Crea y aplica plantillas de correo electrónico

Email templates are messages you frequently send to clients that require little to no change other than the recipient’s name. They can be used when sending emails to your clients manually or in bulk. Or they can be added as automations , so that they automatically go out to the client when a job moves to a new stage in a pipeline. Having email templates handy saves time. They’re not just helpful to you but to the whole team.

Create email templates

An email template can be created by a firm owner, an admin or any team member with access rights to manage templates . There are two ways to create an email template,

• Go to Templates > Firm templates > Emails, then click Create template.

• While adding the Send email automation into the pipeline, click New template.

New template screen overview

a) Template Name: Enter a name for the template—what you’ll see when selecting it.

b) Mode: Decide whether you want to use contact shortcodes or account shortcodes in your template. For more information about shortcode modes, go here .

c) From: Select the team member on behalf of whom the email should be sent. This is what the recipient sees in the From field no matter who has moved the job to the next stage.

Nota

Para poder seleccionar a alguien, los miembros del equipo deben tener sincronizaron su correo electrónico y tener el Permitir que otros envíen desde mi correo electrónico activada en la configuración de su cuenta TaxDome .

d) Email subject: Write a subject line.

e) Add shortcode: To individualize the email, apply shortcodes to include dynamic data, such as the name of the person associated with the account or the date. If contact shortcodes mode is selected, you can use contact data. Shortcodes are available for both the email subject line and body. Learn more about shortcodes here .

f) Body: Compose the email, using formatting, emojis, bullet points and more, 

• WYSIWYG: Te permite utilizar diferentes formatos y añadir enlaces.

• HTML: Te permite insertar código HTML personalizado que contenga imágenes, enlaces, etc. Ten en cuenta que por ahora no se admiten tablas.

Consejo

Utiliza el WORDHTML para crear y obtener HTML, y luego pégalo en el correo electrónico TaxDome activando HTML.

g) Actions:  Click Save & Exit to save the template and go back to the templates list, Save to keep your changes and continue editing the template or Cancel to exit without saving.

h) Drag & drop file here or Browse files: Add attachments to the template.

Add attachments to email templates

Nota

El tamaño máximo de todos los archivos adjuntos a una plantilla es de 20 MB. Tipos de archivo admitidos: PDF, documento, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Puede añadir archivos adjuntos a las plantillas de correo electrónico desde computador. Utilice una de las opciones disponibles al crear o editar una plantilla de correo electrónico:

• Arrastre y suelte un único archivo en el área designada.
• Haga clic en Examinar archivos y seleccione uno o varios archivos en el explorador de archivos.

Nota

Si envías un mensaje que contiene un archivo de TaxDome a un destinatario que no es usuario TaxDome , no necesitará Iniciar Sesión para acceder a él. Para mantener el archivo seguro, dale al enlace una fecha de caducidad. Más información seguridad de los archivos adjuntos al correo electrónico .

Add images to email templates

Advertencia

The image needs to be hosted by a third party or added as an attachment . Videos can be added to emails only as archivos adjuntos y no pueden incrustarse en plantillas.

Add an image by copying it from a webpage

1. Upload the image to your computer or to an image-hosting site such as imgbb.com .

2. Hazhaz click en el botón derecho delhaz click en la imagen cargado en tu navegador y selecciona Copiar imagen.

3. Ve a la pantalla de Pantalla de creación deplantillas de correo electrónico, asegúrate de que la opción WYSIWYG está seleccionada y, a continuación, pega la imagen en tu plantilla.

   

Add an image by inserting an HTML code

1. Upload the image to an image-hosting site such as imgbb.com .

2. Copia el código HTML de la imagen.

3. Go to the Email Template creation page, make sure HTML is selected, and paste the code into your template.

4. Encuentra el <img src="https://**********************> y añade data-signed-id=" " al final del bloque, como puedes ver en la pantalla de ejemplo de abajo. De lo contrario, la imagen podría mostrarse incorrectamente en los correos electrónicos que envíes.

Puede previsualizar la imagen seleccionando WYSIWYG.

Una vez seleccionada la plantilla, el código se convierte en la imagen.

Add email templates from the Marketplace

Puede descargar plantillas de correo electrónico ya preparadas con las mejores prácticas. Para añadir una plantilla de correo electrónico desde Marketplace:

1. Go to Templates > Marketplace from the left sidebar and open the Emails tab.

2. Click Get free on the template you want to add, or click on its price and proceed with the payment if it’s a paid template.

   

In most cases, you will need to customize the downloaded template. To do this, go to Templates >  Firm Templates page, open the Emails tab and click on the name of the email template to edit it.

Apply email templates

Una vez que haya creado una plantilla, utilícela para acelerar el proceso de redacción de nuevos correos electrónicos. He aquí cómo:

1. Crea un nuevo correo electrónico haciendo clic en el botón Nuevo de la parte superior izquierda y seleccionando Correo electrónico o seleccionando uno o varios destinatarios en tu lista de Cuentas y haciendo clic en @Enviar correo electrónico.

2. Haz clic en el campo Plantilla para seleccionar una plantilla del menú desplegable.

3. Edit the email, if needed.

   

   Nota

   Los cambios que hagas en tu correo electrónico no alteran la plantilla seleccionada.

   

Edit email templates

Para realizar cambios en una plantilla de correo electrónico, siga estos pasos:

1. Go to Templates > Firm templates > Emails.

2. Click the three dots near the email you want to edit.

3. Select Edit.

4. Make changes to the email template, then click Save & Exit or Save.

   

Duplicate email templates

To create new email templates based on existing ones:

1. Go to Templates > Firm templates > Emails.

2. Click the three dots near the email you want to duplicate.

3. Select Duplicate.

The template’s copy will be saved with the appropriate suffix (e.g., Email (2)).

Delete email templates

To remove an email template:

1. Go to Templates > Firm templates > Emails.

2. Click the three dots near the email you want to delete.

3. Select Delete and confirm the action.

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