CRM (Básico): Importar una lista de clientes

Nuestra herramienta de importación le permite transferir cuentas de clientes y datos de contacto a TaxDome al mismo tiempo, para que pueda empezar a trabajar rápidamente desde su portal. Aunque puede crear nuevos contactos y cuentas de forma manual, cargar un archivo CSV es una forma mucho más rápida de transferir sus datos a TaxDome. 

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Paso 0. Preparar el archivo CSV 

Si desea ver más vídeos prácticos, visite la AcademiaTaxDome , nuestro centro en línea gratuito en el que encontrará todo lo que necesita saber sobre TaxDome.

Para importar tus datos preexistentes de contactos y cuentas, utiliza una herramienta de hoja de cálculo como Excel o Google Sheets. También puedes leer las instrucciones para transferir tus datos desde una plataforma o programa de software específico.

• Cuando importe los datos de sus clientes a TaxDome, recuerde que Cuentas y Contactos son diferentes: 
  • Las cuentas son las entidades para las que trabajas y a las que facturas, ya sea una empresa, un fideicomiso, una familia o un particular. 
  • Los contactos son las personas con las que interactúas. Aquí tienes una explicación de las Cuentas y los Contactos.
• Cree una hoja de cálculo con los datos de sus clientes y guárdela como archivo CSV. Asegúrate de que el archivo CSV está codificado en UTF-8 y no supera los 300 kB.
• Introduzca sólo un contacto por fila de la hoja de cálculo, aunque haya varios contactos vinculados a la misma cuenta. También puede omitir la importación de cuentas para importar sólo contactos
• Puede tener diferentes hojas de cálculo para distintos grupos de clientes. Éstos pueden importarse uno por uno, con diferentes configuraciones aplicadas. Aquí tienes un vídeo sobre la importación de diferentes grupos de clientes

Consejo: Si su software de origen genera un archivo con el contribuyente y el cónyuge en la misma fila, no necesita editar manualmente el CSV. En su lugar, siga las instrucciones para importar un archivo con el contribuyente y el cónyuge en una misma fila.

• 👋 ¡Podemos ayudarte! Si tu archivo CSV termina con múltiples contactos por fila y no sabes cómo solucionarlo, háznoslo saber. Nuestro equipo de soporte estará encantado de ayudarte: Sigue estos pasos para obtener asistencia. 

1. Crear hoja de cálculo 

Cree y etiquete las columnas. 

Consejo: al nombrar las columnas, cada nombre de cabecera de columna representa una propiedad de datos diferente.

He aquí algunos ejemplos de nombres de cabecera de columna: 

• Columna A | Nombre de la cuenta: el nombre de una empresa o fideicomiso (una cuenta no personal) o el nombre de un individuo o familia (una cuenta personal).
• Columna B | Nombre del contacto: nombre y apellidos del contacto vinculado a la cuenta
• Columna C | Nombre  
• Columna D | Apellidos  
• Columna E | Tipo de cuenta
• Columna F | Correo electrónico: debe facilitarse una dirección de correo electrónico para que el contacto tenga acceso al portal.
• Columna G | Teléfono
• Columna H | Ciudad
• Columna I | Cuenta etiquetas: una etiqueta que puede aplicar para agrupar cuentas
• Columna J | Contacto etiquetas: una etiqueta que puede aplicar para agrupar contactos
• Columna K | Miembros del equipo: miembros del equipo que desea que se asignen automáticamente durante la importación.

