Crear y aplicar plantillas de formulario

TaxDome formularios le permiten crear cuestionarios interactivos para recopilar información de los clientes de forma eficaz. Tener todas sus preguntas frecuentes listas le ahorrará mucho tiempo. Además, automatiza tu formularios en proyectos para que se envíen a los clientes justo cuando sea necesario, sin que tengas que pulsar ni un solo botón. 

Añade plantillas de formulario desde Marketplace

An organizer template can be added by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage templates . 

Puedes descargarte plantillas de formulario ya preparadas siguiendo las mejores prácticas, y luego editarlas según tus necesidades. Para añadir una plantilla de formulario desde el Marketplace:

1. Go to Templates > Marketplace from the sidebar menu and open the Organizers tab.

2. Click Get free on the template you want to add or click on its price and proceed with the payment if it’s a paid template.

3. Go to Templates > Firm templates, open the Organizers tab and click on the name of the organizer template to begin editing.

Crea plantillas formulario

Para crear una plantilla de formulario desde cero, ve a Plantillas > plantillas de empresa en el menú de la barra lateral, selecciona Organizadores, haz clic Crear plantilla.

O accede a esta página añadiendo el Crear automatización de formulario mientras creas o editas un proyecto, haz clic Nueva plantilla.

Organizer template structure

Un formulario tiene secciones y preguntas; cada pregunta pertenece a una sección. Obtén más información sobre los campos en la página de creación de plantillas formulario más abajo.

a. Nombre de la plantilla: Introduce cómo quieres llamar a la plantilla. Verás este nombre cuando la selecciones.

b. Organizer name: Enter the name your client will see for the organizer. Click Add shortcode to personalize it: Shortcode includes dynamic data that gets replaced with, for example, a client’s name or the date. For more info on shortcodes, go to the detailed article . 

c. Contenido de la plantilla: haz click en nombres de las secciones para verlas o mantén pulsado el icono de los seis puntos para cambiar de sección.

d. Nueva sección: Haz clic para crear secciones adicionales. Utiliza el contenido de la plantilla de la izquierda para navegar entre secciones.

e. Nombre de la sección: Introduce un título para la primera sección (por ejemplo, Información de la dirección).

f. Ajustes de sección

• Icono de copia: Haga clic para duplicar toda la sección, incluidas todas las preguntas que contiene.

• Gear icon: Click to choose this section’s settings. Toggle on Allow client to repeat to let clients replicate sections (for more details, go here ). If you want a new section to be displayed when a client answers a question a certain way, toggle on Conditions, then set up conditional logic jumps (for more details, go here ).

  

• Icono de la papelera: Haz clic para eliminar toda la sección. Ten cuidado: la eliminación de la sección no se puede revertir después de guardar la plantilla.

g. Question and Text block gear icons:

• Obligatorio: Si está activada, el cliente no podrá enviar un formulario hasta que haya respondido a todas las preguntas obligatorias.

• Pre-filled: If toggled on, the client’s answer to the question will be automatically populated when a client fills out the organizer for the second and further times. Read more on how pre-fill works for the client.

• Conditional: If toggled on, you will be able to make a question or text block to be displayed when a client answers a question a certain way. Read more on how to set up the conditional logic jumps .

• Descripción: Si está activada, podrás proporcionar detalles que expliquen una pregunta. La explicación se muestra debajo de la pregunta.

• Tagging: If toggled on, you will be able to add and remove account tags depending on client answers. Learn more in the detailed article .

• Sync to CRM: If toggled on, you can select account/contact custom fields to be synced with the answer. You can choose whether to sync each answer in each specific organizer. Learn more in the detailed article .

  

h. Pregunta: Selecciona el tipo de pregunta o solicitud en el desplegable. Recuerda que si vas a sincronizar respuestas con campos personalizados de cuenta/contacto, el tipo de pregunta debe ser el mismo que el tipo de campo personalizado.

i. Bloque de texto: Haz clic para soltar un bloque de texto. Puedes añadir enlaces, inserta vídeos y pegar emojis en bloques de texto.

j. Preview: Click to see what it looks like from the client side. For details, go to the section below .

k. Ajustes:

• Notify about document upload: Toggle this on if you want to receive notifications about documents uploaded to the organizer. For more details, go here .

• Organizer self-service: Toggle this on if you want clients to create organizers on their own based on this template. For more details, go here .

• Automatically seal after submission: Toggle this on if you want a client to keep the client from making any new changes. Learn more here .

