CRM (Básico): Actualiza la información de la cuenta de forma masiva mediante importación
La herramienta de importación TaxDome podría utilizarse no sólo cuando estás migrando tus datos CRM por primera vez y creando cuentas y contactos vinculados. También podría ser útil si necesitas actualizar cualquier dato de CRM en bloque para las cuentas y contactos que ya tienes en el sistema. Aquí te explicamos los principales casos de uso por los que puede ser útil.
Antes de empezar
Cuando utilices nuestra herramienta de importación para actualizar la información de los clientes de forma masiva, es importante que recuerdes que si ya existe una cuenta con el mismo nombre en TaxDome, no se modificará y todos sus datos seguirán siendo los mismos. De esta forma, puedes añadir con seguridad cualquier dato que necesites.
Al igual que para la importación general, necesitas tener preparado tu archivo CSV. Sin embargo, cuando vayas a actualizar algunos datos de tus cuentas existentes, la mejor forma de prepararlo es la siguiente:
1. En primer lugar, exporta todas tus cuentas. Para ello, ve a Clientes > Cuentas en el menú de la barra lateral, haz clic el icono de exportar. Recibirás un correo electrónico con el enlace de descarga.
2. Abre el archivo CSV exportado y elimina todas las columnas de la hoja de cálculo excepto la columna Nombre de cuenta .
Nota. Asegúrate de que no tienes ninguna columna relacionada con contactos. De esta forma, los pasos de la importación masiva no modificarán los conmutadores de contacto ni otros ajustes relacionados con los contactos
3. Ahora, añade las columnas de los datos que quieras añadir. Consulta los ejemplos siguientes para obtener instrucciones detalladas.
Importación masiva de campos CRM para cuentas
Si quieres añadir algún dato adicional de CRM a tus cuentas existentes, asegúrate de que tienes una hoja de cálculo con las cuentas exportadas que sólo contenga la columna Nombre de la cuenta . A continuación, haz lo siguiente:
1. Añade columnas para cada campo CRM que quieras añadir, rellena los datos y luego guarda el archivo.
2. cargar la hoja de cálculo en TaxDome haciendo clic en el botón Importar de la página Clientes > Cuentas .
3. Para el Tipo de cuenta, selecciona Ignorar, para que este campo no se actualice.
4. En la etapa Asignar cuentas de tu importación, en la columna Acción , selecciona Sincronizar campo. Crea un nuevo campo personalizado seleccionando Nuevo campo en el menú desplegable.
5. En Nombre de campo, introduce cómo quieres llamarlo, por ejemplo,Declaración de la renta.
6. Selecciona el tipo de campo y haz clic en Guardar.
7. Omite los demás pasos de la importación. Asegúrate de seleccionar Ignorar para todos los campos de contacto.
8. Haz clic en Iniciar importación en el último paso. No se crearán nuevas cuentas ni contactos. En su lugar, se crearán nuevos campos personalizados en tus cuentas de cliente existentes y los datos se añadirán a ellos.
Una vez finalizada la importación, puedes comprobar el perfil de cliente para ver si hay nuevos datos.
Asignación masiva de miembros del equipo mediante importación
Este método supone un gran ahorro de tiempo, ya que puedes asignar miembros del equipo a cuentas de forma masiva. Tienes dos opciones en función de tus necesidades:
- Quiero asignar diferentes miembros del equipo a diferentes cuentas.
- Quiero asignar miembros concretos del equipo a todas las cuentas.
Asigna diferentes miembros del equipo a diferentes cuentas
En primer lugar, asegúrate de que tienes una hoja de cálculo con las cuentas exportadas que sólo contiene la columna Nombre de la cuenta. A continuación, haz lo siguiente
1. Añade la columnaMiembro del equipo, rellena los datos y guarda el archivo. Ten en cuenta lo siguiente:
- Si quieres asignar varios miembros del equipo a una misma cuenta, separa sus nombres con comas.
- Comprueba dos veces los nombres de los miembros del equipo. Si hay un empleado inexistente en la hoja de cálculo, no se asignará a la cuenta.
2. cargar la hoja de cálculo en TaxDome haciendo clic en el botón Importar de la página Clientes > Cuentas.
3. Para el Tipo de cuenta, selecciona Ignorar, para que este campo no se actualice.
4. En la etapa Asignar cuentas de tu importación, la columna Miembros del equipo de tu CSV se asignará automáticamente con la propiedad TaxDome .
Si no es así, compruebe el nombre de la columna en la hoja de cálculo e inicie de nuevo la importación.
5. Omite los demás pasos de la importación. Asegúrate de seleccionar Ignorar para todos los campos de contacto.
6. Pulsa Iniciar Importación en el último paso. No se crearán nuevas cuentas ni contactos. En su lugar, se actualizarán las cuentas existentes.
Una vez finalizada la importación, puedes comprobar el perfil de cliente para ver si hay nuevos datos.
Asigna miembros específicos del equipo a todas las cuentas
En primer lugar, asegúrate de que tienes una hoja de cálculo con las cuentas exportadas que sólo contiene la columna Nombre de la cuenta. A continuación, haz lo siguiente
1. cargar la hoja de cálculo en TaxDome haciendo clic en el botón Importar de la página Clientes > Cuentas .