2. Rellene las filas de la hoja de cálculo con los datos de contacto y la información adicional.

Es posible que su hoja de cálculo ya tenga columnas personalizadas. Sin embargo, asegúrate de seguir estas reglas básicas para una importación sin problemas:

• Cada fila debe incluir un solo contacto
• Si planea crear nuevas cuentas mientras transfiere sus datos, asegúrese de que haya una columna Nombre de cuenta. Etiquétela como Nombre de cuenta (lo que TaxDome denomina propiedad de los datos) o cualquier otro nombre que le resulte útil. Si no es necesario vincular un contacto a una cuenta, deje en blanco la fila de la columna Nombre de cuenta.
• Si dos o más contactos comparten la misma cuenta, utilice el mismo nombre de cuenta en cada fila para cada contacto
• Los distintos tipos de campos personalizados admiten caracteres diferentes. Asegúrese de que su los campos se rellenan correctamente:
  • Divida las opciones con una coma o un punto y coma ("," o ";"), el carácter de los campos personalizados desplegables multiselección
  • Las fechas deben rellenarse en el formato correspondiente: MM/DD/AAAA o MMM/DD/AAAA para EE.UU. empresas y DD/MM/AAAA para países no estadounidenses. empresas

¿No sabes cómo configurar distintos tipos de cuentas, por ejemplo, las de un matrimonio que declara por separado? Vea ejemplos de cómo establecer contactos para distintos tipos de cuentas y, a continuación, consulte estos consejos:

• Importar varias cuentas con el mismo contacto
• Importar varios contactos con la misma cuenta
• Importar contactos a dos cuentas simultáneamente

Importar varias cuentas con el mismo contacto

P: ¿Cómo introduzco en la hoja de cálculo diferentes cuentas que deben estar vinculadas a la misma persona? Por ejemplo, varias empresas que pertenecen a la misma empresa Propietario de la Empresa. 

R: Cree una fila para cada cuenta y, a continuación, introduzca la misma información de contacto para cada cuenta en las columnas correspondientes.

En la siguiente hoja de cálculo de ejemplo, Nombre de cuenta se asigna a Nombre de cuenta en TaxDome, y se crean cinco cuentas durante el proceso de importación, cada una vinculada a la información de contacto de Brian Ross. A continuación, Brian Ross puede iniciar sesión en TaxDome utilizando email@example.com y pasar de una cuenta a otra. 

Importar varios contactos con la misma cuenta

P: ¿Cómo introduzco en la hoja de cálculo varios contactos que deben estar vinculados a la misma cuenta? Por ejemplo, varios socios comerciales propietarios de una empresa o un contribuyente y su cónyuge.

R: Utilice una fila para cada contacto e introduzca el mismo nombre de cuenta para cada persona en la columna correspondiente.

En la hoja de cálculo de ejemplo que se muestra a continuación, Name_Business Name se asigna a Account Name en TaxDome, y se crean seis cuentas durante el proceso de importación. Michael Douglaston está vinculado a un contacto, Robbie Corp a tres contactos, la familia Smith a tres contactos, Mart Frickey a un contacto, Solomon Deutsch a un contacto y Chrissy Tidder a un contacto.

Importar contactos a dos cuentas simultáneamente

P: ¿Cómo introduzco en la hoja de cálculo varios contactos que necesitan estar vinculados a dos cuentas? Por ejemplo, hijos que necesitan sus propias cuentas pero que, aun así, deben estar vinculados a la cuenta familiar.

R: Utiliza dos filas para cada contacto y cambia el nombre de la cuenta sin modificar los datos del contacto. Esto puede ahorrarte trabajo más adelante, ya que no tendrás que vincular manualmente los contactos.

3. Guardar la hoja de cálculo en formato CSV

TaxDome sólo reconoce las hojas de cálculo guardadas como archivos CSV. En la barra de menús de su hoja de cálculo, vaya a Archivo y seleccione Guardar como CSV o Descargar como CSV (el texto puede variar según el programa que utilice).

Microsoft Excel: En el campoGuardar como tipo, seleccione CSV (delimitado por comas). En el menú desplegable Herramientas, seleccione Opciones web. Abra la pestaña Codificación . En el menú desplegable Guardar este documento como, seleccione Unicode (UTF-8), haz clic OK.

Ahora que has guardado tu hoja de cálculo como archivo CSV y te has asegurado de que está codificado en UTF-8, estás listo para importar tus contactos a TaxDome.

Paso 1. cargar Archivo CSV a TaxDome

Vaya a Clientes > Cuentas, haz clic Importar. También puede acceder a este botón desde la página Contactos .

