Correo electrónico (Básico): Crear y aplicar plantillas

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Las plantillas de correo electrónico son mensajes que se envían con frecuencia a los clientes y que apenas requieren cambios, salvo el nombre del destinatario. Pueden utilizarse para enviar correos electrónicos a los clientes de forma manual o masiva. O pueden añadirse como automatizaciones, para que se envíen automáticamente al cliente cuando un trabajo pase a una nueva etapa en un proyecto. Tener a mano plantillas de correo electrónico ahorra tiempo. No sólo son útiles para ti, sino para todo el equipo.

Cubierto aquí:

Creación de plantillas de correo electrónico

Una plantilla de correo electrónico puede ser creada por un empresa Propietario de la Empresa , un administrador o cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar plantillas.

Para crear una plantilla de correo electrónico, vaya a Plantillas > empresa templates en la barra de menú de la izquierda, abra la pestaña Emails , haz clic Create template.

O acceda a esta página añadiendo la automatizaciónEnviar correo electrónico mientras edita un proyecto, luego haga clic en Nueva plantilla.

A continuación, descubra qué hacer en las secciones numeradas de la ventana Crear plantilla de correo electrónico:

1. Nombre de la plantilla: Introduzca un nombre para la plantilla: lo que verá al seleccionarla.

2. Modo: Decida si desea utilizar contacto shortcodes (datos dinámicos) en su plantilla. Si selecciona el modo shortcodes puede aplicar tanto el nombre de la cuenta como el del contacto. shortcodes. Para más información sobre los modos de shortcode , vaya aquí.

3. De: Seleccione el nombre del miembro del equipo en nombre del cual debe enviarse el correo electrónico. Esto es lo que el destinatario ve en el campo De, independientemente de quién haya pasado a la siguiente fase en trabajo .

consejo

Nota: Para poder seleccionar a alguien, los miembros del equipo deben haber sincronizado su correo electrónico y tener activada la opción Permitir a otros enviar desde mi correo electrónico en la configuración de su cuenta de TaxDome .

4. Asunto del correo electrónico: Escriba un asunto.

5. Añada shortcode: Para individualizar el correo electrónico, aplique shortcodes para incluir datos dinámicos, como el nombre de la persona asociada a la cuenta o la fecha. Si el modo shortcodes puede utilizar datos de contacto. Shortcodes están disponibles tanto para la línea de asunto como para el cuerpo del correo electrónico. Más información sobre shortcodes aquí.

6. Cuerpo: Redacta el correo electrónico, utilizando formato, emojis, viñetas, etc, 

  • WYSIWYG: Permite utilizar diferentes formatos y añadir enlaces.
  • HTML: Permite insertar código HTML personalizado que contenga imágenes, enlaces, etc. Tenga en cuenta que por ahora no se admiten tablas.
consejo

Consejo: Utiliza la herramienta gratuita WORDHTML para crear y obtener HTML, y luego pégalo en el correo electrónico TaxDome activando HTML.

7. Guardar ySalir, Guardar y Cancelar: Haga clic en Guardar y salir para guardar la plantilla y volver a la lista de plantillas, Guardar para conservar los cambios y seguir editando la plantilla o Cancelar para salir sin guardar.

8. Arrastre y suelte el archivo aquí o Examine los archivos: Añada archivos adjuntos a la plantilla.

Añadir archivos adjuntos a plantillas de correo electrónico

nota

Nota El tamaño máximo de todos los archivos adjuntos a una plantilla es de 20 MB. Tipos de archivo admitidos: PDF, documento, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Puede añadir archivos adjuntos a las plantillas de correo electrónico desde computador. Utilice una de las opciones disponibles al crear o editar una plantilla de correo electrónico:

  • Arrastre y suelte un único archivo en el área designada.
  • Haga clic en Examinar archivos y seleccione uno o varios archivos en el explorador de archivos.

consejo

Nota: Si envías un mensaje que contiene un archivo de TaxDome a un destinatario que no es usuario de TaxDome , no necesitará Iniciar Sesión para acceder a él. Para mantener la seguridad del archivo, asigna una fecha de caducidad al enlace. Más información sobre la seguridad de los archivos adjuntos al correo electrónico.

