Configura QuickBooks para la facturación

Configura la QuickBooks para que los pagos, las facturas y los servicios se transfieran automáticamente de TaxDome QuickBooks .

Nota

Solo elPropietario de la Empresa configurar o eliminar la conexión.

Antes de empezar a usar la integración

Cosas que debes recordar

• Edita y elimina los datos en TaxDome, no en QuickBooks. Si modificas o eliminas una factura o un pago sincronizado directamente en QuickBooks errores de sincronización en TaxDome.
• Los registros creados en QuickBooks aparecerán TaxDome en TaxDome . Si necesitas un registro QuickBooks en TaxDome, añádelo manualmente y copia el número de factura de QuickBooks. Para evitar el error de número duplicado, consulta cómo gestionar manualmente los problemas de sincronización.
• Evita los pagos duplicados. Si registras un pago en QuickBooks quieres replicarlo en TaxDome, desmarca la casilla QuickBooks al crear el pago en TaxDome.

Paso 1. Conéctate a QuickBooks

Para sincronizar TaxDome QuickBooks:

1. Ve a «Configuración» > «Integraciones» en la barra de menú de la izquierda y cambia a la QuickBooks . Elige qué cuentas quieres sincronizar y la fecha de sincronización, y haz clic en Conectar a QuickBooks.

   

2. Introduce tus QuickBooks y haz clic en«Iniciar sesión».

   

3. Haz clic en «Conectar» para que TaxDome pueda TaxDome a tus datos de QuickBooks .

   

Una vez establecida la conexión, serás redirigido a TaxDome. La sincronización puede llevar algún tiempo, especialmente si hay muchos datos. Hasta que se complete el proceso, el botón de conexión estará desactivado.

Paso 2. Elige las cuentas y la fecha de inicio de la sincronización

Una vez conectado, puedes elegir qué cuentas de clientes quieres sincronizar con QuickBooks a partir de qué fecha.

1. Ve a «Configuración» > «Integraciones» en la barra de menú de la izquierda y, a continuación, selecciona el QuickBooks . Allí encontrarás tres opciones:

   • Sincronizar solo cuentas con facturas o pagos (opción predeterminada): solo se sincronizan las cuentas que tienen facturas o pagos. Las nuevas facturas y los nuevos pagos activan automáticamente la sincronización de la cuenta correspondiente.
   • Sincronizar todas las cuentas: se sincronizan todas TaxDome , incluidas aquellas que no tienen facturas ni pagos.
   • Fecha de sincronización: solo se sincronizan las cuentas, las facturas y los pagos con fecha igual o posterior a esta fecha.

2. Haz clic en «Guardar». TaxDome empezarán a sincronizarse con QuickBooks.

Si te sale un error, consulta la sección sobre cómo resolver manualmente los problemas de sincronización.

Paso 3. Configura los ajustes de sincronización

1. En la sección «Configuración de sincronización », configura lo siguiente:

• Cuenta de ingresos por servicios: selecciona la QuickBooks con la que se sincronizarán TaxDome nuevos TaxDome . La opción predeterminada es «Ingresos sin clasificar»; si esa cuenta no existe en tu QuickBooks, las partidas se sincronizarán con «Ventas ».
• Sincronizar números de factura con QuickBooks: cuando está activada esta opción, TaxDome el último número de factura en QuickBooks continúa la secuencia al generar nuevas facturas. Los números de factura modificados se actualizan automáticamente en QuickBooks.
• Sincronizar los pagos creados manualmente con QuickBooks por defecto: cuando esta opción está desactivada, los pagos creados manualmente TaxDome se guardan en TaxDome , lo que evita que se dupliquen si ya los has registrado en QuickBooks. Puedes anular esta configuración para cada pago al crearlo, o sincronizar y desincronizar los pagos manualmente posteriormente .
• Sincronizar facturas programadas: cuando está activada, las facturas programadas se sincronizan con QuickBooks llegue su fecha de emisión.

2. Haga clic en Guardar.

Paso 4. Indica la cuenta de destino del ingreso

Por defecto, los pagos sincronizados aparecen en QuickBooks la cuenta «Fondos no depositados ». Para ingresarlos en otra cuenta de «Otros activos corrientes » o en una cuenta bancaria:

1. En la sección «Ingreso en cuenta », activa la opción «Definir cuenta de destino para los pagos».
2. Selecciona la cuenta predeterminada en el menú desplegable «Cuenta para pagos ».
3. Haga clic en Guardar.

Paso 5. Prueba la sincronización

Una vez que tus QuickBooks TaxDome QuickBooks estén sincronizadas, los datos de los pagos y las facturas se transferirán automáticamente a QuickBooks. Puedes optar por no sincronizar algunos o todos los pagos.

Para comprobar que la integración funciona:

1. Ve a «Facturas» en la barra de menú de la izquierda y busca la factura o el pago que quieras ver.
2. Para las facturas con el estado «Sincronizada», haz clic en el enlace del estado. Para las facturas con el estado «No sincronizada », haz clic en los tres puntos y selecciona «Sincronizar factura con QuickBooks». Una vez que el estado cambie a «Sincronizada», haz clic en el enlace del estado.
3. Esto abre la factura en QuickBooks. Compara el importe, el número, el cliente y los servicios que aparecen en la factura TaxDome en TaxDome QuickBooks confirmar que la sincronización se ha realizado correctamente.

Si hay algún dato que no coincide o la factura no se sincroniza, consulta la sección sobre cómo resolver manualmente los problemas de sincronización.

Desconectarse de QuickBooks

Para desactivar QuickBooks la sincronización con QuickBooks , ve a «Configuración» > «Integraciones» en la barra de menú de la izquierda y selecciona la QuickBooks y haz clic enDesconectar.

Nota

La desconexión de tu empresa de QuickBooks se reflejará en la página Activity feed.

Volver a iniciar sesión en otra cuenta

Una vez que te desconectes de tu cuenta inicial QuickBooks , podrás volver a conectarte a la misma cuenta.

Reconectarse a otra cuenta puede causar problemas.

Advertencia

La conexión a otra cuenta no se puede deshacer. Todos los clientes, facturas y pagos se volverán a sincronizar con la nueva cuenta. Si decides volver a conectar tu QuickBooks inicial QuickBooks después de haber conectado otra cuenta, es probable que tengas entradas duplicadas de clientes, facturas y pagos.

Referencia: Comportamiento de la sincronización

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