Migrar documentos a TaxDome: Exportar desde el Archivador

Aunque, por el momento, FileCabinet CS no admite la importación automática de documentos a TaxDome, un miembro de nuestra comunidad de Facebook ha desarrollado una solución para acelerar y automatizar parcialmente el proceso de transferencia, de modo que no tengas que imprimir cada documento en TaxDome . Con el consentimiento del participante, hemos descrito esta solución y le agradecemos su disposición a compartir este conocimiento con otros empresa .

Importar documentos

FileCabinet tiene una limitación al exportar archivos: no puede conservar la estructura de carpetas de cada cliente. Para evitar esta limitación, puedes exportar los archivos de cada cliente sin la estructura y luego ejecutar un archivo .exe para crear automáticamente carpetas y ordenar los archivos en función de sus nombres.

Nota

Para importar documentos de FileCabinet a TaxDome, debes gestionar cada cliente por separado. Esto significa que tendrás que repetir los pasos siguientes para cada cliente.

Paso 1. Exportar todos los archivos de un cliente

Exporta todos los PDF de un cliente individual a una carpeta temporal, como por ejemplo C: documentos. 

Por ejemplo, supongamos que la estructura original de carpetas para John Doe (un cliente imaginario) tiene este aspecto:

Después de exportar a una carpeta temporal, C: documentos contendrá los siguientes archivos sin ninguna estructura de carpetas:

Paso 2. Ejecute el script my.exe

mi.exe es un script que realiza las siguientes acciones:

• Navega hasta el directorio (C: documentos) que contiene los archivos.

• Busca archivos con patrones específicos en sus nombres.

• Crea carpetas para cada patrón.

• Mueve los archivos correspondientes a las carpetas apropiadas.

1. Descarga el archivo my.exe creado por un miembro TaxDome .

2. Ejecuta my.exe desde tu computador local (simplemente haz doble clic en él) para crear automáticamente las carpetas adecuadas y mover a ellas los PDF exportados.

Por ejemplo, con los cuatro archivos mencionados anteriormente, después de ejecutar el script, la estructura de carpetas de tu computador se restaurará de la siguiente manera: ├── Declaraciones de la Renta/

Paso 3. Mueva las carpetas a la carpeta del cliente TaxDome

1. Crea la cuenta de cliente con los mismos nombres que en la estructura de carpetas. Siguiendo con el ejemplo anterior, deberíamos crear una cuenta a nombre de John Doe en TaxDome.

Advertencia

Si quieres aplicar la estructura del paso 2, desactiva una plantilla de carpeta (punto 6) mientras creas.

2. cargar creadas por el script en la carpeta del cliente utilizando el portal web.  

   La estructura de carpetas en el portal web será así. Ten en cuenta que la carpeta dedocumentos cargado se creará automáticamente cuando se cree el cliente y no se podrá eliminar.  

   

   Después de terminar con un cliente, borra la carpeta C: documentos y repite el proceso para el siguiente cliente.

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