Arrastre y suelte el archivo CSV o haga clic en Examinar para localizarlo en su computador para cargar .

Paso 2. Crear cuentas Crearcuentas (opcional)

A continuación se explica cómo crear cuentas:

1. Nombre de la cuenta

Seleccione el nombre de cabecera de columna de su hoja de cálculo que corresponda a la propiedad Nombre de cuenta de TaxDome. Si ha utilizado Nombre de cuenta como nombre de cabecera de columna en la hoja de cálculo, se asignará automáticamente a la propiedad Nombre de cuenta de TaxDomeporque tienen el mismo nombre.

Consejo Si desea omitir la importación de cuentas e importar sólo los contactos, haga clic en la X situada a la derecha de la columna Elegir CSV para el campo Nombre de cuenta.

2. Elija el tipo de cuenta

Seleccione una opción para especificar cómo desea aplicar el tipo de cuenta a sus clientes importados. Para más detalles, vaya al artículo sobre tipos de cuenta.

Si se aplica Empresa, el cliente tendrá la propiedad Nombre de empresa igual a los datos de la columna Nombre de cuenta.

3. Asignar campos de cuenta

Añade cualquier dato de tu hoja de cálculo como campo personalizado para tus cuentas, etiqueta o asigne miembros del equipo. Revise todos los nombres de encabezado de columna de la izquierda y, a continuación, elija Ignorar o Sincronizar campo en el menú desplegable Acción. Si elige Sincronizar campo, seleccione el campo en el menú desplegable de la TaxDome columna. 

• Si ya existe una cuenta con el mismo nombre en TaxDome, no se modificará y todos sus datos seguirán siendo los mismos. 
• Si un nombre de cabecera de columna de la hoja de cálculo no tiene una propiedad de cuenta correspondiente, cree una nueva seleccionando Nuevo campo en el menú desplegable. Más información sobre cómo añadir campos personalizados de cuenta durante la importación.
• También puede etiqueta sus cuentas aquí. Para más detalles, consulta este artículo sobre la aplicación de etiquetas.
• Si tiene la columna Miembros del equipo en su hoja de cálculo, los miembros del equipo que figuran en la hoja de cálculo se asignarán automáticamente a los clientes correspondientes. 

Paso 3. Definir la configuración Definir la configuración (opcional)

En este paso, aplique la configuración en bloque a las cuentas recién importadas. 

1. Contactos vinculados

A la izquierda, en Emails, verá la propiedad TaxDome Email . Si ha añadido campos de correo electrónico personalizados para sus contactos, también los verá. 

Seleccione los derechos de acceso para cada contacto cuya dirección de correo electrónico esté vinculada a la cuenta importada. Por defecto, todos los derechos de acceso están activados, y estos son los ajustes recomendados. Esto no enviará invitaciones, pero establecerá los permisos adecuados para sus clientes una vez que esté listo para hacerlo: 

• Iniciar Sesióncuando está activada , el contacto puede utilizar su portal de cliente TaxDome

• Notificar: cuando está activada, el contacto recibe todas las notificaciones del sistema, como mensajes, formularios, propuestas, facturas y correos electrónicos enviados desde TaxDome o a través de automatizaciones deproyecto , etc.

• Sincronización del correo electrónico: si esta opción está activada, podrás ver y responder a los correos electrónicos del cliente en tu cuenta de correo electrónico. Inbox+ y ver todos los correos electrónicos en la pestaña Correo electrónico de su cuenta    

Si desea que los clientes reciban una invitación por correo electrónico a su portal TaxDome , marque la casilla Enviar invitaciones. Para añadir un mensaje personalizado, escriba uno en el campo Mensaje personalizado.

Consejo Recomendamos enviar las invitaciones más tarde como mejor práctica. Más información en el artículo detallado.

2. etiquetas

Si ya tiene algunos etiquetas creados en TaxDome, puede aplicarlos a sus cuentas importadas aquí. Se aplicarán a todas las cuentas importadas. Si necesita aplicar diferentes etiquetas a diferentes cuentas, es mejor añadirlos a la hoja de cálculo de antemano. Lea más sobre la aplicación de etiquetas.

