Chats (Básico): Enviar manual o automáticamente
TaxDomete permite comunicarte con tus clientes de forma segura y en tiempo real. Utilízalo para programar citas o pedir a los clientes la información que les falta. Además, con los Chats puedes establecer recordatorios, adjuntar archivos, asignar tareas a los clientes y mucho más.
Para ver más vídeos prácticos, visite TaxDome Academy, nuestro centro en línea gratuito para ver
y aprender todo lo que necesita saber sobre TaxDome.
Chats, explicados
Los hilos de conversación (o chats ) son canales de comunicación seguros en los que puedes:
- Comunícate con los clientes: Haz y responde preguntas, discute cuestiones de trabajo, etc. Si necesitas información ad hoc del cliente en el formulario del cuestionario, puedes enviar una solicitud a través del chat.
- Comunícate con los miembros del equipo: Envía mensajes internos que sean invisibles para los clientes y menciona explícitamente a los miembros del equipo utilizando @.
- Solicitar archivos: Pide a tus clientes que cargar documentos a través de los chats.
- Asigna tareas a los clientes: Añade tareas para los clientes dentro de los chats, mostrándolas como listas de tareas pendientes con casillas de verificación. El progreso de esas tareas pendientes puede seguirse en una página aparte.
Las notificaciones del chat varían:
- empresa Los propietarios reciben notificaciones por correo electrónico y Inbox+ cuando los clientes o los miembros del equipo responden en el chat, cambian las tareas del cliente o los documentos de cargar .
- Los clientes reciben notificaciones sobre nuevos chats y preguntas pendientes.
- Los miembros del equipo reciben notificaciones cuando alguien utiliza @mentions.
Crear nuevos chats
Un chat cadena puede ser creado por un empresa Propietario de la Empresa , un administrador o un miembro del equipo asignado a la cuenta o con derechos de acceso para ver todas las cuentas.
Nota: Puedes enviar mensajes de chat a clientes que aún no hayan activado su cuenta TaxDome . Si sus contactos tienen correo electrónico, recibirán notificaciones por correo electrónico sobre los mensajes de chat aunque no utilicen el portal. Cuando alguno de tus clientes empiece a utilizar el portal, podrá leer los mensajes de chat que le hayas enviado antes.
Hay tres formas diferentes de enviar un mensaje de chat:
- Iniciar un chat con un cliente
- Iniciar chats con varios clientes
- Enviar automáticamente un mensaje a los clientes
Iniciar chat con el cliente
Hay varias formas de iniciar un chat:
- Haz clic en Nuevo en la parte superior, selecciona Chat, rellénalo y haz clic en Crear chat.
- Ve a la cuenta del cliente, abre la pestaña Comunicación y haz clic en Nuevo chat.
A continuación, explicamos las secciones de la Nuevo сhat pantalla donde creas nuevos hilos/chats:
a. Para: Selecciona el nombre de la persona a la que va dirigido el mensaje.
b. Plantilla: Elige una plantilla para los mensajes enviados con frecuencia. Selecciona una plantilla sólo cuando crees un nuevo chat, no cuando respondas a uno.
c. Asunto: Introduce el asunto. Se mostrará en la lista de Chat. Se rellenará automáticamente una plantilla de chat. Haz clic en Añadir shortcode para individualizar el asunto (shortcode incluye datos dinámicos que se sustituyen, por ejemplo, por el nombre del cliente o la fecha).
d. Mensaje: Redacta el mensaje. Utiliza formato de texto, emojis, viñetas, listas numeradas y enlaces. Cuando apliques una plantilla, el mensaje se rellenará automáticamente. Llama la atención de un miembro del equipo en el mensaje utilizando @ antes de su nombre, o haz clic en Adjuntar para añadir archivos desde tu computador o TaxDome.
e. Recordatorios: Activa si quieres que se envíe un correo electrónico recordatorio al cliente cuando no responda en un plazo determinado o no haya completado sus tareas (más detalles a continuación).
g. Tareas: Añade listas de control para tus clientes.
h. Enlaza con trabajos: Selecciona trabajos para enlazar, haz clic Guardar.
f. Crear chat: Haz clic para enviar tu mensaje al cliente. Si no, haz clic en Cancelar.
Iniciar chats con varios clientes
Si necesitas enviar el mismo mensaje a muchos clientes, utiliza nuestra función de mensajería masiva.
Ve a Clientes en el menú de la barra lateral izquierda, selecciona las casillas junto a los clientes a los que quieras enviar el mensaje, haz clic en Más acciones en la barra de menú superior, haz clic Enviar mensaje en el desplegable. Selecciona una plantilla de chat o escribe el asunto del chat (opcional), añade tu texto y haz clic en Crear chats.
Añade documentos y tareas a un chat cadena más tarde si es necesario.
Enviar mensajes internos
Editar, borrar y responder mensajes
Haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha de un mensaje (público o interno) para elegir entre las siguientes acciones:
- Edición: La edición está disponible en las 24 horas siguientes al envío.
- Borrar: Borrar será permanente, lo que significa que el mensaje no podrá restaurarse.
- Responder: Las respuestas también serán internas.
Establecer recordatorios
Cada vez que se envía algo en el chat a los clientes, éstos reciben una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con la opción Notificar activada- reciben una notificación por correo electrónico. Compruebe si las notificaciones están activadas en la columna Notificar de la lista de cuentas.
