Gestionar los firmantes y la autoridad de firma de las propuestas

Índice

Explicación de los firmantes de las propuestas
Autoridad firmante
- When to disable signatory authority
Requisito de firma
Gestionar firmantes
Ver cuentas de clientes con propuestas pendientes/parcialmente firmadas

Algunas de tus cuentas pueden tener varios contactos vinculados a ellas. Al hablar de propuestas o facturas recurrentes, es crucial tener esto en cuenta porque necesitas entender y configurar qué usuarios de la cuenta deberán firmar. Aquí explicaremos esto en detalle, junto con una guía para ver si una propuesta está firmada.

Explicación de los firmantes de las propuestas

If you have only one contact in the account, then the signing logic is simple—you send a proposal, the client signs, and that’s it. However, what if you have multiple contacts in the account? Do they all need to sign it, or is one signature enough? How can I manage it? It depends on your needs:

You’re sending a proposal to a business client, and both the financial director and executive need to sign.
You’re sending a proposal to an individual client (married couple), and either of the spouses can sign
You’re sending a proposal to a client with dependents linked as contacts; only the main contact can sign.

Todos los casos podrían tratarse fácilmente en TaxDome utilizando las siguientes funciones:

Autoridad de firma: Derecho de un contacto individual a firmar. Si sabes que algunos contactos no deberían poder firmar (por ejemplo, los dependientes), desactívalo de antemano.
Signature requirement setting: When preparing a template or sending a proposal, you can decide if you need signatures from all contacts or only one.
Gestionar firmantes: Incluso cuando tu propuesta ya esté enviada, puedes comprobar y eliminar los firmantes innecesarios.

Autoridad firmante

By default, all contacts with login access have signatory authority enabled. You can configure signatory authority separately for each contact in the Info tab by checking or unchecking the Signatory box.

Cuando está activada, los contactos pueden:

Sign proposals and enter payment details for the invoices inside them.
Sign recurring invoices and enter payment details for them.

Sin embargo, hay una diferencia en cuanto al funcionamiento de ambas funciones:

Para las propuestas, configura si todos los usuarios con la autoridad de Firmante activada deben firmar o sólo uno de ellos para que la propuesta se considere firmada. Si firman varios usuarios y la propuesta incluye una factura, todos los usuarios pueden introducir los datos de pago antes de firmar. Sin embargo, la introducción de los datos de pago sólo es necesaria para el último firmante; para los demás firmantes, puede omitirse.
Para las facturas periódicas, al menos un usuario con la autoridad de Firmante activada debe introducir los detalles del pago y firmar. Después de que un usuario haya firmado, la factura periódica se activa y no es necesaria ninguna otra acción por parte de los demás contactos de la cuenta.

When to disable signatory authority

You may want to disable signatory authority for certain contacts in these situations:

Uno de los contactos de la cuenta familiar es un cónyuge o una persona a cargo. Si desactivas la autoridad de firma para ellos, te asegurarás de que la propuesta o factura periódica se envíe sólo al contacto principal.
Tiene diferentes miembros de la empresa añadidos a la cuenta de empresa. Deshabilitar la autoridad de firma para aquellos de ellos que no son responsables de la toma de decisiones puede garantizar que no firmarán la factura periódica accidentalmente.

Nota

If signatory authority is disabled for all the contacts linked to an account, there won’t be anyone to send a proposal/recurring invoice to—so if you try to do this, you’ll receive an error message and an Inbox+ notification with a list of accounts unable to sign. Such contacts will not receive any notifications.

Requisito de firma

By default, proposals require signatures from all contacts with signatory authority. However, when you create a proposal or its template, you can select One signatory must sign in the Signature requirement dropdown. Then, after any signatory signs the proposal, its status changes to Signed. If the proposal impacts a job automove, the proposal is considered signed as well.

Gestionar firmantes

Si ya has enviado una propuesta y quieres eliminar a uno o varios de sus firmantes, puedes hacerlo:

Ve a Facturación > Propuestas y ELs en el menú de la barra lateral.
Haz clic en los tres puntos junto a la propuesta que quieres actualizar y selecciona Gestionar firmantes.
Elimina uno o varios firmantes y pulsa Aplicar. Al menos uno de los contactos debe permanecer en la lista.

You can also update the signature requirement for multiple sent proposals at once:

In Proposals & ELs, select the proposals by checking the boxes next to them (or select all by clicking the checkbox at the top).
Select Require only one signature from the top menu.
Click Update.

Documents with at least one signature will be marked as signed immediately, while unsigned documents will be marked as signed once they receive one signature.

Ver cuentas de clientes con propuestas pendientes/parcialmente firmadas

Puedes ver qué propuestas están parcialmente firmadas yendo a Facturación > Propuestas y ELs de la barra de menú de la izquierda o a la pestaña Propuestas y ELs del perfil de una cuenta de cliente. La primera cifra de la columna Firmado muestra el número de contactos vinculados a la cuenta que han firmado la propuesta; la segunda, el número total de firmantes necesarios.