3. Cesionarios

Si los miembros del equipo no aparecen en la hoja de cálculo, las nuevas cuentas se asignan a la persona que realiza la importación. También puede seleccionar otros miembros del equipo que desee que tengan acceso a todas las cuentas importadas. Más información sobre la asignación de miembros de equipo durante la importación.

4. Carpetas y documentos

Si utiliza una estructura de carpetas personalizada para los documentos de los clientes, aplique plantillas de carpetas en bloque a las cuentas recién creadas. Más información sobre la creación de plantillas de carpetas. La plantilla de años fiscales predeterminada se aplica automáticamente a las cuentas nuevas si no seleccionas una plantilla de carpeta que ya hayas creado.

Paso 4. Crear contactos Crear contactos

Para empezar a importar tus contactos a TaxDome, revisa los nombres de los encabezados de columna de tu hoja de cálculo a la izquierda y, a continuación, selecciona Ignorar o Sincronizar campo personalizado en el menú desplegable Acción. Los nombres de los encabezados de columna de tu hoja de cálculo que coincidan con los nombres de las propiedades de los contactos de TaxDome (por ejemplo, Nombre, Teléfono, Correo electrónico, Ciudad) se asignarán automáticamente. 

Si elige Sincronizar campo personalizado, seleccione el campo de contacto en el menú desplegable o añada un nuevo campo haciendo clic en Nuevo campo. Más información sobre los campos personalizados de contacto. 

• También puede etiqueta sus contactos aquí. Para más detalles, consulta este artículo sobre la aplicación etiquetas.
• No tiene que emparejar cada nombre de cabecera de columna - puede dejar la selección del campo Acción como Ignorar.
• Si ha omitido la asignación de cuentas, sólo podrá importar contactos.

Una vez que haya terminado de mapear, haga clic en Continuar. Esto no inicia el proceso de importación. Podrás volver a este paso si has cometido algún error.

Paso 5. Revise 

Cuando revises los resultados del mapeo, verás todo esto:

• Qué miembros del equipo se asignarán a las cuentas
• Qué etiquetas se asignará a las cuentas
• Qué campos personalizados de cuenta y contacto se crearán
• Qué contactos se crearán con qué nombres y direcciones de correo electrónico
• Qué cuentas se crearán con qué contactos vinculados

Si todo parece correcto, haz clic en Iniciar importación. Si no es así, vuelva atrás para hacer las correcciones necesarias.

Ahora, puede salir de la página. El proceso de importación continuará por sí solo. Una vez finalizada la importación, recibirás una notificación por correo electrónico. Haz clic en el enlace del mensaje para ir a los resultados de la importación. Lo verás:

• Cuántos contactos se han importado
• Cuántas filas de la hoja de cálculo se han omitido
• Cuántas cuentas se han creado
• Cuántas cuentas se han actualizado
• Cuántos campos personalizados se han creado

Si se han omitido algunas filas (debido a errores), puede exportar un archivo CSV comprimido que le indique cuáles y por qué. Las razones por las que se han omitido filas incluyen celdas vacías en columnas obligatorias (por ejemplo, nombres de contactos) o celdas en la columna de correo electrónico en las que faltan direcciones de correo electrónico. Ahora, puede salir de la página. El proceso continuará por sí solo. Los resultados de la exportación se le enviarán por correo electrónico.

Si tiene dificultades con el proceso de importación, háganoslo saber. Nuestro equipo estará encantado de ayudarle¡!

¿Quién puede importar?

A empresa Propietario de la Empresa y administrador pueden importar contactos y crear cuentas en TaxDome. Si desea que los miembros del equipo puedan importar, concédales derechos de acceso para gestionar contactos:

1. Ve a Configuración, selecciona Equipo y planes en la barra de menús, haz click en los tres puntos a la derecha del nombre del miembro del equipo, haz clic Editar.

2. Active Gestionar contactos, haz clic Guardar.

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