• Send reminders to clients: Toggle this on to enable sending automatic reminders for pending organizers. Learn more about reminders in organizers .

• Personalizar la carpeta de destino para la subida de documentos: Actívala si quieres crear una carpeta separada en la cuenta del cliente para almacenar los documentos de cargado . Puedes utilizar shortcodes en el nombre de la carpeta.

l. Save & Exit, Save and Cancel: Click Save & Exit to save the template and go back to the templates list, Save to keep your changes and continue editing the template or Cancel to exit without saving.

Nota

Las secciones vacías sin preguntas o bloques de texto no se guardarán. Tendrás que añadirles información o eliminarlas.

Tipos de preguntas

• Entrada gratuita sirve para introducir texto, como un nombre, una dirección o una empresa

• Envía un correo electrónico a es para introducir una dirección de correo electrónico.

• Número es para introducir números, como el número de hijos o un SSN.

• Fecha sirve para introducir un día, un mes y un año, como la fecha de nacimiento. Al introducirla, la fecha debe coincidir con uno de los siguientes formatos: MMM-DD-AAAA (por ejemplo, 01-Ene-2022) o MM/DD/AAAA (por ejemplo, 24/12/2022) para EE.UU. empresas; DD/MM/AAAA (por ejemplo, 24/12/2022) para fuera de EE.UU. empresas.

• Botones de radio proporciona una lista de al menos dos opciones, como un tipo de empresa (por ejemplo, sin ánimo de lucro o LLC).

• Casillas de verificación muestran pequeñas casillas (al menos una) que se pueden seleccionar, permitiendo tanto respuestas múltiples como únicas.

• Desplegable despliega un menú para seleccionar una o varias opciones.

• Sí/No es para respuestas sí/no a preguntas como "¿Está casado?".

• Archivo cargar proporciona un lugar para cargar con el nombre del documento que hay que subir. En la configuración de la plantilla, puedes añadir una carpeta que se creará en la cuenta del cliente para los documentos cargado . Si no la añades, el cliente tendrá que seleccionar una carpeta al cargar.  

Aplica las plantillas de formulario

Una vez que haya creado una plantilla, estará listo para utilizarla para recopilar datos de los clientes y empezar a trabajar:

1. Crea un nuevo formulario haciendo clic en Nuevo en la parte superior izquierda y seleccionando Organizador o seleccionando los destinatarios en tu lista de cuentas y haciendo clic en Enviar Organizador.

2. Click the Organizer template list to expand it, then select a template. Preview it if needed.

3. Edit the organizer name or click  +Add shortcode to individualize the title. Shortcode includes dynamic data that gets replaced with, for example, a client’s name or the date. For more info on shortcodes, go here . 

4. Continúa activando los recordatorios y vinculando el formulario a los trabajos.

   

   Nota

   Si hay más de un destinatario, no podrás vincular el formulario a trabajos.

Edita las plantillas de formulario

1. Para realizar cambios en una plantilla de formulario , ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menús, abre la pestaña Organizadores, haz clic en el nombre de la plantilla de formulario de la lista.

2. Edit questions (e.g, if you need to update the organizer for a new tax year), move or delete questions and sections using the icons to the far right of the section name or question.

3. After making your changes, you have two options:

• Click Save or Save & Exit to save the changes to the template only.

• Click Update organizers at the bottom of the page to save the template and apply updates to to all organizers linked to this template. Organizers that have already been started by clients will not be updated.

Plantillas duplicadas formulario

Crea una nueva plantilla de formulario a partir de una existente: Haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla formulario formulario y selecciona Duplicar. La copia del formulariose guardará con un sufijo (por ejemplo, Organizador (2)).

Borra las plantillas de formulario

Para evitar el desorden, elimina una plantilla de formulario si ya no la necesitas. Haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla del formulario , selecciona Eliminar en el desplegable, y luego confirma haciendo clic en Eliminar. Todos los formularios creados para clientes con esa plantilla seguirán existiendo.

¿Qué aspecto tiene mi plantilla para los clientes?

If you need to check your organizer template from the client side, click Preview on the top right of the template.

Aquí puedes seleccionar secciones para previsualizar desde el menú desplegable Ir a la sección desplegable de la parte superior izquierda, rellena cualquier bloque como hacen tus clientes y haz clic en Siguiente para pasar a la siguiente sección. La barra verde de la parte superior aparecerá junto con tu progreso con los bloques formulario .

Una vez hecho esto, pulsa Volver a editar o X en la parte superior derecha.

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