Integración IRS (Avanzada): Solicitud y consulta de certificados de notas

Obtener transcripciones directamente de Hacienda es más fácil que nunca: descubra cómo solicitar, ver y gestionar las transcripciones de cada cliente, ya sean particulares o empresas, directamente en TaxDome.

Explicamos aquí:

• Antes de empezar
• Solicitud de expedientes académicos
• ¿Cómo sé cuándo se ha completado una solicitud de expediente académico?
• Ver transcripciones
• Buscar transcripciones
• Filtrar transcripciones
• Imprimir transcripciones
• Descargar transcripciones
• Borrar transcripciones

Antes de empezar

• Asegúrese de que su cuenta TaxDome está conectada al Sistema de Entrega de Transcripciones del IRS (TDS)
• Compruebe los derechos de acceso: las transcripciones pueden ser solicitadas por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier miembro del equipo con los derechos de acceso Gestionar transcripciones IRS. 
• Para solicitar transcripciones para un determinado cliente, también necesitará un número de Expediente de Autorización Centralizado (CAF), y deberá contar con autorización mediante el formulario 2848, Poder Notarial o el formulario 8821, Autorización de Información Fiscal.

Solicitud de expedientes académicos

1. Vaya a la pestaña documentos en la cuenta de cliente, luego seleccione la subpestaña IRS y haga clic en Solicitar transcripciones.

2. Rellene todos los campos, haz clic Request.

Los datos que debe facilitar difieren ligeramente según se trate de un contribuyente particular o de una empresa.

Próximamente: podrá obtener transcripciones para los formularios de nómina, así como guardar el número CAF de cada miembro del equipo para reducir la introducción de datos por duplicado.

Individual

Consulta los puntos numerados para ver qué detalles tienes que añadir:

1. Tipo de contribuyente: seleccione el tipo de contribuyente registrado en Hacienda. 
2. Contacto: elija la persona para la que necesita transcripciones entre los contactos vinculados a la cuenta del cliente.
3. Número de identificación fiscal(NIF): introduzca el número de la seguridad social de la persona para la que necesita transcripciones. Puede rellenarse automáticamente con el número proporcionado en elcampo personalizado SSN del contacto.
4. Nombre legal: introduzca el nombre de pila de la persona registrada en Hacienda. Este campo puede contener caracteres alfanuméricos, así como los siguientes caracteres especiales: el ampersand, el apóstrofe y el guión (&, ', -). 
5. Apellido legal: introduzca el apellido de la persona física registrado en Hacienda. Se rellena automáticamente con el apellido del contacto. Este campo puede contener caracteres alfanuméricos, así como los siguientes caracteres especiales: el ampersand, el apóstrofe y el guión (&, ', -). 
6. Tipos de transcripción: seleccione uno o más tipos de la lista de transcripciones disponibles: Salario e ingresos, Verificación de no presentación, Registro de cuenta, Transcripción de declaración de impuestos y Transcripción de cuenta. Por defecto, se solicitarán las transcripciones del ejercicio fiscal anterior, pero puede ajustar el año en las preferencias Avanzadas.
7. Preferencias avanzadas: haga clic para abrir la barra lateral para personalizar el tipo, año y periodo impositivo de las transcripciones que solicita. Más detalles en la sección siguiente.
8. Organización: seleccione una organización que haya conectado con el IRS que solicitará transcripciones.
9. Número CAF: introduzca el número del Fichero de Autorización Centralizado para obtener la autorización para su organización.

Empresas

Consulta los puntos numerados para ver qué detalles debes añadir:

1. Tipo de contribuyente: seleccione el tipo de contribuyente registrado en Hacienda.
2. Contacto: elija el contacto asociado a la empresa para la que necesita transcripciones entre los contactos vinculados a la cuenta del cliente.
3. Número de identificación fiscal(NIF): introduzca el número de identificación patronal de la empresa para la que necesita transcripciones. Este campo puede rellenarse automáticamente con el número delcampo personalizado SSN del contacto.
4. Razón social en Hacienda: introduzca la razón social registrada en Hacienda. Este campo se rellena automáticamente con el nombre del campo personalizado Nombre de la empresa del contacto. Puede contener hasta 30 caracteres alfanuméricos y los siguientes caracteres especiales: el ampersand, el apóstrofe y el guión (&, ', -). 
5. Tipos de transcripción: seleccione uno o más tipos de la lista disponible de transcripciones: Registro de cuenta, Transcripción de declaración de impuestos y Transcripción de cuenta. Por defecto, se solicitarán las transcripciones del ejercicio fiscal anterior, pero puede ajustar el año en las preferencias Avanzadas.
6. Preferencias avanzadas: haga clic para abrir la barra lateral para personalizar el tipo, año y periodo impositivo de las transcripciones que solicita. Más detalles en la sección siguiente.
7. Organización: seleccione una organización que haya conectado con el IRS que solicitará transcripciones.
8. Número CAF: introduzca el número del Fichero de Autorización Centralizado para obtener la autorización para su organización.