Si los destinatarios tardan demasiado en leer/responder tu mensaje o en completar la tarea en cadena, tienes dos opciones:
Cuando configure un recordatorio, aparecerá una notificación con el número de recordatorios y su intervalo en su chat cadena. Tu cliente también recibirá una notificación en su chat cadena, indicando qué acción es necesaria para detener los recordatorios:
Establecer recordatorios automáticos
Para configurar recordatorios automáticos sobre mensajes no leídos/no respondidos y tareas de clientes no completadas, active Recordatorios en la plantilla de chat, cuando cree el chat manualmente o a través de la automatización de proyecto . También puede hacerlo en cualquier momento posterior directamente desde cadena.
Cómo configurar los Recordatorios:
- Días hasta el próximo recordatorio: Por defecto, un recordatorio sale tres días después de que la notificación sobre un nuevo mensaje haya sido enviada al cliente, pero puedes cambiarlo a lo que quieras.
- Número de recordatorios: Por defecto, el cliente sólo recibe un email recordatorio, pero también puedes cambiarlo a lo que prefieras.
Los recordatorios también pueden activarse y desactivarse en cualquier momento accediendo a un chat cadena. Abre la pestaña Recordatorios, activa Enviar recordatorios a los clientes y realiza los ajustes necesarios, haz clic Guardar.
Nota: Los recordatorios se envían siempre para el último mensaje de la cadena.
Los recordatorios se detienen para cualquier cadena cuando:
- Si hay tareas de cliente en el chat cadena:
- Tareas marcadas como incompletas: Los recordatorios se detienen cuando todas las tareas del cliente en cadena se marcan como completadas y se leen todos los mensajes.
- Tareas marcadas como completadas: Los recordatorios se detienen cuando se leen todos los mensajes.
- Si no hay tareas en el chat cadena: Los recordatorios se detienen una vez que el cliente responde al último mensaje.
- Independientemente de la presencia de la tarea en el chat cadena, los recordatorios también se detienen si:
- ... archivaste el chat cadena.
- ...has desactivado los recordatorios.
- ...se ha enviado el número de recordatorios establecido.
Nota: Si archiva un chat cadena pero luego lo vuelve a abrir, los Recordatorios se activa como si el mensaje fuera nuevo.
Adjuntar archivos en los chats
Un empresa Propietario de la Empresa , un administrador, o un miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar documentos puede adjuntar archivos a los hilos de chat. Para ello, puedes utilizar archivos de tu computador o de carpetas de nivel superior con:
El cliente puede ver y editar el acceso.
El cliente puede ver acceso.
Para adjuntar archivos al crear un chat:
- Haz clic en 📎 Adjuntar en la parte superior izquierda del campo de mensaje tanto al crear un chat como al ver el chat existente cadena.
- Selecciona Desde mi computador y localiza los archivos que quieras cargar desde tu computador. Si no, selecciona Desde TaxDome y elige los documentos que quieras adjuntar.
- Seleccione la carpeta para cargar el documento y haga clic en Guardar.
Consejo Puedes cargar archivos zip desde tu computador y se descomprimirán automáticamente. Aquí tienes más información sobre cómo subir archivos zip.
Cuando tú o tus clientes cargar enviáis al menos un documento a un chat cadena, aparece en su interior una pestaña Documentos con el icono del clip en el nombre del chat.
a, b. Pestaña Documentos y el icono del clip: Sólo se muestran si hay documentos adjuntos al chat.
c. + Añadir documentos: cargar nuevos documentos a la cadena.
d. documentos cargado por cliente: Descargarlos, verlos o borrarlos. Borrar documentos también los elimina del chat cadena.
Cuando un cliente u otro miembro del equipo sube un documento, se te notifica en el chat cadena y en Inbox+.
Incluir vídeos en los chats
¿Quieres añadir elementos visuales a tus mensajes a los clientes? Incluye clips de Loom, Vimeo, YouTube y Google Drive cuando sea más fácil mostrar que contar. Haz clic en el icono de vídeo de la barra de herramientas de formato de texto y, a continuación, pega un enlace en la ventana emergente de vídeo de inserta . Tu cliente verá el vídeo justo dentro de tu chat compartido cadena.
Añadir imágenes a los chats
Puedes enviar imágenes y capturas de pantalla a los chats desde tu dispositivo o desde cualquier sitio web. Abre un chat cadena y utiliza una de las opciones disponibles:
- cargar una imagen de tu dispositivo utilizando 📎 Adjuntar.
- Pega cualquier imagen de la web en el campo de mensaje.
Formas de añadir imágenes no admitidas:
- Arrastre y suelte una imagen en el campo de mensaje.
- Pega un archivo con la imagen en el campo de mensaje desde tu dispositivo.
Lo que ven los clientes cuando envías mensajes
Los clientes ven y responden a un mensaje que les has enviado haciendo clic en la notificación de su panel de control, haciendo clic en el enlace de la notificación por correo electrónico o yendo a la sección Chats y Tareas de su portal. Las tareas de los clientes también se muestran dentro de las notificaciones.
Por defecto, el contenido del mensaje no se muestra en el cuerpo de la notificación del correo electrónico (el cliente tendrá que navegar hasta su portal para verlo). Sin embargo, si el contenido no es sensible, muéstralo en el correo electrónico.
Nota Si tus clientes responden a un mensaje no en un chat cadena sino respondiendo al correo electrónico de notificación, el mensaje no se entrega y reciben un correo electrónico al respecto. Sin embargo, si no reciben el correo electrónico sobre el error y se preguntan por qué no se ha recibido su respuesta cadena , ese podría ser el motivo.
Si no desactiva esta función específicamente, sus clientes también pueden iniciar un chat cadena ellos mismos haciendo clic en Nuevo chat en la página de inicio del portal de clientes o en la sección Chats y tareas o haciendo clic en Mensaje empresa en la aplicación móvil.
Si desea ver TaxDome desde el lado del cliente, acceda a una vista de sólo lectura de su portal.
