Actualizar la información de la cuenta en bloque mediante importación

La herramienta de importación TaxDome podría utilizarse no sólo cuando estás migrando tus datos CRM por primera vez y creando cuentas y contactos vinculados. También podría ser útil si necesitas actualizar cualquier dato de CRM en bloque para las cuentas y contactos que ya tienes en el sistema. Aquí te explicamos los principales casos de uso por los que puede ser útil.  

Antes de empezar

When using our import tool for updating client info in bulk it’s important to remember that if an account with the same name already exists in TaxDome, it will not be changed and all of its data will remain the same. This way, you can safely add any data you might need. 

Al igual que para la importación general, necesitas tener preparado tu archivo CSV. Sin embargo, cuando vayas a actualizar algunos datos de tus cuentas existentes, la mejor forma de prepararlo es la siguiente: 

1. First, export all your accounts. To do this, go to  Clients > Accounts from the sidebar menu, then click the export icon. You will receive an email with the download link.

   

2. Open the exported CSV file and delete all columns from the spreadsheet except for the Account name column. 

Nota

Ensure you don’t have any columns related to contacts. This way, bulk import steps won’t modify contact toggles or other contact-related settings

3. Now, add the columns for the data you want to add. See the examples below for detailed instructions.

Importación masiva de campos CRM para cuentas

If you want to add any additional CRM data to your existing accounts, make sure you have a spreadsheet with exported accounts which contain only Account name column. Then do the following:

1. Add columns for each CRM field you want to add, fill in the data and then save the file. 

   

2. Upload the spreadsheet to TaxDome by clicking the  Import button on the Clients > Accounts page.

   

3. For the  Account type, select Ignore, so that this field is not updated.

   

4. On the Map Accounts stage of your import, in the Action column, select Sync field. Create a new custom field by selecting New field from the dropdown menu.

   

5. Under Field name, enter what you would like to call it, for example, Tax return.

6. Select the field type and click Save.

   

7. Skip the other steps of the import. Make sure to select Ignore for all contact fields.

   

8. Click Start Import on the last step. No new accounts or contacts will be created. Instead, new custom fields will be created in your existing client accounts and the data will be added to them.

   

Una vez finalizada la importación, puedes comprobar el perfil de cliente para ver si hay nuevos datos.

Asignación masiva de miembros del equipo mediante importación

Este método supone un gran ahorro de tiempo, ya que puedes asignar miembros del equipo a cuentas de forma masiva. Tienes dos opciones en función de tus necesidades:

• Quiero asignar diferentes miembros del equipo a diferentes cuentas.

• Quiero asignar miembros concretos del equipo a todas las cuentas.

Asigna diferentes miembros del equipo a diferentes cuentas

First, make sure you have a spreadsheet with exported accounts which contain only Account name column. Then do the following:

1. Add Team member column, fill in the data, and then save the file. Note the following:

   • Si quieres asignar varios miembros del equipo a una misma cuenta, separa sus nombres con comas.
   • Check the team members’ names twice. If there is a non-existent employee in the spreadsheet, it will not be assigned to the account.

   

2. Upload the spreadsheet to TaxDome by clicking the  Import button on the Clients > Accounts page.

   

3. For the Account type, select Ignore, so that this field is not updated.

   

4. On the Map Accounts stage of your import, the Team members column of your CSV will be automatically mapped with TaxDome property. 

Si no es así, compruebe el nombre de la columna en la hoja de cálculo e inicie de nuevo la importación. 

5. Skip the other steps of the import. Make sure to select Ignore for all contact fields.

   

6. Click Start Import on the last step. No new accounts or contacts will be created. Instead, existing accounts will be updated.

   

Una vez finalizada la importación, puedes comprobar el perfil de cliente para ver si hay nuevos datos.

Asigna miembros específicos del equipo a todas las cuentas

First, make sure you have a spreadsheet with exported accounts which contain only Account name column. Then do the following:

1. Upload the spreadsheet to TaxDome by clicking the  Import button on the Clients > Accounts page.

2. For the Account type, select Ignore, so that this field is not updated.

3. On the Settings stage of your import, select the team members you want to assign to the accounts.

   

4. Skip the other steps of the import. Make sure to select Ignore for all contact fields.

   

5. Click Start Import on the last step. No new accounts or contacts will be created. Instead, existing accounts will be updated.

   

Once the import has been completed, you can check if the team members were assigned in the  Accounts list.

Aplicación masiva de etiquetas mediante importación

Este método supone un gran ahorro de tiempo, ya que puedes asignar etiquetas a las cuentas de forma masiva. Tienes dos opciones en función de tus necesidades:

• Quiero aplicar nuevas etiquetas a diferentes cuentas

• Quiero aplicar etiquetas existentes a todas las cuentas

Quiero aplicar nuevas etiquetas a diferentes cuentas

First, make sure you have a spreadsheet with exported accounts which contain only Account name column. Then do the following:

1. Add Tags column, fill in the data, and then save the file. Note the following:

• Si quieres que se apliquen varias etiquetas a una misma cuenta, separa sus nombres mediante comas.

• If there will bу tag that doesn’t exist in the system, it will be created.

  

2. Upload the spreadsheet to TaxDome by clicking the Import button on the Clients > Accounts page.

3. For the Account type, select Ignore, so that this field is not updated.

4. On the Map Accounts stage of your import, the Tags column of your CSV will be automatically mapped with TaxDome property.

Si no es así, compruebe el nombre de la columna en la hoja de cálculo e inicie de nuevo la importación.  

5. Skip the other steps of the import. Make sure to select Ignore for all contact fields.

   

6. Click Start Import on the last step. No new accounts or contacts will be created. Instead, existing accounts will be updated.

   

Once the import has been completed, you can check if the tags were applied in the  Accounts list.

Quiero aplicar etiquetas existentes a todas las cuentas

First, make sure you have a spreadsheet with exported accounts which contain only Account name column. Then do the following:

1. Upload the spreadsheet to TaxDome by clicking the Import button on the Clients > Accounts page.

2. For the Account type, select Ignore, so that this field is not updated.

   

3. On the  Settings stage of your import, select the existing tags you want to apply to the accounts. This will be applied to all accounts you are updating.

   

4. Skip the other steps of the import. Make sure to select Ignore for all contact fields.

   

5. Click Start Import on the last step. No new accounts or contacts will be created. Instead, existing accounts will be updated.

   

Once the import has been completed, you can check if the tags were applied in the Accounts list.

Asignación masiva de funciones de cuenta mediante importación

First, make sure you have a spreadsheet with exported accounts which contain only Account name column. Then do the following:

1. Add columns for each account role you want to add, fill in the data, and then save the file. Note the following:

   • Comprueba si las columnas de roles de cuenta se corresponden con los roles de cuenta del sistema (de esta forma, las columnas se mapearán automáticamente).
   • Check the team members’ names twice. If there is a non-existent employee in the spreadsheet, it will not be allocated to the role.

   

2. Upload the spreadsheet to TaxDome by clicking the Import button on the Clients > Accounts page.

   

3. For the Account type, select Ignore, so that this field is not updated.

   

4. Select the Role account field for each account role column. If the column titles in your spreadsheet match the account roles in the system, it will be mapped automatically.

Si no es así, comprueba la denominación de tus columnas en la hoja de cálculo e inicia de nuevo la importación.  

5. Skip the other steps of the import. Make sure to select Ignore for all contact fields.

   

6. Click Start Import on the last step. No new accounts or contacts will be created. Instead, the team members will be allocated to account roles in your existing client accounts.

   

7. Check the allocated team members in clients’ accounts. 

   

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