2. Para elTipo de cuenta , selecciona Ignorar, para que este campo no se actualice.
3. En la etapa Configuración de tu importación, selecciona los miembros del equipo que quieres asignar a las cuentas.
4. Omite los demás pasos de la importación. Asegúrate de seleccionar Ignorar para todos los campos de contacto.
5. Haz clic en Iniciar importación en el último paso. No se crearán cuentas ni contactos nuevos. En su lugar, se actualizarán las cuentas existentes.
Una vez completada la importación, puedes comprobar si los miembros del equipo fueron asignados en la lista Cuentas .
Aplicación masiva de etiquetas mediante importación
Este método supone un gran ahorro de tiempo, ya que puedes asignar etiquetas a las cuentas de forma masiva. Tienes dos opciones en función de tus necesidades:
- Quiero aplicar nuevas etiquetas a diferentes cuentas
- Quiero aplicar etiquetas existentes a todas las cuentas
Quiero aplicar nuevas etiquetas a diferentes cuentas
En primer lugar, asegúrate de que tienes una hoja de cálculo con las cuentas exportadas que sólo contiene la columna Nombre de la cuenta. A continuación, haz lo siguiente
1. Añade etiquetas rellena los datos y guarda el archivo. Ten en cuenta lo siguiente:
- Si quieres que se apliquen varias etiquetas a una misma cuenta, separa sus nombres mediante comas.
- Si se bу etiqueta que no existe en el sistema, se creara.
2. cargar la hoja de cálculo en TaxDome haciendo clic en el botón Importar de la página Clientes > Cuentas .
3. Para elTipo de cuenta , selecciona Ignorar, para que este campo no se actualice.
4. En la etapa deCuentas de mapa de tu importación, las etiquetas de tu CSV se mapeará automáticamente con la propiedad TaxDome .
Si no es así, compruebe el nombre de la columna en la hoja de cálculo e inicie de nuevo la importación.
5. Omite los demás pasos de la importación. Asegúrate de seleccionar Ignorar para todos los campos de contacto.
6. Pulsa Iniciar Importación en el último paso. No se crearán nuevas cuentas ni contactos. En su lugar, se actualizarán las cuentas existentes.
Una vez finalizada la importación, puedes comprobar si se han aplicado las etiquetas en la lista Cuentas .
Quiero aplicar etiquetas existentes a todas las cuentas
En primer lugar, asegúrate de que tienes una hoja de cálculo con las cuentas exportadas que sólo contiene la columna Nombre de la cuenta. A continuación, haz lo siguiente
1. cargar la hoja de cálculo en TaxDome haciendo clic en el botón Importar de la página Clientes > Cuentas.
2. Para el Tipo de cuenta, selecciona Ignorar, para que este campo no se actualice.
3. En la etapa Configuración de tu importación, selecciona las etiquetas existentes que quieras aplicar a las cuentas. Esto se aplicará a todas las cuentas que estés actualizando.
4. Omite los demás pasos de la importación. Asegúrate de seleccionar Ignorar para todos los campos de contacto.
5. Haz clic en Iniciar importación en el último paso. No se crearán cuentas ni contactos nuevos. En su lugar, se actualizarán las cuentas existentes.
Una vez finalizada la importación, puedes comprobar si se han aplicado las etiquetas en la lista Cuentas .
Asignación masiva de funciones de cuenta mediante importación
En primer lugar, asegúrate de que tienes una hoja de cálculo con las cuentas exportadas que sólo contiene la columna Nombre de la cuenta . A continuación, haz lo siguiente
1. Añade columnas para cada función de cuenta que quieras añadir, rellena los datos y, a continuación, guarda el archivo. Ten en cuenta lo siguiente:
- Comprueba si las columnas de roles de cuenta se corresponden con los roles de cuenta del sistema (de esta forma, las columnas se mapearán automáticamente).
- Comprueba dos veces los nombres de los miembros del equipo. Si hay un empleado inexistente en la hoja de cálculo, no se asignará al rol.
2. cargar la hoja de cálculo en TaxDome haciendo clic en el botón Importar de la página Clientes > Cuentas .
3. Para el Tipo de cuenta, selecciona Ignorar, para que este campo no se actualice.
4. Selecciona el campo Función de cuenta para cada columna de función de cuenta. Si los títulos de las columnas de tu hoja de cálculo coinciden con los roles de cuenta del sistema, se asignarán automáticamente.
Si no es así, comprueba la denominación de tus columnas en la hoja de cálculo e inicia de nuevo la importación.
5. Omite los demás pasos de la importación. Asegúrate de seleccionar Ignorar para todos los campos de contacto.
6. Pulsa Iniciar Importación en el último paso. No se crearán cuentas ni contactos nuevos. En su lugar, los miembros del equipo se asignarán a funciones de cuenta en tus cuentas de cliente existentes.
7. Comprueba los miembros del equipo asignados en las cuentas de los clientes.
