importados estén completos y listos para su uso. Si sabes con seguridad que quieres transferir algunos datos relacionados con los clientes a TaxDome, asegúrate de añadir una columna para cada campo a tu archivo CSV. De esta forma, se crearán y rellenarán automáticamente durante el proceso de importación. Sin embargo, siempre puedes añadir datos adicionales CRM en bloque más adelante.