Organizadores (Básico): Crear y aplicar plantillas

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TaxDome formularios le permiten crear cuestionarios interactivos para recopilar información de los clientes de forma eficaz. Tener todas sus preguntas frecuentes listas le ahorrará mucho tiempo. Además, automatiza tu formularios en proyectos para que se envíen a los clientes justo cuando sea necesario, sin que tengas que pulsar ni un solo botón. 

Cubierto aquí:

• Creación de plantillas formulario
  • Tipos de preguntas
• Aplicación de plantillas formulario
• Añadir plantillas formulario desde Marketplace
• Automatización del envío de formularios a los clientes
• Actualización de las plantillas formulario
• Duplicación de plantillas formulario
• Eliminación de plantillas formulario
• ¿Qué aspecto tiene mi plantilla para los clientes?

Creación de plantillas formulario

Una plantilla formulario puede ser creada por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar plantillas. Créelas para tenerlas a mano y poder utilizarlas y personalizarlas cuando sea necesario.

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Para crear una plantilla formulario , vaya a Plantillas > empresa plantillas en la barra de menú de la izquierda, seleccione Organizadores, haz clic Crear plantilla.

O acceda a esta página añadiendo la automatizaciónCrear organizador mientras crea o edita una proyecto, haz clic Nueva plantilla.

Un formulario tiene secciones y preguntas; cada pregunta pertenece a una sección. A continuación, obtenga más información sobre los campos numerados de la página Crear plantilla de organizador.

1. Nombre de la plantilla: Introduzca cómo quiere llamar a la plantilla. Verá este nombre al seleccionarla.

2. Nombre del organizador: Introduzca el nombre que su cliente verá para el formulario. Haga clic en + Añadir shortcode para individualizarlo: Shortcode incluye datos dinámicos que se sustituyen, por ejemplo, por el nombre del cliente o la fecha. Para más información sobre shortcodesvaya al artículo detallado. 

3. Contenido de la plantilla: Haz clic en los nombres de las secciones para verlas o mantén pulsado el icono de los seis puntos e intercambia las secciones.

4. Nueva sección: Haga clic para crear secciones adicionales. Utilice el contenido de la plantilla de la izquierda para navegar entre las secciones.

5. Nombre de la sección: introduzca un título para la primera sección (por ejemplo, Información de dirección).

6. Ajustes de sección

• Icono de copia: Haga clic para duplicar toda la sección, incluidas todas las preguntas que contiene.
• Icono de engranaje: Haga clic para elegir la configuración de esta sección. Active Permitir que el cliente repita para permitir que los clientes repitan secciones (para más detalles, vaya aquí). Si desea que se muestre una nueva sección cuando un cliente responda a una pregunta de una determinada manera, active Condiciones y, a continuación, configure saltos lógicos condicionales (para obtener más información, vaya aquí).

• Icono de la papelera: Haga clic para eliminar toda la sección. Tenga cuidado: la eliminación de la sección no se puede revertir después de guardar la plantilla.

7. Iconos de engranaje de los bloques Pregunta y Texto:

• Obligatorio: Si está activada, el cliente no podrá enviar un formulario hasta que haya respondido a todas las preguntas obligatorias.
• Permitir rellenado previo: Si se activa, la respuesta del cliente a la pregunta se rellenará automáticamente cuando el cliente rellene formulario por segunda vez o más. Más información sobre cómo funciona la cumplimentación previa para el cliente.
• Condiciones: Si se activa, podrá hacer que se muestre una pregunta o un bloque de texto cuando un cliente responda a una pregunta de una determinada manera. Más información sobre cómo configurar los saltos de lógica condicional.
• Añadir explicación: Si está activada, podrá proporcionar detalles que expliquen una pregunta. La explicación se muestra debajo de la pregunta.
• Actualizar cuenta etiquetas: Si está activada, podrá añadir y eliminar la cuenta etiquetas en función de las respuestas del cliente. Más información en el artículo detallado.

8. + Pregunta: Seleccione el tipo de pregunta o solicitud en el desplegable.

Esto es lo que significan los tipos de preguntas:

Entrada gratuita sirve para introducir texto, como un nombre, una dirección o una empresa

Correo electrónico es para introducir una dirección de correo electrónico.

Número es para introducir números, como el número de hijos o un SSN.

Fecha sirve para introducir un día, un mes y un año, como la fecha de nacimiento. Al introducirla, la fecha debe coincidir con uno de los siguientes formatos: MMM-DD-AAAA (por ejemplo, 01-Ene-2022) o MM/DD/AAAA (por ejemplo, 24/12/2022) para EE.UU. empresas; DD/MM/AAAA (por ejemplo, 24/12/2022) para fuera de EE.UU. empresas.

Botones de radio ofrecen una lista de opciones, como un tipo de empresa (por ejemplo, sin ánimo de lucro o LLC).

Casillas de verificación muestran pequeñas casillas que se pueden marcar.

Desplegable despliega un menú para seleccionar una o varias opciones.

Sí/No es para respuestas sí/no a preguntas como "¿Está casado?".

