Importar documentos desde FileCabinet

Aunque, en este momento FileCabinet CS no soporta la importación automatizada de documentos a TaxDome, un miembro de nuestra Comunidad en Facebook ha desarrollado una solución para acelerar y automatizar parcialmente el proceso de transferencia, para que no tenga que imprimir cada documento a TaxDome individualmente. Con el consentimiento del participante, hemos descrito esta solución, y le agradecemos su disposición a compartir este conocimiento con otros propietarios de empresa .

Importar documentos

FileCabinet tiene una limitación a la hora de exportar archivos: no puede conservar la estructura de carpetas de cada cliente. Para evitar esta limitación, puede exportar los archivos de cada cliente sin la estructura y luego ejecutar un comando   .exe para crear automáticamente carpetas y ordenar los archivos en función de sus nombres.

Nota. Para importar documentos de FileCabinet a TaxDome, debe manejar cada cliente por separado. Esto significa que tendrá que repetir los pasos siguientes para cada cliente.

Paso 1. Exportar todos los archivos de un cliente

Exportar todos los PDF de un cliente individual a una carpeta temporal, como por ejemplo C:\temp\TD documentos. 

Por ejemplo, supongamos que la estructura original de carpetas para John Doe (un cliente imaginario) tiene este aspecto:

├── John Doe/
        ├── Declaración de la Renta/
        │ ├── 2022/
        ││├── declaración_de_impuestos_2022_john.pdf
       │ ├── 2021/
        ││├── tax_return_2021_john.pdf
       ├── Contratos/
        │ ├── contrato_2022.pdf
       ├── Informes/
        │ ├── informe_2022.pdf

Después de exportar a una carpeta temporal, C:\temp\TD documentos contendrá los siguientes archivos sin ninguna estructura de carpetas:

    ├── tax_return_2022_john.pdf
   ├── declaración_impuestos_2021_john.pdf
   ├── contrato_2022.pdf
   ├── informe_2022.pdf

Paso 2. Ejecute el script my.exe

mi.exe es un script que realiza las siguientes acciones:

• Navega al directorio (C:\temp\TD documentos\ \) que contiene los archivos.
• Busca archivos con patrones específicos en sus nombres.
• Crea carpetas para cada patrón.
• Mueve los archivos correspondientes a las carpetas apropiadas.

1. Descargue el archivo my.exe creado por un miembro de la Comunidad TaxDome .

2. Ejecute  mi.exe de su página local computador (basta con hacer doble clic en él) para crear automáticamente las carpetas adecuadas y mover a ellas los PDF exportados.

Por ejemplo, con los cuatro archivos mencionados anteriormente, después de ejecutar el script, la estructura de carpetas en su computador se restaurará de la siguiente manera:

    ├── Declaraciones de la renta/
    │ ├── 2022/
    │ │ ├── declaración_de_impuestos_2022_john.pdf
   │ ├── 2021/
    ││├── tax_return_2021_john.pdf
   ├── Contratos/
    │ ├── contrato_2022.pdf
   ├── Informes/
    │ ├── informe_2022.pdf

Paso 3. Mueva las carpetas a la carpeta del cliente TaxDome

1. Cree la cuenta cliente con los mismos nombres que en la estructura de carpetas. Siguiendo con el ejemplo anterior, deberíamos crear una cuenta John Doe en TaxDome.

Atención. Si desea aplicar la estructura del paso 2, desactive una plantilla de carpeta (elemento 6) durante la creación.  

2. cargar carpetas creadas por el script a la carpeta del cliente utilizando el portal web.  

La estructura de carpetas en el portal web será la siguiente. Tenga en cuenta que la carpeta de documentos cliente-cargado se creará automáticamente cuando se cree el cliente y no podrá eliminarse.  

Después de terminar con un cliente, borre el C:\temp\TD documentos y repita el proceso para el siguiente cliente.