Migra los datos de tus clientes a TaxDome
Nuestra herramienta de importación te permite transferir cuentas de clientes y datos de contacto a TaxDome para que puedas empezar a trabajar rápidamente desde tu portal web. Aquí, descubre cómo hacer tu importación inicial.
Importar clientes, explicado
Import is a tool for transferring client records (divided to accounts and contacts ) from your previous CRM system to TaxDome. It allows you to add accounts and contacts in bulk, eliminating the need for manual creation.
To import the client list, you should prepare the CSV file beforehand. Ensure you follow our step-by-step instructions when preparing the CSV to avoid losing client records.
By default, only a firm owner and admin can import clients. If you want team members to be able to import, give them access rights to Manage contacts.
¿Qué tipo de importación necesitas?
La herramienta de importación de TaxDome es flexible, y te permite importar no sólo todos los registros a la vez, sino también tipos específicos de registros. Por ejemplo, puedes importar sólo cuentas sin crear otras nuevas para actualizar los campos CRM de los clientes existentes. A continuación, describimos los escenarios y opciones de importación más comunes:
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Importar cuentas y contactos: Utiliza esta opción para migrar completamente tu base de clientes a TaxDome.
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Import accounts only (no contacts): Use this option if you already have accounts in TaxDome but want to add some CRM information in bulk. For example, you may want to add tags or account roles to existing accounts. Find the most common scenarios in a separate guide .
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Importar sólo contactos (sin cuentas): Utiliza esta opción para crear nuevos contactos sin vincularlos a cuentas. Puede ser útil si tienes una lista de clientes potenciales o empleados de clientes que deben guardarse por separado. También podría utilizarse si necesitas añadir campos CRM personalizados adicionales para los contactos.
A continuación te mostramos el proceso de importación de una migración completa de una base de datos de clientes. Se proporcionarán notas cuando las acciones difieran para otros tipos de importación.
Paso 1. cargar archivo CSV
En el primer paso de la importación tienes que cargar tu archivo CSV preparado. He aquí cómo: navega a Clientes > Cuentas (o Clientes > Contactos) en el menú de la barra lateral y haz clic en Importar.
Haz clic en Examinar o arrastra y suelta el archivo CSV.
Paso 2. Crear cuentas
En el segundo paso crearás cuentas. A continuación encontrarás las descripciones de los ajustes más importantes.
Nombre de la cuenta del mapa
Selecciona el nombre del encabezado de columna de tu hoja de cálculo que se corresponda con la propiedad de TaxDome. Si has utilizado Nombre de cuenta como nombre de cabecera de columna en tu hoja de cálculo, se asignará automáticamente a la propiedad Nombre de cuenta de TaxDomeporque tienen el mismo nombre.
Elige el tipo de cuenta
Choose how to apply the account type to imported clients:
| Tipo de cuenta | Resultado |
|---|---|
| Particular, Empresa, Otros | El tipo de cuenta seleccionado se aplicará en bloque a todas las cuentas importadas. Se ignorará la columna de tipo de cuenta de tu CSV (si existe). Si se selecciona "Empresa", el campo "Nombre de empresa" se rellenará con los datos de la columna "Nombre de cuenta". |
| Mapa con columna CSV | Si has añadido una columna para el tipo de cuenta a tu hoja de cálculo, selecciona esta opción y, a continuación, selecciona la columna adecuada de un desplegable, por ejemplo, Tipo de cuenta. |
| Ignore | Utilízalo sólo cuando actualices clientes existentes. No la utilices cuando añadas otros nuevos; de lo contrario, a todas las cuentas se les asignará el tipo Otro, y la columna de tipo de cuenta de tu hoja de cálculo será ignorada. |
Asignar campos de cuenta
Map the columns of your CSV file to the account fields in TaxDome to have the data from the CSV columns automatically added to the account info.
Para asignar campos de cuentas:
a. Revisa todos los nombres de cabecera de columna de tu "columna de propiedades CSV" de la izquierda. Decide cuáles quieres añadir a tus cuentas de TaxDome y cuáles omitir.
b. Para cada fila, selecciona el campo Sincronizar (para añadir el valor del CSV) o Ignorar (para omitirlo) en el menú desplegable Acción.
c. (If you selected Sync field) For each row, select from the drop-down menu the TaxDome fields to which the values from the CSV will be added. You can use the default TaxDome fields or create custom fields .
