Enviar formularios automáticamente y enlazar a trabajos

You can have your organizers created and sent automatically. Once a client submits the organizer, the job moves automatically to the next stage of the pipeline . To make automation magic happen, set up the Create organizer automation and turn on the Automove feature.

Configure una etapa para crear el formulario, luego habilite autoavanzar

Un proceso perfectamente automatizado comienza siempre por seleccionar el lugar adecuado para él en tu flujo de trabajo. Puedes hacerlo en tres sencillos pasos: crea una plantilla de formulario, añade una automatización para enviar el formulario y, a continuación, activa la opción autoavanzar opción. 

Vea el vídeo de ejemplo a continuación, y luego lea cómo puede automatizar el envío de su formularios:

A continuación te explicamos cómo configurar el escenario para crear el formulario con autoavanzar:

1. You need an organizer template to request necessary documents and information from a client. If you don’t have an organizer template, you can create it by clicking New template when you add the automation.

2. Make sure you have a stage in your pipeline for sending an organizer, then add the Create organizer automation. This way, once the job enters this stage, a new organizer is automatically sent to the client. At the same time, the organizer will be linked to the job . 

3. Ensure that you have the Automove jobs toggle for the stage turned on. Now, once the organizer is submitted to a client, the job is automatically moved to the next stage.

Nota

Si se archiva el formulario , no se activará autoavanzar .

Enlace manual de formulario a trabajo

Organizers can be linked to jobs by a firm owner, admin or any employee who has been given access rights to manage organizers . Once the organizer is manually linked, the automove jobs feature works the same as for organizers that are sent and linked automatically: when the client or firm member submits the organizer, the job is moved to the next stage.

Hay tres formas de vincular manualmente un sitio formulario :

• Desde una tarjeta trabajo : Abra la trabajo tarjeta, haga clic en Enlace en la sección Vinculado , seleccione Organizadores y luego elija el formularios . O bien, haga clic en Nuevo en la sección Vinculado , seleccione Organizadores y cree un nuevo formulario vinculado a la trabajo .

• En la pantalla Crear formulario : Haz clic en Vincular a trabajos y, a continuación, selecciona los trabajos. Una vez vinculados, los trabajos y verás los títulos de los trabajo y los proyectos a los que pertenecen.

• Desde la lista de Organizadores de un cliente: haz clic en los tres puntos del extremo derecho del formulario, haz clic clic en Vincular a trabajos, selecciona los trabajos de la lista, haz clic Enviar.

De forma predeterminada, al vincular formularios De un trabajo Tarjeta y seleccionar entre las existentes formularios , solo pendiente formularios Se muestran. Puede filtrar la lista por estado:

• Pendiente muestra todos los formularios activos aún no enviados.

• Finalizado muestra todos los formularios enviados.

• Activo muestra todos los formularios pendientes y finalizados actualmente en uso.

• Archivado muestra todos los formularios pendientes y terminados que ya no se utilizan.

• Todos los programas formularios en todos los estados anteriores.

No importa la opción que uses, puedes vincular tantas formularios A un trabajo según sea necesario.

Tras la vinculación, formularios se mostrarán en la sección Vinculados > Organizadores, a la derecha de la ficha de trabajo . 

Nota

Si el formulario no se presenta y mueves manualmente el trabajo a otra fase, se te pedirá que decidas qué hacer con el formulario pendiente (para más detalles, lee sobre la gestión de elementos inacabados al trasladar trabajos ).

Organize uploaded docs automatically

If you offer a recurring service like Monthly Bookkeeping, you can automate the way client documents are organized. Their uploads will be automatically sorted into monthly folders—no manual work required.

To do this:

• Set up a Monthly Bookkeeping pipeline with job recurrence enabled.
• In the first stage, add the Create organizer automation to send the Monthly Bookkeeping Organizer.

• In the organizer template, enable Customize destination folder for document uploads and add the [CURRENT_MONTH_NAME] shortcode to the folder name.

Then, each time the recurring job starts:

1. A new organizer is sent automatically.

2. The client uploads documents.

3. A new folder is created, dynamically named for the current month—keeping all documents neatly sorted.

This setup ensures uploaded documents are automatically grouped by month, keeping folders clean and organized with no manual effort.

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