Migrar documentos a TaxDome: exportar desde FileCabinet

Though, at this moment FileCabinet CS doesn’t support automated document import to TaxDome, a member of our Facebook Community has developed a solution to speed up and partially automate the transfer process, so you don’t have to print each document to TaxDome individually. With the participant’s consent, we’ve described this solution, and we thank them for their willingness to share this knowledge with other firm owners.

Importar documentos

FileCabinet tiene una limitación al exportar archivos: no puede conservar la estructura de carpetas de cada cliente. Para evitar esta limitación, puedes exportar los archivos de cada cliente sin la estructura y luego ejecutar un archivo .exe para crear automáticamente carpetas y ordenar los archivos en función de sus nombres.

Nota

Para importar documentos de FileCabinet a TaxDome, debes gestionar cada cliente por separado. Esto significa que tendrás que repetir los pasos siguientes para cada cliente.

Paso 1. Exportar todos los archivos de un cliente

Exporta todos los PDF de un cliente individual a una carpeta temporal, como por ejemplo C: documentos. 

Por ejemplo, supongamos que la estructura original de carpetas para John Doe (un cliente imaginario) tiene este aspecto:

Después de exportar a una carpeta temporal, C: documentos contendrá los siguientes archivos sin ninguna estructura de carpetas:

Paso 2. Ejecute el script my.exe

mi.exe es un script que realiza las siguientes acciones:

• Navega hasta el directorio (C: documentos) que contiene los archivos.

• Busca archivos con patrones específicos en sus nombres.

• Crea carpetas para cada patrón.

• Mueve los archivos correspondientes a las carpetas apropiadas.

1. Download the my.exe file created by a TaxDome Community member.

2. Ejecuta my.exe desde tu computador local (simplemente haz doble clic en él) para crear automáticamente las carpetas adecuadas y mover a ellas los PDF exportados.

Por ejemplo, con los cuatro archivos mencionados anteriormente, después de ejecutar el script, la estructura de carpetas de tu computador se restaurará de la siguiente manera: ├── Declaraciones de la Renta/

Paso 3. Mueva las carpetas a la carpeta del cliente TaxDome

1. Create the client account with the same names as in the folder structure. Continuing the example above, we should create a John Doe account in TaxDome.

Advertencia

Si quieres aplicar la estructura del paso 2, desactiva una plantilla de carpeta (punto 6) mientras creas.

2. Upload folders created by the script to the client folder using the web portal.  

   La estructura de carpetas en el portal web será así. Ten en cuenta que la carpeta dedocumentos cargado se creará automáticamente cuando se cree el cliente y no se podrá eliminar.  

   

   Después de terminar con un cliente, borra la carpeta C: documentos y repite el proceso para el siguiente cliente.

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