Enviar formularios automáticamente y enlazar a trabajos

Puedes obtener tus formularios de forma automática. Una vez que un cliente envía el formulario, el trabajo automáticamente a la siguiente etapa del proyecto Para que la automatización funcione, configura la automatización Crear formulario y activa la opción autoavanzar .

Configure una etapa para crear el formulario, luego habilite autoavanzar

Un proceso perfectamente automatizado comienza siempre por seleccionar el lugar adecuado para él en tu flujo de trabajo. Puedes hacerlo en tres sencillos pasos: crea una plantilla de formulario, añade una automatización para enviar el formulario y, a continuación, activa la opción autoavanzar opción. 

Vea el vídeo de ejemplo a continuación, y luego lea cómo puede automatizar el envío de su formularios:

A continuación te explicamos cómo configurar el escenario para crear el formulario con autoavanzar:

1. Necesitas una formulario para solicitar los documentos y la información necesarios a un cliente. Si no tienes una formulario , puedes crearla haciendo clic en Nueva plantilla cuando añadas la automatización.

2. Asegúrate de que tu proyecto tenga una etapa proyecto enviar un formulario y, a continuación, añade la automatización Crear formulario. De esta manera, una vez que el trabajo esta etapa, formulario enviará automáticamente un nuevo formulario al cliente. Al mismo tiempo, el formulario vinculará al trabajo  

3. Asegúrate de que tienes la autoavanzar trabajos activado para la etapa. Ahora, una vez que el cliente formulario el formulario , el trabajo automáticamente a la siguiente etapa.

Si tu formulario tiene una lista de verificación adjunta, el trabajo a la siguiente fase solo después de que el cliente complete todos los elementos de la lista de verificación y envíe el formulario. Obtén más información sobre cómo automatizar el envío formularios listas de verificación .

Nota

Si se archiva el formulario , no se activará autoavanzar .

Enlace manual de formulario a trabajo

Los organizadores pueden vincularse a trabajos una empresa Propietario de la Empresa, administrador cualquier empleado al que se le hayan concedido derechos de acceso para gestionar formularios Una vez que el formulario vincula manualmente, latrabajos autoavanzar trabajos funciona igual que paraformularios se envían y vinculan automáticamente: cuando el cliente o empresa envía el formulario, el trabajo a la siguiente fase.

Hay tres formas de vincular manualmente un sitio formulario :

• Desde una tarjeta trabajo : Abra la trabajo tarjeta, haga clic en Enlace en la sección Vinculado , seleccione Organizadores y luego elija el formularios . O bien, haga clic en Nuevo en la sección Vinculado , seleccione Organizadores y cree un nuevo formulario vinculado a la trabajo .

• En la pantalla Crear formulario : Haz clic en Vincular a trabajos y, a continuación, selecciona los trabajos. Una vez vinculados, los trabajos y verás los títulos de los trabajo y los proyectos a los que pertenecen.

• Desde la lista de Organizadores de un cliente: haz clic en los tres puntos del extremo derecho del formulario, haz clic clic en Vincular a trabajos, selecciona los trabajos de la lista, haz clic Enviar.

De forma predeterminada, al vincular formularios De un trabajo Tarjeta y seleccionar entre las existentes formularios , solo pendiente formularios Se muestran. Puede filtrar la lista por estado:

• Pendiente muestra todos los formularios activos aún no enviados.

• Finalizado muestra todos los formularios enviados.

• Activo muestra todos los formularios pendientes y finalizados actualmente en uso.

• Archivado muestra todos los formularios pendientes y terminados que ya no se utilizan.

• Todos los programas formularios en todos los estados anteriores.

No importa la opción que uses, puedes vincular tantas formularios A un trabajo según sea necesario.

Después de vincularlos,formularios en la sección Vinculados > Organizadores, a la derecha de la trabajo . Si el formulario una lista de verificación, su progreso se puede seguir directamente desde la trabajo .

Nota

Si el formulario no se presenta y mueves manualmente el trabajo a otra fase, se te pedirá que decidas qué hacer con el formulario pendiente (para más detalles, lee sobre la gestión de elementos inacabados al trasladar trabajos ).

Organizardocumentos cargado

Si ofreces un servicio recurrente, como la contabilidad mensual, puedes automatizar la forma en que se organizan los documentos de los clientes. Tus archivos se clasificarán automáticamente en carpetas mensuales, sin necesidad de realizar ningún trabajo manual.

Para hacer esto:

• Configura un proyecto de contabilidad mensual con trabajo habilitada.
• En la primera etapa, añade la automatización Crear formulario para enviar el Organizador de contabilidad mensual.

• En la formulario , habilita Personalizar carpeta de destino para la carga de documentos y añade el shortcode [CURRENT_MONTH_NAME] shortcode nombre de la carpeta.

A continuación, cada vez que trabajo el trabajo recurrente:

1. formulario envía automáticamente un nuevo formulario .

2. El cliente sube los documentos.

3. Se crea una nueva carpeta, cuyo nombre se asigna dinámicamente según el mes actual, lo que permite mantener todos los documentos perfectamente ordenados.

Esta configuración garantiza que cargado se agrupen automáticamente por mes, manteniendo las carpetas limpias y organizadas sin necesidad de realizar ninguna tarea manual.

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