Gestionar equipo (Básico): Feed de actividad
El feed de actividad es una pista de auditoría centralizada de todos los eventos del sistema que ocurren en tu portal. Te permite seguir la actividad de los miembros de tu equipo y los inicios de sesión de los clientes en el portal. Este artículo te enseñará qué eventos puedes rastrear y cómo interpretarlos.
Explicación del feed de actividad
El feed de actividad es una página diseñada para propietarios y administradores de empresa . Te permite comprobar quién y cuándo realizó tal o cual acción en el portal. Su principal objetivo es ayudarte a controlar la actividad de los miembros de tu equipo, asegurar la integridad de los datos del portal y averiguar con qué frecuencia visitan el portal los clientes.
He aquí algunos casos en los que puede resultarte útil:
- Control de la actividad del equipo: Comprueba cuándo tus empleados se conectan al sistema para saber cuánto trabajan realmente.
- Fuga de datos: Durante la temporada alta, puede que quieras contratar empleados temporales, pero debes asegurarte de que no hacen un mal uso de los datos del portal. En el feed de actividad, puedes comprobar si alguien ha exportado algún dato del portal.
- Ayuda a tus clientes: Si tus clientes tienen dificultades para utilizar el portal por primera vez, el feed de actividad te permite ver si han conseguido iniciar sesión en el portal.
- Controlar los cambios en la estructura del equipo/derechos de acceso: Ten en cuenta todos los roles updates, los derechos de acceso concedidos a cada miembro del equipo, los cambios de contraseña, etc.
¡Sugerencia! La página de feed de actividad muestra la cantidad de entidades exportadas para todos los eventos de exportación, como la exportación de una cuenta o trabajos Lista. Si este número parece alto, puede significar que alguien está intentando robar tus datos. Por lo tanto, es posible que quieras prestar especial atención a estos casos.
Acceder al feed de actividad
Selecciona Fuente de actividad en el menú de la barra lateral para abrir la página con todos los eventos del sistema.
En la página del feed de Actividad, verás estos encabezados de columna:
- Fecha: La fecha en que tuvo lugar el acontecimiento. La tabla se ordena por esta fecha en orden descendente, con los últimos acontecimientos en la parte superior.
- Cuenta: La cuenta del cliente/ miembro deempresa relacionada con el evento, si la hay.
- Tipo: El tipo de evento. Más información sobre los tipos de evento.
- Elemento: Entidad concreta que se ha actualizado.
- Acción: El resumen del evento. Si sólo se ha producido una acción, se muestra en la lista. Para acciones masivas, pasa el ratón por encima de un número para ver los detalles. Haz clic en la acción para abrir la descripción detallada del evento.
- Usuario: El nombre de la persona que realizó la acción. Si ha cambiado (por ejemplo, se ha editado el nombre de usuario del miembro del equipo), la tabla muestra el nombre en el momento del evento.
Haz clic en el nombre de la acción en la columna Acción para ver los detalles del evento, como la dirección IP, el navegador, el sistema operativo y la fecha del servidor del evento. Si algún campo (por ejemplo, los derechos de acceso del empleado) ha cambiado, también se mostrará.
Compartir eventos
Para compartir un evento concreto con cualquier persona que pueda acceder al feed de actividades, abre los detalles del evento, copia la URL de tu navegador y envíasela a tu colega utilizando cualquier método conveniente.
Tipos de actos
Hay diferentes tipos de eventos que puedes seguir en la página de feed de Actividad. A continuación te los explicamos en detalle:
- Cuenta
- Ponte en contacto con
- configuración de empresa
- Integraciones
- Factura
- trabajo
- trabajo recurrencia
- Iniciar Sesión
- Organizador
- Pago
- Opciones de pago
- Propuesta
- Factura recurrente
- Tarea
- Gestión de equipos
Cuenta
Aparece el feed de actividad:
- Exportar la lista de cuentas.
- Importar cuentas.
- Activar/desactivar la Iniciar Sesión para los contactos.
- Enviar un enlace de invitación.
- Aceptar la invitación al portal por parte de un cliente.
Ponte en contacto con
El feed de actividad muestra la exportación de la lista de contactos y la importación de contactos.
configuración de empresa
El feed de actividad muestra todo lo que se está actualizando en la página Configuración > Configuración de empresa . La columna Elemento muestra la sección de configuración.
Integraciones
El feed de actividades muestra la conexión y desconexión de todas las integraciones disponibles en TaxDome ( Stripe , QuickBooks , Zapier y más).
Factura
Aparece el feed de actividad:
- Crear una factura
- Actualizar los datos de la factura
- Ver una factura (por cliente o miembro del equipo)
- Cambiar el estado de la factura (cuando se paga, o cuando se contabiliza una factura programada)
- Borrar una factura.
- Reenviar una factura por correo electrónico o un recordatorio automático.
