Chats (Básico): Envío manual o automático
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y aprender todo lo que necesita saber sobre TaxDome.
TaxDomete permite comunicarte con tus clientes de forma segura y en tiempo real. Utilízala para programar citas o pedir a los clientes la información que les falta. Además, Chats te permite configurar recordatorios, adjuntar archivos, asignar tareas a los clientes y mucho más.
- Chats, explicados
- Crear nuevos chats
- Iniciar un chat con un cliente
- Iniciar chats con varios clientes
- Enviar automáticamente un mensaje a los clientes
- Establecer recordatorios
- Adjuntar archivos en los chats
- Incluir vídeos en los chats
- Añadir imágenes a los chats
- Lo que ven los clientes cuando les envías mensajes
Chats, explicados
Lo principal que hay que saber sobre los Chats:
- Los hilos de chat son un lugar seguro para hacer preguntas, solicitar archivos y asignar tareas.
- Los clientes reciben notificaciones sobre nuevos chats y preguntas pendientes.
- Cuando alguien responde a un chat, crea un nuevo chat, realiza cambios en las tareas del cliente o carga un documento, recibes una notificación y un correo electrónico en tu inbox+.
- Cuando se añaden tareas para los clientes dentro de un chat, éstas se muestran como listas de tareas pendientes con casillas de verificación.
- El progreso de esas tareas pendientes puede seguirse en una página aparte.
- Utilice @ antes del nombre de un miembro del equipo para llamar su atención dentro de un chat.
- Puedes configurar recordatorios automáticos para los chats.
- Una vez que tengas lo que necesitas, archiva el chat para evitar el desorden.
- Para enviar mensajes idénticos a varios clientes, utilice plantillas de chat.
- La función Chats también está disponible en la aplicación móvilTaxDome .
Para acceder a los chats, vaya a la pestaña Comunicación del perfil del cliente.
Crear nuevos chats
Un chat cadena puede ser creado por un empresa Propietario de la Empresa , un administrador o un miembro del equipo asignado a la cuenta o con derechos de acceso para ver todas las cuentas.
Nota: Los clientes que no hayan activado su cuenta de TaxDome no pueden recibir mensajes. Para poder utilizar los chats, los clientes deben tener habilitado el acceso al portal desde el lado de empresa y una cuenta activada desde su lado.
Hay tres formas diferentes de enviar un mensaje de chat:
- Iniciar un chat con un cliente
- Iniciar chats con varios clientes
- Enviar automáticamente un mensaje a los clientes
Iniciar un chat con un cliente
Para iniciar un chat , haga clic en el botón Nuevo de la parte superior izquierda, seleccione Chat en el menú desplegable, escriba una nota, haz clic el botón Crear chat. También puede ir a la cuenta del cliente, abrir la pestaña Comunicación y hacer clic en Nuevo chat.
A continuación explicamos las secciones numeradas de la pantalla Nuevo Chat donde se crean nuevos hilos:
1. Para: Seleccione el nombre de la persona a la que va dirigido el mensaje.
2. Plantilla: Elija una plantilla para un mensaje enviado con frecuencia. Para más detalles sobre las plantillas, vaya aquí. Seleccione una plantilla sólo cuando cree un nuevo chat, no cuando responda a uno.
3. Subject: Enter the subject line; it will be displayed in the Chat list. When you use a chat template, it is automatically populated. Click + Add shortcode to individualize it: Shortcode includes dynamic data that gets replaced with, for example, a client’s name or the date. For more info on shortcodes, go to the detailed article.
4. Mensaje: Redacta el mensaje: utiliza formato de texto, emoji, viñetas, listas numeradas y enlaces. Al aplicar una plantilla, el mensaje se rellena automáticamente. Llama la atención de un miembro del equipo en el mensaje utilizando @ antes de su nombre, o haz clic en Adjuntar para añadir archivos desde tu computador o TaxDome (más detalles a continuación).
5. Reminders: Toggle on if you want a reminder email to go out to the client when they don’t respond within a certain time frame or don't have their tasks completed (more details below).
6. Tareas: Añada listas de comprobación para sus clientes. Para más detalles, vaya aquí.
7. Crear chat: Haga clic para enviar su mensaje al cliente. De lo contrario, haga clic en Cancelar.
8. Enlace a trabajos: Seleccione trabajos para enlazar, haz clic Guardar.
Iniciar chats con varios clientes
Si necesita enviar el mismo mensaje a muchos clientes, utilice nuestra función de envío masivo de mensajes.
Vaya a Clientes en el menú de la barra lateral izquierda, seleccione las casillas junto a los clientes a los que desea enviar el mensaje, haga clic en Más acciones en la barra de menú superior, haz clic Enviar mensaje en el desplegable. Seleccione una plantilla de chat o escriba el asunto del chat (opcional), añada su texto, haz clic Crear chats.
Añade documentos y tareas a un chat cadena más tarde si es necesario.
Establecer recordatorios
Cada vez que envías un mensaje, se emite una notificación. La recibirán los usuarios vinculados a la cuenta que tengan la opciónNotificar activada. Puedes comprobar qué usuarios tienen la opción Notificar activada accediendo a la pestaña Información de la cuenta y consultando la sección Contactos .
