⏩ Migrar documentos a TaxDome en 3 pasos

Migrar los documentos de tus clientes a TaxDome no tiene por qué ser complicado. Seguir el proceso que se describe a continuación te garantizará una transición sin problemas desde tu plataforma anterior. Tanto si exportas desde Google Drive, SmartVault o Drake, esta guía te ayudará a replicar las estructuras de carpetas de tus clientes sin esfuerzo.

Paso 1. Exporta los documentos de tu plataforma anterior

En TaxDome, los documentos se almacenan siempre dentro de la cuenta del cliente, por lo que cada documento se refiere siempre a un cliente. Puedes tener cualquier estructura de carpetas dentro de cada cuenta de cliente.

De este modo, si ahora tienes los datos de tus clientes en otra aplicación, el primer paso para trasladarlos a TaxDome es exportarlos a tu computador , de modo que los archivos de cada cliente se encuentren dentro de una carpeta con el nombre del cliente.

Aprende a obtener datos en formato de carpeta para cada cliente, con la estructura anidada deseada de subcarpetas y documentos dentro de ellas, utilizando la guía necesaria:

¡Atención! El proceso de migración para FileCabinet difiere drásticamente. Así que, si es tu plataforma, procede con la guía separada.

Paso 2. Asegúrate de que se han creado cuentas en TaxDome

Cuando hayas terminado de exportar las carpetas de la plataforma anterior, asegúrate de que tienes cuentas creadas en TaxDome para cada cliente. La forma más rápida de hacerlo es preparar un archivo CSV con los datos de CRM e importarlo al sistema.

Si ya tienes los documentos de tus clientes organizados en las carpetas adecuadas, la mejor práctica es no utilizar una plantilla de carpetas al importar la lista de clientes. De esta forma, todas las cuentas de clientes creadas durante la importación tendrán sólo una carpeta por defecto para los documentos de los clientes, que no se podrá eliminar.

Paso 3. Importa documentos utilizando la aplicación de Windows

Una vez que tengas las cuentas de cliente creadas en TaxDome y los datos de los clientes preparados, puedes importar rápidamente carpetas con documentos de clientes de dos formas:

Utiliza TaxDome Conducir. Es intuitivo y fácil: arrastra y suelta carpetas o cópialas y pégalas. Es cómodo si tienes diferentes carpetas en distintos lugares. Sin embargo, debes asegurarte de que los títulos de todas las carpetas de los clientes coinciden con las cuentas creadas, porque crear una a través de TD Drive es imposible.
Utiliza A granel cargar en la aplicación de Windows. De esta forma, puedes comprobar la coincidencia de cada cuenta, crear una si es necesario e incluso aplicar una plantilla de carpeta en bloque. Sin embargo, necesitas tener carpetas/documentos reunidas en un lugar de antemano: un directorio superior que contenga carpetas de clientes que contengan datos. Consideramos el segundo caso en el artículo.

1. Descarga e instala la aplicación TaxDome para Windows. Puedes hacer clic en el botón de abajo para descargarla:

2. Inicia sesión en la aplicación utilizando tus credenciales de TaxDome .

3. Haz clic en Nuevo y selecciona Granel cargar.

4. Localiza la carpeta, que incluye todas las carpetas de clientes con subcarpetas y archivos exportados de la plataforma anterior.

Nota. Si la carpeta está vacía o contiene archivos no compatibles, se producirá un error durante la carga.

5. Haz coincidir las carpetas de cliente con las cuentas de cliente creadas en TaxDome. Si los nombres coinciden, sólo tendrás que comprobarlo. Si no se ha encontrado automáticamente la cuenta adecuada (por ejemplo, debido a un error ortográfico), puedes buscar la cuenta de cliente existente o crear una nueva.

6. En la columna Destino, selecciona la carpeta para copiar los archivos. Por defecto, irán al directorio principal. Todas las carpetas superiores recién creadas no serán visibles para los clientes hasta que cambies manualmente la configuración de visibilidad.

Si quieres poner archivos en el otro directorio, haz clic en la flecha de la derecha de la línea. Puedes seleccionar la carpeta existente (que es Cliente cargado documentos por defecto) para crear una nueva con un permiso diferente

7. Haz clic en cargar archivos en la esquina inferior derecha de la pantalla. Los datos se cargado a TaxDome. Se omitirán las carpetas vacías. El sistema indicará si hay tipos de archivo no compatibles que no se pueden cargado.

8. Pulsa Finalizar para cerrar la pantalla de carga masiva o pulsa Descargar informe.

Ya está. Los documentos se importarán a TaxDome, y la ficha del cliente documentos contendrá la estructura y el contenido requeridos.