Sincroniza TaxDome con tu programa de contabilidad

Si tu empresa QuickBooks computador Xero, Wave, FreshBooks, Sage o una plataforma similar, TaxDome no se sincronizará automáticamente con ella. Tendrás que registrar tus movimientos de pago manualmente, pero el proceso sigue un patrón sencillo una vez que lo hayas hecho la primera vez.

Este artículo explica dos métodos, dependiendo de cómo empresa los ingresos tu empresa . Ambos conducen al mismo resultado: los ingresos brutos quedan registrados, las comisiones de procesamiento se contabilizan como gastos y tu saldo bancario coincide con los depósitos reales. La diferencia radica en si registras la operación cuando el cliente paga o cuando el pago llega a tu cuenta bancaria.

Antes de empezar

Vas a necesitar:

• Acceso administrador contable a tu software de contabilidad, con permisos para realizar asientos contables
• Accede a los informes TaxDome en el Stripe a través de Configuración > Integraciones > Pagos o en dashboard.stripe.com

Elige tu enfoque

• Opción A: método de pago (contabilidad de caja). Anota un asiento contable por cada pago cuando llegue a tu cuenta bancaria. La mayoría de empresas pequeñas empresas de contabilidad empresas según el principio de caja; si ese es tu caso, este es el método correcto, no solo el más sencillo.

• Opción B: a nivel de factura (método de devengo). Anota un asiento cada vez que un cliente pague una factura y, luego, un segundo asiento cuando recibas el pago. Usa esto si tu empresa los ingresos cuando se paga la factura, en lugar de cuando llega el dinero.

Si no estás seguro de cuál se aplica a tu empresa, pregúntale a tu contable.

Configuración de la cuenta

Crea las siguientes cuentas en tu plan de cuentas antes de empezar.

• En ambos casos: crea una cuenta de gastos de TaxDome Processing Expense» para registrar las comisiones de procesamiento.

• Solo para la ruta B: crea también una cuenta bancaria de compensaciónTaxDome para los fondos recaudados pero aún no abonados.

Opción A: Grabación por niveles de pago

Paso 1: Consulta los detalles del pago

El motivo para realizar el asiento es el ingreso bancario; no registres nada cuando se paguen facturas individuales.

Inicia sesión en el Stripe . Abre el pago que corresponda a tu ingreso bancario y anota el importe bruto cobrado, el total de comisiones deducidas y el importe neto del pago.

Comprueba que el importe neto = importe bruto − comisiones antes de contabilizar nada. Si las cifras no cuadran, busca la discrepancia en el Stripe .

Paso 2: Contabiliza un asiento

Crea un asiento contable con la fecha en que se ingresó el pago:

En el campo «Notas» o «Comentarios», introduce el ID del pago ID una breve descripción; por ejemplo: «Pago TDP PO_abc123 — 14 facturas — ver archivo adjunto».

Paso 3: Guarda tu registro de auditoría

En la Stripe , abre la página de detalles del pago y exporta la lista de transacciones como un archivo CSV o PDF. Adjúntala al asiento contable o guárdala en tus registros contables con un nombre de archivo que coincida con el ID la fecha del pago. Esto te permite relacionar cualquier ingreso bancario con las facturas individuales de los clientes.

Paso 4: Sincroniza con tu extracto bancario

Si tu programa tiene una conexión con el banco, haz coincidir el asiento contable con la línea de ingreso. Si realizas la conciliación manualmente, comprueba que la fecha y el importe del asiento coincidan con los de tu extracto bancario.

Opción B: Registro a nivel de factura

Entrada 1: Cuando un cliente paga una factura

Consulta las notificaciones de pagos en Inbox+ o en la sección «Pagos» para ver los pagos de las facturas en cuanto lleguen. Para cada pago, anota:

En el campo «Notas», escribe el nombre del cliente, el número de factura y la fecha de la factura; por ejemplo: «Smith CPA — INV-0042 — 30 de diciembre».

Anota en cada asiento la fecha en la que se pagó la factura en TaxDome, no la fecha de pago. Así, los ingresos se contabilizarán en el periodo contable correcto.

Entrada 2: Cuando llega el pago

Inicia sesión en Stripe y abre los detalles del pago. Comprueba que todas las facturas de la Entrada 1 de este periodo aparecen en el pago y, a continuación, anota:

En el campo de notas, introduce el ID del pago, la fecha y el número de facturas; por ejemplo: «Pago TDP PO_abc123 — 2 de enero — 14 facturas — ver archivo adjunto».

Tras esta entrada, el saldo de la cuenta de compensación de este lote vuelve a ser cero. Exporta la lista de transacciones de pago desde el Stripe y adjúntala a esta entrada como registro de auditoría.

Lista de comprobación para el cierre mensual

A final de mes, genera el informe de pagos desde Stripe y comprueba:

• El total bruto de tus asientos contables coincide con el total bruto del informe

• El total de las comisiones en tus asientos contables coincide con el total de las comisiones que aparece en el informe

• El total de los cargos netos en tu cuenta bancaria coincide con el total neto que figura en el informe

Si los totales no cuadran, las causas más comunes suelen ser un pago cerca de fin de mes registrado en el periodo equivocado, una comisión introducida con un importe incorrecto o un pago que aún no se ha registrado. Consulta los detalles del pago en Stripe y corrige el dato.

Dónde encontrar los números

Todas las cifras están en Stripe .