Si los destinatarios tardan demasiado en leer/responder tu mensaje o en completar la tarea en cadena, tienes dos opciones:
Establecer recordatorios automáticos
Para configurar recordatorios automáticos sobre mensajes no leídos/no respondidos y tareas de clientes no completadas, active Recordatorios en la plantilla de chat, cuando cree el chat manualmente o a través de la automatización de proyecto . También puede hacerlo en cualquier momento posterior directamente desde cadena.
Cómo configurar los Recordatorios:
- Días hasta el próximo recordatorio: Por defecto, un recordatorio sale tres días después de que la notificación sobre un nuevo mensaje haya sido enviada al cliente, pero puedes cambiarlo a lo que quieras.
- Número de recordatorios: Por defecto, el cliente sólo recibe un email recordatorio, pero también puedes cambiarlo a lo que prefieras.
Los recordatorios también pueden activarse y desactivarse en cualquier momento accediendo a un chat cadena. Abra la pestaña Recordatorios, active Enviar recordatorios a los clientes y realice los ajustes necesarios, haz clic Guardar.
Nota: Los recordatorios se envían siempre para el último mensaje de la cadena.
Reminders stop for any thread when:
- If there are client tasks in the chat thread:
- Tasks marked incomplete: Reminders stop when all client tasks in the thread are marked completed and all messages are read.
- Tasks marked completed: Reminders stop when all messages are read.
- If there are no tasks in the chat thread: Reminders stop once the client replies to the last message.
- Regardless of task presence in the chat thread, reminders also stop if:
- ... archivaste el chat cadena.
- ...you disabled Reminders.
- ...the set number of reminders has been sent.
Nota: Si archiva un chat cadena pero luego lo vuelve a abrir, los Recordatorios se activa como si el mensaje fuera nuevo.
Adjuntar archivos en los chats
Un empresa Propietario de la Empresa , un administrador o un miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos puede adjuntar archivos a los hilos de chat. Para ello, puede utilizar archivos de su computador o de carpetas de nivel superior con:
El cliente puede ver y editar el acceso.
El cliente puede ver acceso.
Para adjuntar archivos al crear un chat:
- Haga clic en 📎 Adjuntar en la parte superior izquierda del campo de mensaje tanto al crear un chat como al ver el chat existente cadena.
- Seleccione Desde Mi computador y localice los archivos que desea cargar desde tu computador. De lo contrario, seleccione Desde TaxDome y elija los documentos que desee adjuntar.
- Seleccione la carpeta para cargar el documento y haga clic en Guardar.
Consejo Puedes cargar archivos zip desde tu computador y se descomprimirán automáticamente. Aquí tienes más información sobre cómo subir archivos zip.
Cuando usted o su cliente cargar al menos un documento a un chat cadena, aparece una pestaña Documentos en su interior con el icono del clip en el nombre del chat:
1,2. Pestaña Documentos y el icono del clip: sólo se muestran si hay documentos adjuntos al chat.
3. + Añadir documentos: cargar nuevos documentos a la cadena.
4. documentos cargado por cliente: descargarlos, verlos o borrarlos. Al borrar documentos también se eliminan del chat cadena.
Cuando un cliente u otro miembro del equipo sube un documento, recibes una notificación en el chat cadena y en Inbox+.
Incluir vídeos en los chats
¿Quieres añadir un toque visual a tus mensajes a los clientes? Incluye clips de Loom, Vimeo, YouTube y Google Drive cuando sea más fácil mostrar que contar. Haz clic en el icono de vídeo de la barra de herramientas de formato de texto y pega un enlace en la ventana emergente Incrustar vídeo.
Tu cliente verá el vídeo dentro de tu chat compartido cadena.
Añadir imágenes a los chats
Puedes enviar imágenes y capturas de pantalla a los chats desde tu dispositivo o desde cualquier sitio web. Abre un chat cadena y utiliza una de las opciones disponibles:
- cargar una imagen desde tu dispositivo mediante el botón 📎 Adjuntar
- Pega cualquier imagen de la web en el campo de mensaje
Formas de añadir imágenes no admitidas:
- Arrastre y suelte una imagen en el campo de mensaje.
- Pega un archivo con la imagen en el campo de mensaje desde tu dispositivo.
Lo que ven los clientes cuando envías mensajes
Un cliente ve y responde a un mensaje que le has enviado haciendo clic en la notificación de su panel de control, haciendo clic en el enlace de la notificación por correo electrónico o accediendo a la sección Chats y tareas de su portal. Las tareas de los clientes también se muestran dentro de las notificaciones.
Consejo: Por defecto, el contenido del mensaje no se muestra en el cuerpo del correo electrónico (el cliente tendrá que navegar hasta su portal para verlo). Sin embargo, si el contenido no es sensible, muéstrelo en el correo electrónico.
Si desea ver TaxDome desde el lado del cliente, acceda a una vista de sólo lectura de su portal.