- Descargar una factura.
- Imprimir una factura.
- Exportar la lista de facturas
trabajo
El feed de actividad muestra la exportación de la lista trabajo .
trabajo recurrencia
El feed de actividad muestra la exportación de la lista de recurrencias trabajo .
Iniciar Sesión
El feed de actividad muestra los inicios de sesión en el portal de los miembros del equipo y de los clientes.
Organizador
Aparece el feed de actividad:
- Creación de un formulario por un miembro del equipo, un cliente o mediante automatización.
- Visualización de un formulario por un cliente.
- Empezando a rellenar un formulario por un cliente.
- Reenviar un formulario.
- Presentar/no presentar un formulario.
- Sellar/desellar un formulario.
- Actualizar el estado Revisado.
- Exportar un formulario.
Pago
El feed de actividad muestra la exportación de la lista de pagos.
Opciones de pago
Aparece el feed de actividad:
- Actualizar el proveedor de pagos por defecto.
- Actualizar los métodos de pago habilitados.
- Activar/desactivar los pagos por adelantado.
Propuesta
Aparece el feed de actividad:
- Crear propuestas, incluidas las creadas automáticamente por la automatización de propuestas.
- Editar propuestas.
- Reenviar propuestas.
- Viendo propuestas.
- Propuestas de firma.
- Borrar propuestas.
- Enviar recordatorios de propuestas.
- Propuestas de impresión.
- Descarga de propuestas.
Factura recurrente
Aparece el feed de actividad:
- Enviar una factura periódica manualmente o mediante automatización (dentro de una propuesta).
- Modificar los detalles de la factura periódica.
- Desactivar/activar una factura periódica.
- Cambiar el estado de una factura periódica.
- Firmar una factura periódica manualmente o firmando una propuesta que la incluya.
- Eliminar una factura periódica.
- Ver una factura recurrente de un cliente o de un miembro del equipo.
Tarea
Aparece el feed de actividad:
- Crear tareas, incluidas las creadas automáticamente por la automatización de tareas o las recurrentes
- Editar tareas (cambiar el asignado a, nombre, descripción, subtareas, prioridad, estado, fecha de inicio, fecha de vencimiento, etiquetas)
- Borrar tareas.
- Exportar la lista de tareas.
Gestión de equipos
El feed de actividad te proporciona información sobre:
- Función del miembro del equipo updates. Por ejemplo: Empleado → . administrador.
- Derechos de acceso de los miembros del equipo updates. Por ejemplo Gestionar facturas: Desactivado → Activado.
- Creación/desactivación de miembros del equipo.
- Nombre o dirección de correo electrónico del miembro del equipo de edición.
- Restablecer la contraseña.
Personalizar la lista de eventos
Puedes personalizar la página de tu feed de Actividad de diferentes maneras. Puedes cambiar el tamaño, activar, desactivar y mover las columnas a tu gusto.
Puedes personalizar el tamaño de cada columna, excepto el de la Fecha . El tamaño de estas columnas sólo puede personalizarse conjuntamente. Para personalizar el resto de columnas, mantén pulsado el divisor entre los nombres de las columnas y cambia su tamaño moviendo el ratón.
Para configurar las columnas que quieres que se muestren en la página de alimentación de Actividad, haz clic en el icono de engranaje situado en la parte superior derecha de la tabla.
Aquí puedes seleccionar las columnas que quieres que se muestren. Puedes mostrar, ocultar o mover las columnas que quieras. Las columnas Acción, Artículo y Fecha no se pueden ocultar.
Tras hacer clic en Aplicar, la tabla se reconstruirá con nuevas columnas. Si haces clic en Restablecer , se mostrarán todas las columnas.
Filtrar la lista de eventos
Los filtros te ayudan a encontrar eventos específicos dentro de tu feed de Actividad en función de ciertos criterios. Por ejemplo, puedes encontrar todos los eventos que ocurrieron en una fecha concreta, realizados por un miembro concreto del equipo, o que contenían una acción específica (por ejemplo, creación de cuenta o cambio de contraseña). Aquí tienes más información sobre los filtros.
Haz clic en Filtrar para filtrar la lista de eventos por cuenta, acción, fecha, tipo, elemento o usuario. También puedes hacer clic en el nombre de la entidad en la columna Elemento para aplicar un filtro rápido por elemento.
Si utilizas algunos filtros con regularidad, añádelos a tus favoritos. Esto puede ser útil si consideras que hay alguna actividad no deseada (como exportar datos) y quieres controlarla.
¿Quién puede hacerlo?
Ver el feed de actividad está disponible para los propietarios y administradores de empresa . Si quieres que otros miembros del equipo accedan al feed de actividad, habilita para ellos el derecho de acceso Ver feed de actividad . Ten en cuenta que nadie puede borrar eventos.
