Gestionar los firmantes y la autoridad de firma de las propuestas

Índice

Explicación de los firmantes de las propuestas
Autoridad firmante
- Cuándo desactivar la autoridad de firma
Requisito de firma
Gestionar firmantes
Ver cuentas de clientes con propuestas pendientes/parcialmente firmadas

Algunas de tus cuentas pueden tener varios contactos vinculados a ellas. Al hablar de propuestas o facturas recurrentes, es crucial tener esto en cuenta porque necesitas entender y configurar qué usuarios de la cuenta deberán firmar. Aquí explicaremos esto en detalle, junto con una guía para ver si una propuesta está firmada.

Explicación de los firmantes de las propuestas

Si solo tienes un contacto en la cuenta, la lógica de firma es sencilla: envías una propuesta, el cliente la firma y listo. Sin embargo, ¿qué ocurre si tienes varios contactos en la cuenta? ¿Es necesario que todos la firmen o basta con una sola firma? ¿Cómo puedo gestionarlo? Depende de tus necesidades:

Estás enviando una propuesta a un cliente empresarial, y tanto el director financiero como el ejecutivo deben firmarla.
Estás enviando una propuesta a un cliente individual (matrimonio) y cualquiera de los cónyuges puede firmarla.
Estás enviando una propuesta a un cliente con dependientes vinculados como contactos; solo el contacto principal puede firmar.

Todos los casos podrían tratarse fácilmente en TaxDome utilizando las siguientes funciones:

Autoridad de firma: Derecho de un contacto individual a firmar. Si sabes que algunos contactos no deberían poder firmar (por ejemplo, los dependientes), desactívalo de antemano.
Configuración del requisito de firma: al preparar una plantilla o enviar una propuesta, puedes decidir si necesitas las firmas de todos los contactos o solo de uno.
Gestionar firmantes: Incluso cuando tu propuesta ya esté enviada, puedes comprobar y eliminar los firmantes innecesarios.

Autoridad firmante

De forma predeterminada, todos los contactos con Iniciar Sesión tienen habilitada la autoridad de firmante. Puedes configurar la autoridad de firmante por separado para cada contacto en la pestaña Información, marcando o desmarcando la casilla Firmante.

Cuando está activada, los contactos pueden:

Firma las propuestas e introduce los datos de pago de las facturas que contienen.
Firma las facturas periódicas e introduce los datos de pago correspondientes.

Sin embargo, hay una diferencia en cuanto al funcionamiento de ambas funciones:

En el caso de las propuestas, tú estableces si todos los usuarios con autoridad de firmahabilitada deben firmar o solo uno de ellos para que la propuesta se considere firmada. Si varios usuarios firman y una propuesta incluye una factura o una solicitud de depósito, todos los usuarios pueden introducir los datos de pago antes de firmar. Sin embargo, solo es necesario introducir los datos de pago para el último en firmar; los demás firmantes pueden omitir este paso.
Para las facturas periódicas, al menos un usuario con la autoridad de Firmante activada debe introducir los detalles del pago y firmar. Después de que un usuario haya firmado, la factura periódica se activa y no es necesaria ninguna otra acción por parte de los demás contactos de la cuenta.

Cuándo desactivar la autoridad de firma

Es posible que desees desactivar la autoridad de firma para determinados contactos en las siguientes situaciones:

Uno de los contactos de la cuenta familiar es un cónyuge o una persona a cargo. Si desactivas la autoridad de firma para ellos, te asegurarás de que la propuesta o factura periódica se envíe sólo al contacto principal.
Tiene diferentes miembros de la empresa añadidos a la cuenta de empresa. Deshabilitar la autoridad de firma para aquellos de ellos que no son responsables de la toma de decisiones puede garantizar que no firmarán la factura periódica accidentalmente.

Nota

Si facultad de firma está desactivada para todos los contactos vinculados a una cuenta, no habrá nadie a quien enviar una propuesta/factura recurrente, por lo que si intentas hacerlo, recibirás un mensaje de error y un Inbox+ Notificación con una lista de cuentas que no pueden iniciar sesión. Estos contactos no recibirán ninguna notificación.

Requisito de firma

De forma predeterminada, las propuestas requieren las firmas de todos los contactos con autoridad para firmar. Sin embargo, cuando creas una propuesta o su plantilla, puedes seleccionar Un firmante debe firmar en el menú desplegable Requisito de firma. A continuación, después de que cualquier firmante firme la propuesta, su estado cambia a Firmada. Si la propuesta afecta a un trabajo autoavanzar, la propuesta también se considera firmada.

Gestionar firmantes

Si ya has enviado una propuesta y quieres eliminar a uno o varios de sus firmantes, puedes hacerlo:

Ve a Facturación > Propuestas y ELs en el menú de la barra lateral.
Haz clic en los tres puntos junto a la propuesta que quieres actualizar y selecciona Gestionar firmantes.
Elimina uno o varios firmantes y pulsa Aplicar. Al menos uno de los contactos debe permanecer en la lista.

También puedes actualizar el requisito de firma para varias propuestas enviadas a la vez:

En Propuestas y EL, selecciona las propuestas marcando las casillas situadas junto a ellas (o selecciona todas marcando la casilla situada en la parte superior).
Selecciona «Requerir solo una firma» en el menú superior.
Haz clic en Actualizar.

Los documentos con al menos una firma se marcarán como firmados inmediatamente, mientras que los documentos sin firmar se marcarán como firmados una vez que reciban una firma.

Ver cuentas de clientes con propuestas pendientes/parcialmente firmadas

Puedes ver qué propuestas están parcialmente firmadas yendo a Facturación > Propuestas y ELs de la barra de menú de la izquierda o a la pestaña Propuestas y ELs del perfil de una cuenta de cliente. La primera cifra de la columna Firmado muestra el número de contactos vinculados a la cuenta que han firmado la propuesta; la segunda, el número total de firmantes necesarios.