Añadir imágenes a las plantillas de correo electrónico

atención

La imagen debe ser alojada por un tercero o añadida como archivo adjunto. Los vídeos solo pueden añadirse a los correos electrónicos como archivos adjuntos y no pueden incrustarse en plantillas.

Hay tres formas de añadir imágenes a tus plantillas de correo electrónico:

Añadir una imagen copiándola de una página web

1. cargar la imagen a su computador o a un sitio de alojamiento de imágenes como imgbb.com.

2. Con el botón derecho del ratón, escribehaz click en en la imagen cargado de tu navegador y selecciona Copiar imagen.

3. Vaya a la pantalla de creación de plantillas de correo electrónico, asegúrese de que la opción WYSIWYG está seleccionada y, a continuación, pegue la imagen en la plantilla.

Añadir una imagen insertando un código HTML

1. cargar la imagen a un sitio de alojamiento de imágenes como imgbb.com.

2. Copie el código HTML de la imagen.

3. Vaya a la página de creación de plantillas de correo electrónico, asegúrese de que HTML está seleccionado y pegue el código en su plantilla.

4. Find the <img src="https://**********************> code block and add data-signed-id=" " to the end of the block as you can see in the example screen below. Otherwise, the image may be displayed incorrectly in emails you send.

Puede previsualizar la imagen seleccionando WYSIWYG.

Una vez seleccionada la plantilla, el código se convierte en la imagen.

Añadir plantillas de correo electrónico desde Marketplace

Puede descargar plantillas de correo electrónico ya preparadas con las mejores prácticas. Para añadir una plantilla de correo electrónico desde Marketplace:

1. Vaya a Plantillas > Marketplace en la barra lateral izquierda y abra la pestaña Correos electrónicos.

2. Pulsa Obtener gratis en la plantilla que quieras añadir o haz click en su precio y procede al pago si se trata de una plantilla de pago.

3. Ve a la página Plantillas > empresa Plantillas, abre la pestaña Correos electrónicos y haz click en el nombre de la plantilla de correo electrónico para editarla. En la mayoría de los casos, tendrás que personalizar la plantilla descargada.

4. Cuando añades una plantilla desde Marketplace, el campo De muestra tu nombre. El destinatario verá tu nombre ahí sin importar quién pase el trabajo a la siguiente etapa. Sin embargo, puedes editar el nombre si es necesario, haz clic Guardar y Salir.

Aplicación de plantillas de correo electrónico

Una vez que haya creado una plantilla, utilícela para acelerar el proceso de redacción de nuevos correos electrónicos. He aquí cómo:

1. Cree un nuevo correo electrónico haciendo clic en el botón Nuevo en la parte superior izquierda y seleccionando Correo electrónico o seleccionando uno o más destinatarios en su lista de Cuentas y haciendo clic en @Enviar correo electrónico.

2. Haga clic en el campo Plantilla para seleccionar una plantilla del menú desplegable.

3. Edite el correo electrónico o redacte uno nuevo y, a continuación, seleccione la configuración del correo electrónico.

consejo

Nota: Los cambios que hagas en tu correo electrónico no alteran la plantilla seleccionada.

Edición de plantillas de correo electrónico

Para realizar cambios en una plantilla de correo electrónico, siga estos pasos:

1. Ve a Plantillas > empresa plantillas en la barra de menú de la izquierda, abre la pestaña Correos electrónicos , haz clic en el nombre de la plantilla de correo electrónico de la lista.

2. Realice cambios en la plantilla de correo electrónico, haz clic Save & Exit.

Duplicar plantillas de correo electrónico

Cree nuevas plantillas de correo electrónico basadas en las existentes: Haga clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del nombre de la plantilla de correo electrónico y, a continuación, seleccione Duplicar. La copia de la plantilla se guardará con el sufijo correspondiente (por ejemplo, Correo electrónico (2)).

Eliminar plantillas de correo electrónico

Para eliminar una plantilla de correo electrónico, vaya a Plantillas > empresa plantillas en la barra de menús de la izquierda y, a continuación, abra la pestaña Correos electrónicos . Haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla de correo electrónico, haga clic en Eliminar y, a continuación, confirme haciendo clic en Eliminar en la ventana emergente Confirmación de eliminación.

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