Ten en cuenta que etiquetas y las filas de los miembros del equipo son
d. Revisa y haz clic en Continuar.
Nota
Si sólo quieres añadir cuentas (o añadir campos CRM masivos a las cuentas existentes), procede con el botón guía separada .Paso 3. Define los ajustes
En este paso, aplica la configuración en bloque a las cuentas recién importadas:
Contactos enlazados
When you import accounts and contacts, you may decide if you want to turn on contact toggles. These identify the basic settings for your client interactions. The best practice here is enable all contact toggles ( a, b, c) in bulk but don’t send client invitations for joining the portal. This way, you have time to set up everything first. You will be able to invite clients at a later point when you are ready.
Under Emails, you will see the example of the added email fields (e.g., Email, Additional email, etc.) mapped in the previous step . By setting up toggles, you will enable/disable a, b, c, d for each contact person whose email is linked to the imported account:
a. Login : When toggled on, the contact can use their TaxDome client portal.
b. Notify : When toggled on, the contact receives all system notifications, such as for messages, organizers, and more.
c. Email sync : When toggled on, you can see and reply to the client’s emails in your Inbox+.
d. Send invitations : When checked, you will send an email invitation to the TaxDome portal right when the import is finished (not recommended).
etiquetas
If you already have some tags created in TaxDome, you can apply them to your imported accounts here. They will be applied to all imported accounts. If you need to apply different tags to different accounts, it’s better to add them to the spreadsheet beforehand .
Cesionarios
Selecciona los miembros del equipo que se asignarán a los clientes. Las cuentas nuevas van al importador por defecto si el nombre de un miembro del equipo no está en el CSV. Puedes seleccionar miembros del equipo adicionales que quieras que tengan acceso a todas las cuentas importadas.
Carpetas y documentos
If you use a custom folder structure for client documents, apply folder templates in bulk to the newly created accounts. You can rely on the Default tax years template if no custom one is selected. Click Continue.
Paso 4. Crear contactos Crear contactos
Por último, tienes que añadir contactos al sistema. Se vincularán automáticamente a las cuentas. El proceso es similar al de las cuentas: haz coincidir las columnas del CSV con los campos de contacto TaxDome para asegurarte de que se importan los datos correctos.
Para asignar campos de contacto:
a. Revisa todos los nombres de cabecera de columna de tu propiedad CSV de la izquierda. Decide cuáles quieres añadir a tus contactos TaxDome y cuáles omitir.
b. Para cada fila, selecciona el campo Sincronizar (para añadir el valor del CSV) o Ignorar (para omitirlo) en el menú desplegable Acción.
c. (If you selected Sync field) For each row, select from the drop-down menu the TaxDome fields to which the values from the CSV will be added. You can use the default TaxDome fields or create custom fields .
d. Revisa y haz clic en Continuar. Esto no inicia el proceso de importación. Aún puedes volver a los pasos anteriores si cometes algún error.
Paso 5. Revisar e importar los resultados
Al revisar los resultados de la asignación, verás cómo han funcionado los ajustes de importación para algunos ejemplos de tus datos:
- Se crearán cuentas con qué contactos vinculados (si los hay).
- Se crearán contactos con qué nombres y direcciones de correo electrónico (si las hay).
- A las cuentas se les asignarán cesionarios.
- Se asignarán etiquetas a las cuentas/contactos.
- Se crearán y/o rellenarán campos personalizados.
Si todo parece correcto, haz clic en Iniciar importación. Si no, vuelve para hacer las correcciones necesarias. Ahora, puedes salir de la página. El proceso de importación continuará por sí solo.
Una vez realizada la importación, recibirás una notificación por correo electrónico. Haz clic en el enlace del mensaje para ir a los resultados de la importación. Verás
- Cuántos contactos se importaron.
- Cuántas filas de la hoja de cálculo se han saltado.
- Cuántas cuentas se crearon.
- Cuántas cuentas se actualizaron.
- Cuántos campos personalizados se crearon.
Si se han omitido algunas filas (debido a errores), puedes exportar un archivo CSV comprimido que te indique cuáles y por qué.
If you are having difficulties with the import process, let us know! Our team is always happy to help !
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