Preferencias avanzadas

Por defecto, se solicitarán las transcripciones del año anterior. Puede personalizar el tipo, año y periodo impositivo de las transcripciones solicitadas en las preferencias Avanzadas de la barra lateral Solicitar las transcripciones de Hacienda:

1. Registro de cuenta: seleccione la casilla de verificación para obtener el historial fiscal completo (es decir, Transcripción de declaración de impuestos y Transcripción de cuenta de impuestos). O puede seleccionar las casillas de verificación correspondientes a continuación para obtener información sobre los tipos de transcripción por separado. 

2. Formularios: seleccione formularios de transcripción de la lista desplegable o haga clic en X a la derecha del formulario para anular su selección. Dependiendo del contribuyente y del tipo de expediente seleccionado, puede solicitar estos formularios:

• Para cuentas individuales: 1040, 1040NR, 1040A, 1040EZ, 1040NR, 1040SS/PR, 1040NREZ, SANCIÓN CIVIL, 1040 EVALUACIÓN SEPARADA, 706, 5329, 8288, 706NA, 3520A
• Para cuentas de empresas: 1120, 1120S, 1065, 941, 940, SANCIÓN CIVIL, 1041, 944, 2290, 990, 945, 943, 1042, 720, 990PF, 990T, 8804, 8752, 940EZ, 990EZ, 1120F, 1120C, CT-1, 5227, 1120H, 8288, 4720, 1041A, 730, 1120A, 1120PC, 1120SF, 1120L, 1066, 1120FSC, 990C, 1041QFT, 1120REIT, 11C, 706GS(T), 1065B, 1120ND, 1120POL, 1120RIC

3. Años: seleccione el año fiscal de la transcripción solicitada en la lista desplegable o haga clic en X a la derecha del año para anular la selección. Para la declaración y la verificación de no presentación, las transcripciones sólo pueden ser entre el año en curso y los tres años anteriores.

4. Mes del período impositivo: seleccione el mes en el que finaliza el período impositivo de las transcripciones. Para las personas físicas, diciembre es el único mes disponible.

Haga clic en Guardar para guardar sus preferencias.

¿Cómo sé cuándo se ha completado una solicitud de expediente académico?

Una vez completada su solicitud, recibirá una notificación en Inbox+ mostrando el nombre de la cuenta del cliente y el número de transcripciones recibidas del total de transcripciones solicitadas.

Además, recibirá un correo electrónico informándole de que la solicitud se ha completado e indicándole el número de transcripciones con cambios respecto a la versión anterior, y el número de transcripciones con mensajes de error de Hacienda con detalles en el archivo adjunto. A continuación le indicamos cómo tratar los errores.

Ver transcripciones

Para ver todas las transcripciones obtenidas para la cuenta de cliente seleccionada, vaya a la pestaña documentos y seleccione la subpestaña Hacienda. En la página de transcripciones IRS, verá:

• DOCUMENTO: el título del formulario que ha recibido. Haz clic en él para ver el contenido o para seleccionar la versión en el desplegable situado a la derecha de la transcripción abierta.
• CAMBIOS EN EL IRS: indica si esta transcripción ha cambiado con respecto a la versión recibida anteriormente.
• AÑO: el año fiscal para los elementos de la transcripción
• TIPO: el tipo de transcripción
• CONTACTO: el contacto que seleccionó al solicitar el expediente académico
• SOLICITADA: la fecha de la solicitud de transcripción

Haga clic en las flechas arriba-abajo situadas junto al nombre de la columna elegida para ordenar la lista.

Búsqueda de transcripciones

Para encontrar una transcripción concreta, escriba una palabra clave en el campo de búsqueda (un título, el año de la transcripción o el nombre del contacto) y pulse Intro en el teclado. 

Haz clic en la X del campo de búsqueda para borrarlo.

Filtrar transcripciones

El filtrado le permite encontrar rápidamente transcripciones con determinados criterios; por ejemplo, todas las transcripciones de 2022. Haga clic en el botón Filtrar en la parte superior derecha de la pantalla, seleccione los filtros y haga clic en Aplicar. Hay seis formas de filtrar:

• Por contacto: ver sólo las transcripciones de un contacto específico
• Por fecha de solicitud: muestra las transcripciones solicitadas en una fecha y hora determinadas
• Por tipo: ver sólo las transcripciones de uno o varios tipos, Transcripción de cuenta, Transcripción de declaración de la renta, Registro de cuenta, Salario y renta o Verificación de no declaración, o todas las transcripciones de todos los tipos.
• Por año: muestra las transcripciones de un ejercicio fiscal concreto
• Por cambios en el IRS: ver sólo las transcripciones con cambios respecto a la versión anterior, o sin cambios, o todas las transcripciones con y sin cambios.
• Por documento: muestra las transcripciones de formularios específicos (por ejemplo, sólo 1040 o 1065)

También puede hacer clic en el menú desplegable Todas las solicitudes situado en la parte superior izquierda de la pantalla para seleccionar y ver las transcripciones solicitadas en una fecha y hora determinadas.

Imprimir transcripciones

Para imprimir una transcripción, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la transcripción y seleccione Imprimir. Encontrará el mismo enlace al abrir un expediente académico.

Descargar transcripciones

Para descargar una transcripción, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la transcripción y seleccione Descargar. Encontrará el mismo enlace al abrir una transcripción.

Borrar transcripciones

Para eliminar una transcripción, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la transcripción y seleccione Eliminar. Encontrará el mismo enlace cuando abra una transcripción.