Archivo cargar proporciona un lugar a cargar con el nombre del documento que necesita ser cargado. (Los archivos cargado a formularios se guardan en la cuenta del cliente, que puede seleccionar una carpeta en el momento de cargarlos).

9. + Bloque de texto: Haz clic para soltar un bloque de texto. Puedes añadir enlaces, incrustar vídeos y pegar emojis en bloques de texto.

10. Modo de vista previa: Haga clic para ver cómo se ve desde el lado del cliente. Para más detalles, vaya a la sección siguiente.

11. Ajustes:

• Notificar sobre el documento cargar: Active esta opción si desea recibir notificaciones sobre los documentos cargado al formulario. Para más detalles, vaya aquí.
• Autoservicio del organizador: Active esta opción si desea que los clientes creen formularios por su cuenta basándose en esta plantilla. Para más información, vaya aquí.
• Sellar automáticamente después del envío: Active esta opción si desea que el cliente no realice nuevos cambios. Más información aquí.
• Enviar recordatorios a los clientes: Active esta opción para activar el envío automático de recordatorios para las consultas pendientes formularios. Más información sobre recordatorios en formularios.

12. Guardar y Salir , Guardar y Cancelar: Haga clic en Guardar y Salir para guardar la plantilla y volver a la lista de plantillas, Guardar para conservar los cambios y seguir editando la plantilla o Cancelar para salir sin guardar.

Nota: Las secciones vacías sin preguntas o bloques de texto no se guardarán. Tendrás que añadirles información o eliminarlas.

Aplicación de plantillas formulario

Una vez que haya creado una plantilla, estará listo para utilizarla para recopilar datos de los clientes y empezar a trabajar:

1. Cree un nuevo formulario haciendo clic en Nuevo en la parte superior izquierda y seleccionandoOrganizador o seleccionando los destinatarios en su lista de cuentas y haciendo clic en Enviar Organizador.

2. Haga clic en la lista de plantillas del Organizador para ampliarla y, a continuación, seleccione una plantilla. Previsualícela si es necesario.

3. Edite el nombre de formulario o haga clic en + Añadir shortcode para individualizar el título. Shortcode incluye datos dinámicos que se sustituyen, por ejemplo, por el nombre de un cliente o la fecha. Para más información sobre shortcodesvisite aquí. 

4. Continúe activando los recordatorios y vinculando formulario a trabajos.

Nota: Si hay más de un destinatario, no podrá vincular formulario a trabajos.

Añadir plantillas formulario desde Marketplace

Puede descargar plantillas formulario ya preparadas con las mejores prácticas. Para añadir una plantilla formulario desde la página Marketplace:

1. Vaya a Plantillas > Marketplace en la barra de menú de la izquierda y abra la pestaña Organizadores.

2. Haga clic en Obtener gratis en la plantilla que desea añadir o haga clic en su precio y proceda al pago si se trata de una plantilla de pago.

3. Vaya a Plantillas > Biblioteca de plantillas, abra la pestaña Organizadores y haga clic en el nombre de la plantilla formulario para empezar a editarla si es necesario.

Actualización de las plantillas formulario

1. Para realizar cambios en una plantilla formulario , vaya a Plantillas >Plantillas empresa en la barra de menús, abra la pestaña Organizadores , haz clic en el nombre de la plantilla formulario de la lista.

2. Edite las preguntas (por ejemplo, si necesita actualizar formulario para un nuevo ejercicio fiscal), mueva o elimine preguntas y secciones utilizando los iconos situados en el extremo derecho del nombre de la sección o pregunta. Cuando haya terminado de realizar cambios en la plantilla formulario , haga clic en Guardar y salir.

Nota: Los cambios que realice en una plantilla formulario no se reflejarán en las formularios que ya se hayan creado a partir de la misma plantilla. Sin embargo, todos los nuevos formularios que se envíen a partir de ahora (incluidos los de las automatizaciones) reflejarán los cambios.

Duplicación de plantillas formulario

Cree una nueva plantilla formulario a partir de una existente: Haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla formulario y seleccioneDuplicar. La copia de formulariose guardará con un sufijo (por ejemplo, Organizador (2)).

Eliminación de plantillas formulario

Para evitar el desorden, elimine una plantilla de formulario si ya no la necesita. Haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla formulario , seleccioneEliminar en el menú desplegable y confirme haciendo clic en Eliminar. Todos los formularios creados para clientes con esa plantilla permanecerán.

¿Qué aspecto tiene mi plantilla para los clientes?

Si necesita comprobar su plantilla formulario desde el lado del cliente, haga clic en el enlace Modo de vista previa situado en la parte superior derecha de la plantilla.

Aquí puede seleccionar las secciones que desea previsualizar en el menú desplegable Ir a la sección de la parte superior izquierda, rellenar cualquier bloque como hacen sus clientes y hacer clic en Siguiente para pasar a la siguiente sección. La barra verde en la parte superior aparecerá junto con su progreso con formulario bloques.

Una vez hecho esto, haz clic en Volver para editar o en la X de la parte superior derecha.

Consejo: Visite TaxDome Academy para nuestros cursos.