Explicación de las plantillas de carpetas

Las plantillas de carpetas son estructuras de carpetas reutilizables que defines una vez y aplicas a las cuentas de los clientes, ya sea de forma manual o automática. Garantizan que cada cuenta de cliente cuente con una estructura de documentos coherente y organizada desde el primer día.

Las plantillas de carpetas de un vistazo

Cada cuenta de cliente en TaxDome tres carpetas principales. Una plantilla de carpeta define la estructura de subcarpetas dentro de cada una de ellas:

• Privado: solo visible para tu empresa. Úsalo para documentos de trabajo, borradores o documentos internos confidenciales.
• documentos con el cliente — para documentos enviados a los clientes, como solicitudes de firma electrónica o declaraciones finalizadas.
• cargado los clientes: un espacio específico donde los clientes cargar . Todas las solicitudes de documentos que envíes aparecerán aquí.

Esto es lo que puedes hacer con las plantillas de carpetas:

• Crea estructuras reutilizables: define una jerarquía de carpetas una sola vez y aplícala a tantas cuentas como quieras. Crea una plantilla de carpetas.
• Aplicar a cuentas: aplica una plantilla a una cuenta nueva o ya existente para crear al instante la estructura de carpetas. Aplicar una plantilla de carpetas.
• Establecer una plantilla predeterminada: elige una plantilla para que se aplique automáticamente a todas las cuentas nuevas. Establecer la plantilla predeterminada.
• Automatiza la creación de carpetas: aplica plantillas mediante proyecto para que se cree la estructura adecuada sin tener que hacerlo a mano. Aplica las plantillas de carpetas automáticamente.

Cómo funcionan las plantillas de carpetas

1. Crea una plantilla — define la jerarquía de carpetas en el editor de plantillas. Una forma habitual de hacerlo es organizar las carpetas por año y tipo de servicio.
2. Aplica la plantilla a una cuenta: una vez aplicada, TaxDome la estructura de la plantilla en las carpetas existentes de la cuenta.
3. Las carpetas se crean, no se sustituyen: aplicar una plantilla no es un proceso destructivo. Las carpetas que ya existen en la cuenta no se duplican ni se eliminan; solo se añaden las carpetas que faltan. Volver a aplicar una plantilla más adelante sigue la misma lógica.

Nota

Si editas una plantilla después de haberla aplicado, la estructura de carpetas de las cuentas existentes no se actualiza. Para que se reflejen los cambios, vuelve a aplicar la plantilla.

Acceso y permisos

El acceso a las plantillas de carpetas se divide por acción:

Tanto empresa como los administradores de empresa tienen derechos de acceso por defecto.

Automatizar la creación de carpetas

Las plantillas de carpetas se pueden aplicar automáticamente mediante proyecto . Cuando un trabajo una fase determinada, TaxDome la plantilla seleccionada a la cuenta del cliente, sin que sea necesaria ninguna acción manual. Esto resulta útil para los flujos de trabajo de incorporación de nuevos clientes o para cualquier servicio recurrente en el que se necesite una estructura de carpetas coherente desde el principio.

Para obtener una descripción completa de los campos y opciones de las plantillas, consulta la guía de referencia de campos de plantillas de carpetas.

Vista del cliente

Los clientes pueden ver las carpetas en el documentos de su portal. Solo pueden ver las carpetas de la sección empresa - documentos con el cliente y cargado por el cliente; las carpetas de la sección «Privado» nunca se muestran a los clientes.

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