Añadir y gestionar automatizaciones de etapas

Cada proyecto puede tener una o varias automatizaciones que se activan automáticamente cuando un trabajo en ella. En este artículo te explicamos cómo añadir y configurar automatizaciones, controlar el orden en que se ejecutan y eliminarlas.

Añade automatizaciones

Para añadir una automatización a un proyecto:

1. Selecciona la etapa a la que quieres vincular la automatización, haz clic en«Añadir automatizaciones»o en «Editar automatizaciones » en cualquier automatización si ya tienes una:

   

2. Selecciona el tipo de automatización. Para ver la descripción de cada uno, consulta «Tipos de automatización» más abajo .

3. Selecciona una plantilla para tu automatización o haz clic en Nueva plantilla para crear una nueva. Una vez creada y guardada la plantilla, podrás seleccionarla de la lista.

   

4. Si deseas que se envíen correos electrónicos adicionales a tus clientes cuando no respondan en un plazo determinado, activa la función Recordatorios . Estas automatizaciones funcionan para los formularios, solicitudes de clientes, propuestas, facturas y mensajes.

   

5. Si deseas que tu automatización se active solo para determinados clientes, haz clic en Añadir condiciones oEditar condiciones(si la lógica ya está configurada) y, a continuación, añade una condición. Aquí encontrarás más información sobre etapas y automatizaciones condicionales .

   

6. Añade tantas automatizaciones para cada etapa como necesites. 

   

7. Decide si deseas trabajos tus trabajos pasen automáticamente a la siguiente etapa una vez que se hayan completado todas las acciones asociadas, por ejemplo, formulario rellenado el formulario , se haya pagado la factura, etc. Más información sobre el traslado automático trabajos

   

8. Pulsa el botón Guardar para guardar los cambios.

Atención

Las automatizaciones recién añadidas no se activarán para los trabajos que se movieron a una etapa antes de que se creara la automatización.

El orden de las automatizaciones

Normalmente, no debes conocer el orden de las automatizaciones dentro de una etapa o estado de trabajo personalizado. Se activan una a una cuando un trabajo entra en la etapa o se le asigna un estado. Así, si se envía un mensaje al cliente junto con el formulario, estos dos eventos ocurren casi simultáneamente.

Sin embargo, en algunos casos, el orden de automatización importa porque algunas automatizaciones pueden depender de otras. Por ejemplo, si tienes la automatización AutomatizaciónActualizar etiquetas cuenta que borra todas las etiquetas de las cuentas de los clientes, y la Automatización condicional que envía formularios sólo a las cuentas con una etiqueta específica aplicada, debes comprobar el orden cuidadosamente. En el último ejemplo, puede que quieras colocar la automatización Actualizar etiquetas cuenta en segundo lugar, o la automatización condicional no funcionará.

Puedes cambiar el orden de las automatizaciones. Para acceder a la barra barra lateral deAutomatizaciones, haz clic en cualquier automatización dentro del escenario, pasa el ratón por encima del icono Mover y, a continuación, arrástrala y suéltala. 

Ver automatizaciones en proyectos

Siempre puedes ver qué automatizaciones se están utilizando en un proyecto. También puedes añadir o eliminar automatizaciones rápidamente.

• Encima de cada etapa hay un icono de automatización con el contador. Haga clic en el icono para explorar los detalles: qué automatizaciones tiene la etapa y qué plantillas se utilizan. Si hay automatizaciones condicionales, se marcarán en consecuencia. Apunte con el cursor para ver el etiqueta que activa la automatización.

• Si hay una etapa condicional, verás el enlace Condiciones de la etapa encima de ella. Haz clic para explorar qué etiquetas se utilizan como desencadenantes.

  

Editar automatizaciones

Para editar una automatización existente en un proyecto:

1. Ve a flujo de trabajo proyectos», haz clic en los tres puntos que hay en el extremo derecho del proyecto del proyecto y selecciona «Editar».
2. Haz clic en el enlace «Editar automatizaciones » o en cualquier automatización dentro de la etapa para abrir la barra lateral de automatizaciones.
3. Haz los cambios.
4. Haz clic en «Guardar» y, a continuación, guarda el proyecto.

Borrar automatizaciones

Puede eliminar automatizaciones mientras edita un proyecto.

1. Al editar el proyecto en la pestaña pestañaEtapas, selecciona la etapa o un estado de trabajo personalizado con la automatización. Puedes ver el número de automatizaciones de una etapa en el centro.

2. haz click en cualquier automatización dentro del escenario o en el enlace Editar automatizaciones para acceder a la barra lateral Automatizaciones.

3. haz click en el icono de la papelera a la derecha de la automatización, haz clic Guardar.

   

Referencia: Tipos de automatización

Cada automatización se activa en cuanto un trabajo un cliente entra en la fase correspondiente.

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